合同檔案管理范文
時間：2023-05-05 11:36:40
導(dǎo)語：如何才能寫好一篇合同檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。筆者在此結(jié)合實(shí)際工作，簡要的
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目合同；合同檔案；管理
1 前 言
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點(diǎn)問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。
2 合同檔案的有效管理
2.1合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時合同成立。”如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同建立臺賬并進(jìn)行編號登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。
對一個企業(yè)單位而言，較為科學(xué)有效的方式是建立臺賬并實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2.2 合同檔案的整理
合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內(nèi)反映同一個問題的合同文件應(yīng)排列在一起。如果合同文件數(shù)量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯(lián)系合同價值進(jìn)行綜合分析。
例如，對一般經(jīng)濟(jì)合同而言，合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo)；可見，盡管鑒定合同價值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動態(tài)觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的管理
在國家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨(dú)的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的需要，與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。
另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮，往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的控制能力，使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次，實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計(jì)劃部對合同檔案文本實(shí)行集中管理，統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。當(dāng)然，機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
3 對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn)，容易被忽視。事實(shí)上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應(yīng)慎而處之。
《合同法》規(guī)定，當(dāng)事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明，雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。
4合同檔案信息資源的開發(fā)
長期以來，合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。積極開發(fā)合同檔案資源，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，是檔案編研領(lǐng)域新的增長點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)與信用體系互動互惠，從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。
篇2
關(guān)鍵詞：農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)；檔案管理；信息化管理；制度化
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)村生產(chǎn)結(jié)構(gòu)也在逐漸發(fā)生變化，土地作為生產(chǎn)資料在遵循家庭承包經(jīng)營為基礎(chǔ)、統(tǒng)分結(jié)合的雙層經(jīng)營體制的情況下也隨之發(fā)生自由承包或流轉(zhuǎn)以解放生產(chǎn)力優(yōu)化資源配置。因此，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理務(wù)必以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及《檔案法實(shí)施辦法》為基礎(chǔ)和指導(dǎo)，根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況尋找一種合法、合情的檔案管理辦法。
一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化
土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料，隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多，城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地，農(nóng)戶土地承包狀況時常發(fā)生變動，這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要，一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益，另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹，事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。
調(diào)查顯示，由于種種原因，當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化，保護(hù)措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時立宗歸檔，可能導(dǎo)致信息遺失；還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，不符合《檔案法》的規(guī)定，更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實(shí)際的消極影響，給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。
二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作
各級單位要充分認(rèn)識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性，在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式，加強(qiáng)責(zé)任意識和憂患防范意識，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。
1.普及檔案管理法制知識，提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識。首先，要進(jìn)行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點(diǎn)知識和案例進(jìn)行全面化的分級培訓(xùn)，加深大家對《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識，促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核，考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容，在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識的培訓(xùn)，以增強(qiáng)全員的法律意識。
2.明確管理責(zé)任，嚴(yán)格依法歸檔
各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責(zé)任，明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，只有這樣才能落實(shí)依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的，必須一式五份，縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份，還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外，土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。
一般來說，目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料，由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責(zé)任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量，規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中，土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效，要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標(biāo)識性和合法性；紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求，不易損壞和失散。
及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責(zé)任到人，及時將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理，完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應(yīng)編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和檔案的原始材料一般都是紙質(zhì)媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會完全損壞，所以檔案管理要切實(shí)做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉(zhuǎn)檔案管理設(shè)置專櫥，分專人負(fù)責(zé)，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實(shí)做好防蟲、防火、防水、防化學(xué)藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權(quán)限的檔案盒材料應(yīng)及時交由相關(guān)法定部門進(jìn)行保管，不具備保管條件的單位，應(yīng)及時完善條件或暫交由上級部門協(xié)助保管。比如，縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。
以上是筆者對農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案規(guī)范化管理必要性的認(rèn)識及策略要點(diǎn)。筆者認(rèn)為檔案管理除了科學(xué)、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，尤其要加大對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和村級檔案工作的指導(dǎo)督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規(guī)反紀(jì)行為要依法追究民事或刑事責(zé)任。
參考文獻(xiàn)：
[1]南京市檔案局.加強(qiáng)土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)合同檔案管理[J].蘭臺世界，2010（09）.
[2]房山區(qū)經(jīng)管站.“農(nóng)村土地承包管理工作座談會”典型材料之一：房山區(qū)認(rèn)真落實(shí)《農(nóng)村土地承包法》加強(qiáng)承包合同規(guī)范化管理[N].中國農(nóng)業(yè)信息網(wǎng)，2012-02-01.
篇3
【關(guān)鍵詞】企業(yè)合同；檔案；管理
一、合同檔案的特點(diǎn)
合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業(yè)發(fā)展的重要參考憑證及企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，對企業(yè)生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據(jù)憑證性、法律約束力和實(shí)效性三個特點(diǎn)。
二、合同管理的關(guān)鍵
合同檔案不單單是一種簡單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結(jié)合作者多年來從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應(yīng)注意以下幾個方面：
（一）明確歸檔責(zé)任部門，推行“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”原則。2010年1月1日開始執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定：企業(yè)各職能或承辦部門應(yīng)對本部門歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)，合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，各職能部門負(fù)責(zé)積累、收集、整理應(yīng)歸檔文件。
（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯(lián)系。這些聯(lián)系包括以下幾點(diǎn)：第一，各類合同都來源于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和科技活動，是處理企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與國家之間、企業(yè)與其他經(jīng)濟(jì)部門之間、企業(yè)各部門之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的依據(jù)，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益的憑證。第二，同一合同內(nèi)的文件材料是一個整體，無論是合同原件，還是企業(yè)為全面執(zhí)行合同所形成的各種材料、各方面往來函電，以及在合同履行期限內(nèi)形成的文件，如補(bǔ)充、續(xù)簽合同，都是合同的有機(jī)組成部分，是處理經(jīng)濟(jì)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)糾紛不可或缺的依據(jù)和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對象不同，內(nèi)容千差萬別，但都是實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，使合同檔案以提供利用為前提，及時、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內(nèi)容：①合同條款。②技術(shù)條款。③圖紙及配套說明。④已標(biāo)價的工程量清單。⑤投標(biāo)報(bào)價書。⑥中標(biāo)通知書。⑦合同協(xié)議書。⑧對方資質(zhì)證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會議紀(jì)要等。
（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，對一般經(jīng)濟(jì)合同而言，雙方當(dāng)事人經(jīng)過要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結(jié)，這類合同標(biāo)的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標(biāo)，如合同所依附的設(shè)備儀器使用年限、安裝運(yùn)輸合同的結(jié)束時間等。還有一些經(jīng)濟(jì)合同，公證生效后，并不意味著辦理完結(jié)，還需要定期檢查合同的履行情況，有時需要修訂、補(bǔ)充或更改，如長期租賃合同。另外，合同期長短也不盡相同，短的幾天內(nèi)履行完畢，長的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時，要用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光綜合各方面信息。近年來，經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈上升之勢，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭議的訴訟時效問題。
（四）鑒于合同檔案涉及企業(yè)諸多商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據(jù)不同密級采取不同的管理措施，確保企業(yè)秘密不會泄露和失控。制定合同檔案密級和保密期限是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進(jìn)行、保障企業(yè)正當(dāng)權(quán)益不受侵害的重要措施。
（五）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)可操作性，確保歸檔質(zhì)量。合同檔案管理采取單立項(xiàng)目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學(xué)保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業(yè)檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過程中，檔案部門為確保歸檔質(zhì)量，提出整理辦法和質(zhì)量要求，考慮企業(yè)職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。
總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，發(fā)揮合同檔案在企業(yè)發(fā)展中依據(jù)、憑證和參考作用。
三、結(jié)論
合同檔案管理是否規(guī)范關(guān)系到合同簽約雙方的利益和權(quán)益，規(guī)范的合同檔案管理可以有效地保護(hù)合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時候由于種種原因會存在各種各樣的不規(guī)范或者困難，這樣就會對合同簽約雙方造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)，本文結(jié)合作者多年來從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發(fā)，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。
【參考文獻(xiàn)】
篇4
1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中的問題
（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視
目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識，導(dǎo)致部門和個人都沒有明確的崗位責(zé)任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認(rèn)識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識。正因?yàn)槿绱?，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經(jīng)常會出現(xiàn)由于不及時歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發(fā)的原因之一。
（二）合同檔案資料收集困難
有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點(diǎn)，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達(dá)成共識，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險(xiǎn)，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規(guī)范性得不到有效保障。
（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范
大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯誤。在實(shí)際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習(xí)慣來對合同檔案進(jìn)行歸納和分類，沒有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會加重日后檢索的困難，使需要?dú)w檔的合同檔案條目不清，難于整理。
2 企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)意見
（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法
合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計(jì)、采購、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個類型。
另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。
（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門
根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項(xiàng)目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項(xiàng)目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要?dú)w檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負(fù)責(zé)整理和收集，并對其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。
合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實(shí)可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎懲制度，對于出現(xiàn)問題的部門及個人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對于業(yè)績優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎，以此來調(diào)動員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。
（三）加強(qiáng)合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)
企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報(bào)工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強(qiáng)合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強(qiáng)員工主觀能動性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。
合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務(wù)水平，把握原則，懂得斡旋，當(dāng)不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間存在意見分歧時，要勤跑腿，多動嘴，按照主要領(lǐng)導(dǎo)的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，將滿足用戶的需求擺在首位。
篇5
關(guān)鍵詞：檔案管理電力系統(tǒng)對策
引言
電力檔案是電力工業(yè)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄。隨著中國電力工業(yè)的飛速發(fā)展，電力檔案所包含的信息也越來越豐富，電力檔案的利用價值也越來越被社會所認(rèn)識。如何有效地管理并利用這一寶貴的信息資源，使之更好地服務(wù)于電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究，成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。我們應(yīng)當(dāng)借助檔案，了解過去，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，汲取教訓(xùn)，揚(yáng)長避短，從而改進(jìn)和制定企業(yè)的管理模式，使企業(yè)充滿蓬勃生機(jī)和活力，在改革的大道上越走越寬，越走越遠(yuǎn)。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財(cái)富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)，從而真正為促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。
二 檔案工作內(nèi)容
a.文書材料的立卷:根據(jù)國家實(shí)行文書部門立卷的原則,為全面真實(shí)地反映一個企業(yè)的歷史面貌,及時地將企業(yè)在一定時期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。
b.檔案的收集及整理:為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用,定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室,對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集,對所收集的檔案進(jìn)行鑒定做到去粗取精,并按著一定的規(guī)律和原則加以科學(xué)地整理使其更加系統(tǒng)化。
c.檔案的檢索及保護(hù):為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用,編寫檔案目錄,對檔案進(jìn)行科學(xué)分類和放置,做到門類清晰,井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素,檔案始終處于漸變性的損壞過程中,為使其長久保存,采用科學(xué)方法對檔案加以有效的保護(hù)。
三、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題
1檔案管理信息化建設(shè)滯后
一是少數(shù)電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠深刻，未把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，對檔案信息化建設(shè)缺乏必要的資金投入。二是企業(yè)檔案信息化缺乏相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，在具體工作的開展過程中缺乏具體可行的依據(jù)。三是檔案信息資源的開發(fā)利用程度較低。有的企業(yè)盡管檔案數(shù)字化建設(shè)前期花了很多精力，但沒有對數(shù)字化資源進(jìn)行持續(xù)開發(fā)和利用。還有的盡管實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索和利用，但僅限于檔案室內(nèi)部使用，而沒有在整個企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。四是檔案部門缺乏高素質(zhì)、復(fù)合型的檔案信息化建設(shè)和管理人才。
2檔案管理體系不健全
一方面，當(dāng)前對各電力企業(yè)管理人員往往僅對工程進(jìn)度、工程質(zhì)量有較高的要求，比較重視，對檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動的局面，只能依靠手工操作和憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，從而嚴(yán)重了檔案功能的發(fā)揮，與當(dāng)前電力工程日益增多的工作需要極不適應(yīng)。另一方面，多數(shù)檔案歸檔不及時，沒有從簽訂合同準(zhǔn)備開工時就開始，而是等到工程接近完工時，才加班加點(diǎn)進(jìn)行檔案歸檔，導(dǎo)致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補(bǔ)記等方法進(jìn)行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統(tǒng)
性、完整性和規(guī)范性。讓一些應(yīng)該歸檔的材料沒有歸檔，而不應(yīng)該歸檔的材料卻歸檔了。
3檔案記錄不完善
一方面，當(dāng)前很多電力企業(yè)檔案管理只注重整理收集技術(shù)數(shù)據(jù)資料，對生動、形象的聲像檔案卻完全忽視了，有的單位雖然有配置錄音、照相或者攝像等設(shè)備，但卻沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，有的即使進(jìn)行了相關(guān)聲像資料的收集，卻沒有按檔案管理要求送檔案室歸檔保存，
造成了多數(shù)聲像資料的流失，影響了聲像檔案的長久保存和有效利用。另一方面，部分人員在檔案管理的細(xì)小方面也不規(guī)范，比如檔案記錄方法方面，同樣一個事，就有幾種不同的記錄方式，這些細(xì)節(jié)方面極大程度影響了計(jì)算機(jī)的檢索，降低了檢索效率。
4檔案管理中暗含安全隱患
概括而言，電力企業(yè)檔案管理工作中存在的安全隱患有以下幾種情形。其一，檔案庫房不符合安全防護(hù)的要求。有的企業(yè)檔案庫房選址不恰當(dāng)，因濕度過大而導(dǎo)致庫房日久生霉。有的檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，只在門窗上貼一層擋光紙或者普通窗簾作為防護(hù)。其二，檔案庫房的使用不合理。有的企業(yè)檔案館在經(jīng)歷多次搬遷之后，臨時找?guī)组g房作為檔案庫房，由于面積狹小，大量檔案只能雜亂無序地堆積在一起，并且由于窗外沒有專業(yè)化的防護(hù)設(shè)備，室內(nèi)又沒有配備滅火設(shè)施，因此隱含了發(fā)生盜竊或火災(zāi)的憂患。
5檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)滯后
電力企業(yè)檔案管理工作是新形勢下擺在電力企業(yè)管理部門面前的新課題，亟需加強(qiáng)這方面理論研究和政策指導(dǎo)，特別是關(guān)于電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題，電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題，電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實(shí)踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關(guān)的政策，指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。
四 做好電力企業(yè)檔案工作的對策
電力企業(yè)出現(xiàn)上述問題是帶有普遍性的，對經(jīng)常出現(xiàn)的這些問題如不及時解決，就談不上檔案的規(guī)范管理。檔案作為企業(yè)資源，其利用價值就會被浪費(fèi)，影響企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。解決這些問題應(yīng)采取如下措施：
1持續(xù)培訓(xùn)提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)
加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)是電力企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。首先，可以采取多種有效的培訓(xùn)方式，一方面可以從企業(yè)外部聘請檔案管理專家入場進(jìn)行理論輔導(dǎo)，另一方面還可以采取現(xiàn)場培訓(xùn)的方式，將培訓(xùn)和實(shí)際操作相結(jié)合，使檔案管理人員能夠通過親身參與從而較快掌握檔案管理工作的基本要領(lǐng)和工作技巧。其次，要注重培訓(xùn)的可持續(xù)性。既要對檔案管理人員（尤其是新進(jìn)檔案人員）進(jìn)行定期培訓(xùn)，還要密切關(guān)注檔案管理理論和實(shí)踐的外部發(fā)展動態(tài)以及信息技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，根據(jù)實(shí)際需要，不定期地開展有針對性的培訓(xùn)。
2 配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須配備檔案管理技術(shù)設(shè)備，采用最新、最先進(jìn)技術(shù)、提高檔案管理的科技含量。檔案辦公自動化所配置以電子計(jì)算機(jī)為核心，配有光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像等專用設(shè)備。采用高新技術(shù)手段將大量聲像、文字資料信息集中于檔案管理服務(wù)器上，其存儲載體主要以照片、唱片、影片、光盤等磁性材料的形式出現(xiàn)。聲像檔案有著文字記錄材料無法比擬的優(yōu)點(diǎn),即信息傳遞準(zhǔn)確逼真、信息記錄密度高、信息受眾覆蓋面廣。
3 規(guī)范檔案管理制度
由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣量大各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面做出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位發(fā)放本企業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度匯編，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量
4加強(qiáng)對電力聲像檔案的重視
首先，電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，全面加強(qiáng)對聲像檔案的歸檔、保護(hù)以及有效利用等工作環(huán)節(jié)的重視，在資金投入、人員配備等方面給予足夠的支持，并抓好制度建設(shè)工作，不斷強(qiáng)化檔案管理人員對聲像檔案的重視程度。其次，對于電力工程人員而言，要嚴(yán)格規(guī)范其在整個業(yè)務(wù)探討工程實(shí)施過程中對聲像資料的全程收集工作，并建立起嚴(yán)格的聲像檔案移交制度，從而避免聲像檔案在移交過程中的流失。再次，要開展有效的聲像檔案維護(hù)工作。具體而言，一是對聲像資料的保管、借用、開發(fā)等一系列環(huán)節(jié)都要制定出嚴(yán)格的規(guī)定；二是避免聲像資料受到光線、磁場等因素的影響；三是定期開展聲像資料的備份工作；四是定期倒帶檢查部分長期保存且不常用的聲像資料載體，并對其及時修復(fù)、復(fù)制，或者光盤刻錄延長其使用壽命。
5認(rèn)真做好檔案安全防護(hù)工作
具體而言，電力企業(yè)要按照國家對檔案保管保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，通過投入專項(xiàng)資金,配備防火、防盜、防潮、防有害生物侵蝕等必要設(shè)施，建立起符合檔案安全保管條件的專門庫房。要切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)和涉及商業(yè)秘密檔案的管理工作，尤其是對一些特殊載體的檔案，更要采取有效的安全防護(hù)措施進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。
6加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)
信息技術(shù)的迅速發(fā)展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業(yè)結(jié)合自身?xiàng)l件，盡快把檔案的信息化建設(shè)納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，并予以實(shí)施。對于經(jīng)濟(jì)效益相對較好、現(xiàn)代化管理水平相對較高的電力企業(yè)，全面開展檔案信息化建設(shè)應(yīng)包括如下內(nèi)容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進(jìn)行全程管理；三是通過建立企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)資源共享；四是積極開展非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。
五 總結(jié)
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電力企業(yè)檔案事業(yè)正面臨著信息時代的挑戰(zhàn)。電力企業(yè)的檔案管理工作是一個龐大的系統(tǒng)工程，會隨著企業(yè)內(nèi)部對檔案管理力度的改變以及各種新技術(shù)的推陳出新而不斷發(fā)生變化。因此，這一問題的研究也將是一個動態(tài)和持續(xù)的過程，還需要更多的檔案管理業(yè)內(nèi)人士在今后對這一問題進(jìn)行更加深入和系統(tǒng)的研究。
參考文獻(xiàn):
[1]陳琳,電力企業(yè)科技檔案管理與利用的探討[ J],研究探討,2008(09)
篇6
關(guān)鍵詞：檔案管理；傳統(tǒng)文化
文化從廣義上講包括人類社會中的物質(zhì)和精神兩方面，即物質(zhì)文明和精神文明的總和；狹義的文化則指與政治、經(jīng)濟(jì)等并列而為人類社會活動之一部分，即關(guān)涉人類社會生活中的文學(xué)、、道德風(fēng)尚等精神方面的內(nèi)容。
1 文化對檔案工作者行為研究的意義
它是聯(lián)系和協(xié)調(diào)檔案工作者行為的牢固紐帶，是檔案館靈魂所在，它深刻揭示了檔案工作者中含有的文化特質(zhì)，對于發(fā)展檔案事業(yè)大有益處。
（1）可以在本民族文化基礎(chǔ)上正確看待并理解我國檔案工作者所特有的民族心理與性格。
（2）在中國文化背景中看檔案工作者行為，可以看到當(dāng)今檔案工作者行為形成的歷史因素，看到優(yōu)秀的民族文化反映到這一職業(yè)上的印記，也可以恰當(dāng)?shù)亟忉尯兔枋鑫覈鴻n案工作者所特有的思維和行為方式。
（3）對于檔案工作者的服務(wù)實(shí)踐過程來講，既可以在新形勢下弘揚(yáng)民族的優(yōu)良傳統(tǒng)，進(jìn)一步塑造檔案工作者群體的完美人格，又可以幫助認(rèn)識分析一些行為中的陋習(xí)與弊端，有針對性地加以改進(jìn)并做出符合時代要求的調(diào)節(jié)。
2 檔案工作者行為獨(dú)特的文化心態(tài)
檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統(tǒng)文化把人的價值歸結(jié)為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因?yàn)榈赖挛幕敲褡鍌鹘y(tǒng)中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導(dǎo)作用的價值觀念，是協(xié)調(diào)檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關(guān)系的準(zhǔn)則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現(xiàn)出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。
當(dāng)今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發(fā)的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻(xiàn)、創(chuàng)造性的人格品質(zhì)，忽視了這一點(diǎn)，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業(yè)、對利用者服務(wù)卻那么熱情，這種忠于檔案事業(yè)的獻(xiàn)身精神真是讓人感動，其實(shí)這就是道德理想高于物質(zhì)利益的價值觀的力量，它充分體現(xiàn)了中國文化積極有為、奮發(fā)向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風(fēng)貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征，其具體表現(xiàn)在：
2.1 道德追求大于社會索取
現(xiàn)實(shí)中，檔案工作者所從事的工作在道德力量的支持下，歷久不渝地與社會上“富貴利達(dá)”為生活目標(biāo)的世俗價值觀大相徑庭，對社會文化價值觀的贊美與對世俗價值觀的鄙視，是檔案工作者對這種濃重道德的追求經(jīng)久不衰的深層原因。
2.2 社會本位高于個人本位
檔案工作者有著一種強(qiáng)烈推動社會發(fā)展的歷史使命感，能以天下為己任，且對國家民族有較強(qiáng)的社會從屬感。保存黨和國家重要檔案文獻(xiàn)、珍貴文化遺產(chǎn)，傳播優(yōu)秀文化思想，培養(yǎng)人才幾乎成為全體檔案工作者的信條，對社會未來的負(fù)責(zé)勝過自身付出的思考，行為表現(xiàn)處處皆反映出它所屬的社會團(tuán)體的性質(zhì)。
2.3 自我修養(yǎng)先于對他人的服務(wù)
自強(qiáng)、剛毅、耐力而樂觀向上的性格，是每一個檔案工作者心理品質(zhì)的主流，發(fā)憤忘食，樂以忘憂，學(xué)而不厭，誨人不倦，已成為檔案工作者服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。
3 檔案工作者交往中的文化特征
中國傳統(tǒng)文化中有關(guān)人際關(guān)系的理論特別發(fā)達(dá)，我們民族心理傾向是“仁愛”與“和諧”，檔案工作者在對內(nèi)、對外交往中也具有明顯的這一民族文化特征，不但強(qiáng)調(diào)“和為貴”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環(huán)境的和諧，而且延伸到人內(nèi)在的精神和諧，這種文化滲透到歷代檔案工作者的服務(wù)思想、途徑、形式和方法之中。直到今天，檔案工作者仍保留著“和諧”、“仁愛”、樂融的特色并收到了明顯的服務(wù)效益，這種文化現(xiàn)象在檔案工作者與利用者之間已生成并深化為一種文化型的服務(wù)思想并構(gòu)建了具有經(jīng)典意義的民族精神。和為貴的文化觀念在與利用者的關(guān)系上突出的是“愛”，強(qiáng)調(diào)的是服務(wù)過程中的情感因素，并具有以下特征：
“融”，即情感的融匯狀態(tài)，首先要解決的是代界的填充和角色界線的延伸。心理相互滲透，“假如我是一個利用者”的心理換位，在服務(wù)功能上表現(xiàn)為和風(fēng)細(xì)雨的溝通，減少對立情緒，掃除情感障礙。
“情”，在實(shí)際工作中只有產(chǎn)生情的效應(yīng)，才能充分發(fā)揮服務(wù)功能，捕捉住服務(wù)最佳時機(jī)并產(chǎn)生出最佳效果。高質(zhì)量、高效益的服務(wù)，往往會使利用者產(chǎn)生出久久不能平息的激情，而利用者給檔案工作者的一點(diǎn)點(diǎn)慰問，也往往使我們難于忘懷。
中國傳統(tǒng)文化重視事物的相互聯(lián)系及統(tǒng)一，主張，使檔案工作者把利用者看成是與之相輔相成的，不是對抗力量，因此要追求和諧。行為中的氣質(zhì)表現(xiàn)應(yīng)是：穩(wěn)建，平和，溫良，體諒，不憑感情起伏任意發(fā)泄，不走極端，不沖動，不破壞內(nèi)心平穩(wěn)，對服務(wù)工作增加正效應(yīng)，減少副作用。
4 現(xiàn)實(shí)對檔案工作者傳統(tǒng)道德文化的沖擊
從社會發(fā)展的現(xiàn)實(shí)來看，中國傳統(tǒng)文化對檔案工作者的人格力量的塑造與支配力量是不可低估的，其有值得肯定和發(fā)揚(yáng)的一面，但傳統(tǒng)文化弊端的暴露也是比較明顯的。近幾年，中西文化的碰撞已明顯觸及到檔案工作者行為的實(shí)踐領(lǐng)域，商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使民族文化傳統(tǒng)受到了強(qiáng)大的沖擊，檔案工作者的價值觀也隨之發(fā)生了變化。首先，當(dāng)社會在重視了檔案工作者高層次道德追求后，卻忽視了檔案工作者的物質(zhì)享受，對檔案工作者及優(yōu)秀事跡的表彰幾乎都是以艱難困苦作為必備條件，評價中習(xí)慣的不是工作效能、質(zhì)量以及對社會發(fā)展進(jìn)步產(chǎn)生的作用，而僅僅是比較奉獻(xiàn)與付出，社會分配中不注意檔案工作的需求，尤其是在社會發(fā)展的特殊歷史時期，檔案工作處在比較困惑之中時，以上問題顯得尤其嚴(yán)重。其次，中國傳統(tǒng)中的“和”對檔案工作者行為同時也產(chǎn)生了一定的消極影響，它以進(jìn)展平穩(wěn)為理想，采用克制、諒解的方法，追求人際關(guān)系的平衡。服務(wù)過程中，往往表現(xiàn)為消極容納、妥協(xié)，缺乏工作的主動意識，具有一定的保守性。由于檔案工作者的內(nèi)心普遍存在著“息爭”心態(tài)，缺乏對沖突的正確認(rèn)識和恰當(dāng)處理，當(dāng)服務(wù)中出現(xiàn)矛盾時以調(diào)合甚至降低服務(wù)水準(zhǔn)為代價來平息檔案工作者與利用者之間的沖突。
檔案工作者情感一般不外露，缺乏宣泄，形成了含蓄、內(nèi)向、老成、穩(wěn)建的風(fēng)度，心理的自責(zé)與積累，造成壓抑，內(nèi)心的焦慮與挫折比較嚴(yán)重。
篇7
關(guān)鍵詞：高等合并院校 檔案管理 和諧統(tǒng)一
隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，我國在科教興國戰(zhàn)略的實(shí)踐中將部分高等院校按照優(yōu)勢互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)合作的辦學(xué)思路進(jìn)行了合并。根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，關(guān)于“對因?qū)W校分立或合并，其分設(shè)或合并前的檔案，應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W(xué)校檔案部門統(tǒng)一保存”的規(guī)定精神，如何加強(qiáng)與高校辦學(xué)改革、發(fā)展息息相關(guān)的檔案信息資源的收集、管理、利用等工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，是當(dāng)前高校檔案工作者值得深入研究的一個重要課題。
1. 高等合并院校檔案管理存在的問題
高等合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒有完全理順關(guān)系，在運(yùn)行機(jī)制上各自為政、自成體系，沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一，導(dǎo)致合并院校檔案管理存在一些問題。
1.1 檔案管理意識淡薄缺失
合并高校在并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的檔案材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失，無處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。
1.2 檔案管理難以集中
高等合并院校的原組成院校大都處在不同的位置；合并后面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問題；檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)此時不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭；并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等原因， 檔案管理難以集中。
1.3 檔案管理技術(shù)方法落后
部分高等合并院校的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作模式，檔案的整理、立卷、歸檔基本上都是通過手工操作來完成；有的高校檔案的收集整理玉石不分魚龍混雜，一些重要的檔案殘缺不全，查、借、閱極不便利；同一類型的檔案有時會因立卷人素質(zhì)、觀念的差異而形成不同的歸檔形式，即使是同一人整理的檔案，也時常會出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的偏差和組卷方式的異樣，導(dǎo)致檔案利用率低，檔案價值大打折扣；有的高校檔案管理依舊采用的是原分庫存放的辦法。
1.4 檔案人員素質(zhì)亟待提高
高等合并院校的不少檔案工作者多為非專業(yè)人員，他們在檔案管理工作中思想認(rèn)識不到位、業(yè)務(wù)不熟悉，接受新知識、掌握新技術(shù)困難，很多兼職檔案管理人員工作長期停留于整理歸檔的一般水平，很難談得上與用戶進(jìn)行溝通和從事檔案信息重組等創(chuàng)新性的工作。
1.5 檔案管理信息共享不夠
合并高校大多由兩個或兩個以上規(guī)模相當(dāng)、類別相近的院校并建而成。由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號的編制不盡相同，另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問題嚴(yán)重制約著高等合并院校檔案的開發(fā)利用與信息化，難以實(shí)現(xiàn)信息共享。
2. 高等合并院校檔案管理不和諧統(tǒng)一的原因
2.1 學(xué)校合并總體格局的影響
學(xué)校的檔案管理部門是學(xué)校管理機(jī)構(gòu)的一個組成部分，學(xué)校合并的深度決定了學(xué)校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區(qū)意識的慣性、校區(qū)職工的利益格局、校區(qū)干部的任職安排等等方面，時常與合校的總體要求發(fā)生碰撞；經(jīng)過一個階段的磨合之后，實(shí)質(zhì)性融合的程度由淺入深，有一個發(fā)展過程，合并院校的檔案管理同樣如此。
2.2 館舍條件的限制
多校匯集于某一校區(qū)集中辦公，檔案館、室的館舍適應(yīng)不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區(qū)的檔案實(shí)體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。
2.3 校區(qū)距離的制約
合并院校中，有的是鄰近數(shù)校的合并，有的是遠(yuǎn)距離數(shù)校合并，有的是遠(yuǎn)、近距離皆有的數(shù)校合并。
3. 加強(qiáng)高等合并院校檔案管理和諧統(tǒng)一的對策
通過對高等合并院校檔案管理存在的問題和原因分析，筆者主要從以下方面提出建設(shè)性意見來確實(shí)加強(qiáng)高等合并院校檔案管理的和諧統(tǒng)一。
3.1 重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識
同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個問題，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任。”因此學(xué)校要重視檔案工作，建立健全檔案管理工作制度，有計(jì)劃地開展檔案宣傳工作，促使大家自覺地積累、利用、移交檔案。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作并納入到學(xué)校的議事日程，按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定逐步做到“三納入”、“四參加”和“四同步”，同時要加強(qiáng)對檔案工作的布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等方面滿足檔案工作的需要，保證檔案工作的正常進(jìn)行。
3.2 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)、提高人員素質(zhì)
建設(shè)一支忠誠事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。第一檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；第二發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用，提高對檔案工作的認(rèn)識，熱愛檔案工作，自覺學(xué)習(xí)和掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和實(shí)用性。
3.3 規(guī)范檔案管理，確定檔案工作目標(biāo)
合校后采用任何一個校區(qū)的檔案管理辦法都不妥當(dāng)，這就要出臺新的統(tǒng)一的檔案管理辦法和規(guī)范：第一，依法治檔，統(tǒng)一規(guī)章制度。例如《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、學(xué)校有效的管理辦法、規(guī)章制度。以合并院校名義印制出臺適合本校的檔案管理規(guī)章制度和辦法。第二，起點(diǎn)要高，統(tǒng)一管理規(guī)范。例如《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、國家檔案局一系列檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)校現(xiàn)行檔案管理規(guī)范的合理因素。由于合并高校層次較前相對提高，并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢，制定新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開展：第一可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，又可以通過局部優(yōu)化，使日常具體工作的開展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；第二便于加強(qiáng)日常管理，有利于調(diào)動檔案工作人員的主動性，增強(qiáng)競爭性。
3.4 改善檔案管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)資源共享
改善檔案管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序有效的開發(fā)并進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。高校檔案工作必須早日實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，供學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門、教師查詢使用，充分發(fā)揮高校檔案信息的獨(dú)特優(yōu)勢，為新時期高校教育事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
［1］吳建華.關(guān)于檔案高等教育改革與發(fā)展的幾點(diǎn)設(shè)想［J］.高校檔案信息，1999，(1).
篇8
關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù) 復(fù)合模式 互補(bǔ)共存
隨著信息時代的到來，許多人都認(rèn)為數(shù)字化檔案管理會在在很短時間內(nèi)取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種想法導(dǎo)致許多的檔案機(jī)構(gòu)在沒有足夠的技術(shù)支持和基礎(chǔ)條件下盲目地追求數(shù)字化檔案管理，結(jié)果不但沒有取得最初實(shí)現(xiàn)檔案更合理的利用的初衷，還導(dǎo)致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實(shí)不符的情況。為此筆者從醫(yī)院的檔案管理為線索，探討數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理復(fù)合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。
1.數(shù)字化檔案管理發(fā)展的不足
數(shù)字化檔案管理是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)的檔案管理不具備的，但同時傳統(tǒng)檔案管理的有目的性整理、真實(shí)性等特點(diǎn)也是數(shù)字化檔案管理不可比擬的。
1.1技術(shù)的不夠完善，相關(guān)管理制度不健全
21世紀(jì)是信息的時代，是計(jì)算機(jī)的時代，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理是必然的趨勢，但許多的單位的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用軟件和相關(guān)技術(shù)人員發(fā)展的步伐與數(shù)字化檔案管理所需要的基礎(chǔ)條件不能同步。如此導(dǎo)致的結(jié)果是數(shù)字化檔案管理人人認(rèn)可，一哄而上，造成所形成的檔案質(zhì)量不高。正如我們所知道的，醫(yī)院的檔案管理是需要用文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片和其他的反應(yīng)病情的資料，沒有專業(yè)的熟悉計(jì)算的操作，掌握檔案管理的各個重點(diǎn)，勢必導(dǎo)致所記錄的檔案失去其重要的價值和真實(shí)性。此外，由于現(xiàn)階段國家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認(rèn)它的法律憑證效力，那么極有可能會被一些人利用，這樣傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性以及完善性就顯得非常重要了。
1.2數(shù)字化檔案管理與保護(hù)研究成果保護(hù)的矛盾
現(xiàn)階段在醫(yī)院，大部分的醫(yī)學(xué)研究成果都是通過論文的方式發(fā)表的，并不能申請專利，這樣勢必導(dǎo)致各個不同的醫(yī)院對各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數(shù)字化檔案管理需要高度的信息傳輸?shù)哪芰?，需要各個相關(guān)機(jī)構(gòu)信息的共享。而傳統(tǒng)的觀點(diǎn)是先進(jìn)的、成果較多的、有著完善科研技術(shù)的醫(yī)院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫(yī)院共享重要的資源。沒有豐富的資源，數(shù)字化的檔案管理制度也就無法拓展傳統(tǒng)檔案管理的局限性，不能為科研和新技術(shù)的開發(fā)起到重大的作用。
1.3數(shù)字化檔案不具有原件，可能會出現(xiàn)信息缺失的情況
由于現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的記錄方式是在事件發(fā)生時就開始，記錄著整個事件的發(fā)展過程。這樣的記錄方式使得數(shù)字檔案是以檔案管理系統(tǒng)所捕獲的元數(shù)據(jù)來代表真實(shí)的數(shù)據(jù)，不具有原件，此外在記錄過程中有可能會發(fā)生的意外，例如：在醫(yī)院中，病人病情惡化，因此需要轉(zhuǎn)院治療，如果醫(yī)院不注重信息的收集的話，這樣就會導(dǎo)致數(shù)字化檔案的不完備。
2.數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的復(fù)合模式探討
由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理在優(yōu)缺點(diǎn)上正好可以互補(bǔ)。數(shù)字化檔案不具備真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案具有真實(shí)性；傳統(tǒng)檔案檢索繁瑣、容易在轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)破損，數(shù)字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補(bǔ)的優(yōu)勢，讓數(shù)字化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理著兩種方式共存，對于科研以及及時的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對這種互補(bǔ)模式的幾點(diǎn)探討。
2.1利用電子化的檔案管理構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫
傳統(tǒng)的檔案管理都是經(jīng)過長期有意識、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統(tǒng)性和價值。將傳統(tǒng)檔案中的各個信息利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、條形碼技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)數(shù)字化，構(gòu)成一個數(shù)據(jù)倉庫，容納各個醫(yī)院或者部門的研究成果和典型案例。當(dāng)然在數(shù)字化檔案傳遞的過程中必定會出現(xiàn)信息會有模糊的可能，這樣就需要傳統(tǒng)的檔案作為原件，為數(shù)據(jù)倉庫的準(zhǔn)確、可靠提供基礎(chǔ)。當(dāng)然在發(fā)展電子化檔案數(shù)據(jù)倉庫的同時也要改變各個檔案管理機(jī)構(gòu)各自為政、個立門戶的想法，盡量說服他們?yōu)榭茖W(xué)研究貢獻(xiàn)自己機(jī)構(gòu)檔案的力量。
2.2利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行疾病的研究
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指通過每一個數(shù)據(jù)，從大量的數(shù)據(jù)中需找其規(guī)律的技術(shù)，主要有數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、規(guī)律需找和規(guī)律表示三個階段。在醫(yī)學(xué)上，許多的疾病是由于人們的不良習(xí)慣造成的，因此利用數(shù)字化的檔案管理快速的檢索的特點(diǎn)，可以在短時間內(nèi)找到大量病情的案例，經(jīng)過比較分析，得到疾病發(fā)生的基本條件以及可以導(dǎo)致疾病產(chǎn)生的不良習(xí)慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類的兩大殺手，但通過對已有的數(shù)據(jù)和案例進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)患癌癥的人都沒有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機(jī)理在其中，會不會通過此種研究發(fā)現(xiàn)治療兩種疾病的方法，這些都可以通過簡單的檢索，然后分析現(xiàn)象，大膽提出設(shè)想得到。如果利用傳統(tǒng)檔案進(jìn)行這種索引必定會花費(fèi)很多的時間和經(jīng)歷在現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)上。然而當(dāng)有了足夠的成果后，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，為了證明這些研究成果就需要充分的證據(jù)和事實(shí)，而傳統(tǒng)的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來證明成果，這也是現(xiàn)階段中國與電子化檔案相比，傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。
2.3復(fù)合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
21世紀(jì)是計(jì)算機(jī)的時代、是信息的時代，是知識經(jīng)濟(jì)的時代。如果沒有相關(guān)檔案管理的技術(shù)人員對檔案進(jìn)行有序、高效的管理，是無法滿足檔案合理數(shù)字化的需求，對于構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫等檔案管理活動也有許多不利影響。因此為了復(fù)合檔案管理模式的合理開展，需要對傳統(tǒng)的檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)，讓其在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)方面提升，這樣才能滿足復(fù)合檔案管理模式的需求，成功的實(shí)現(xiàn)復(fù)合檔案管理模式。
3.小 結(jié)
信息時代的到來為許多的科學(xué)帶來了變革，在檔案管理上也是如此。數(shù)字化的檔案管理是勢不可擋，但在現(xiàn)階段，數(shù)字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長期有意識積累下來的傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復(fù)合模式的檔案管理模式對于更好的利用檔案的信息，為科研的發(fā)展提供事實(shí)依據(jù)，為疾病的預(yù)防提供案例等方面都有重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
篇9
【關(guān)鍵詞】辦公系統(tǒng)；智能檔案管理；資源整合
隨著事業(yè)單位辦公自動化的形成，工作人員能夠利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享和工作的協(xié)同。高效的信息采集與處理、便捷的操作與管理、形象直觀的數(shù)據(jù)分析等改變了事業(yè)單位過去手工辦公程序多、工作量大、效率低、錯誤率高的現(xiàn)象，提升了事業(yè)單位辦公的效率，實(shí)現(xiàn)了資源的高效利用。檔案管理工作也隨著事業(yè)單位信息技術(shù)的普及而得到優(yōu)化，在數(shù)字檔案管理的基礎(chǔ)上提升了檔案管理系統(tǒng)，加大了檔案管理平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的智能化。雖然事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與檔案管理的信息建設(shè)都取得了進(jìn)步，然而二者之間并沒有實(shí)現(xiàn)真正的信息整合，造成了工作的重復(fù)和資源的浪費(fèi)，增加了工作量，降低了工作效率。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合既有實(shí)施的可行性，也有應(yīng)用的必要性。
一、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合概述
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理工作的整合是基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位內(nèi)部成熟的信息管理系統(tǒng)，提供建立信息的共享平臺和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫化聯(lián)接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優(yōu)勢，也實(shí)現(xiàn)了商業(yè)單位內(nèi)部的資源優(yōu)化組合，強(qiáng)化了事業(yè)單位資源的配置優(yōu)化和增值。
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的內(nèi)容不僅包括信息資源的整合，更包括了對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的整合、系統(tǒng)運(yùn)用的整合、實(shí)體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎(chǔ)上，針對檔案管理的保密分級有選擇地進(jìn)行檔案信息的共享和分配；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的整合是對智能檔案管理系統(tǒng)中信息的計(jì)算方法、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫類型和文檔格式；系統(tǒng)的整合是針對辦公系統(tǒng)和智能檔案管理系統(tǒng)之間的兼容問題；實(shí)體整合是指在信息整合的背景下，實(shí)體檔案的存放位置、存放狀態(tài)和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應(yīng)的信息技術(shù)知識，又要保證其擁有檔案管理知識。
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的目標(biāo)是在保證“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”和“分級管理”的形式下，優(yōu)化單位內(nèi)部的資源結(jié)構(gòu)，完善辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的功能，保證人才的供應(yīng)，實(shí)現(xiàn)資源的充分利用。由于目前事業(yè)單位多數(shù)檔案管理信息與辦公系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現(xiàn)象。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時展的要求，增強(qiáng)事業(yè)單位信息的交流，消除辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的隔閡是提升事業(yè)單位工作效率，使其更好地為人民服務(wù)的基礎(chǔ)。
二、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的原則
（一）規(guī)范性原則。事業(yè)單位OA辦公系統(tǒng)的信息儲存格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型、信息加工算法、數(shù)據(jù)庫等與智能檔案管理系統(tǒng)有個別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉(zhuǎn)換和交流。因此事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合必須以規(guī)范化為前提，二者只有實(shí)行統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)算法，配置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，在格式、操作和程序方面實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)范，不同的部門之間采取的操作規(guī)范相同，才能實(shí)現(xiàn)信息的交流。
（二）信息安全性原則。無論是辦公系統(tǒng)還是智能檔案管理系統(tǒng)，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業(yè)單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對檔案信息進(jìn)行正確的整理與歸類，區(qū)別其保密分級。只能在保密級別范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的流轉(zhuǎn)，嚴(yán)格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。
（三）操作簡便性原則。事業(yè)單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)應(yīng)用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合是為了實(shí)現(xiàn)資源的共享，以達(dá)到增強(qiáng)事業(yè)單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應(yīng)用程序上與之前的系統(tǒng)一致或者區(qū)別不大，操作流暢簡單明了、易于掌握，才能充分發(fā)揮整合的作用。
三、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合所需要解決的問題
（一）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的整合需要有共同的標(biāo)準(zhǔn)前提。雖然我國出臺了《中國檔案機(jī)讀目錄格式》《電子文件名詞術(shù)語》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為事業(yè)單位信息交流提供了依據(jù)，然而其中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)多為推薦標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位不同的部門之間可根據(jù)自身的情況對其采用也可進(jìn)行修改，也有許多人員對標(biāo)準(zhǔn)并不知情，其標(biāo)準(zhǔn)的約束力較弱。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合需要解決的第一個問題就是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題。
（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發(fā)展，對于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質(zhì)檔案有保密級別之分，電子檔案也有保密規(guī)定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關(guān)注的重點(diǎn)。電子檔案的安全問題不僅需要設(shè)置系統(tǒng)的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對系統(tǒng)病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。
四、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合實(shí)施
（一）基礎(chǔ)設(shè)施的整合。事業(yè)單位中辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)普及，智能檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)設(shè)施的升級。在兩者的整合中，服務(wù)器、計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備等屬于管理的基礎(chǔ)設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施的整合是二者整合的前提。二者在基礎(chǔ)設(shè)施方面的差異通過技術(shù)升級、設(shè)備升級的方式進(jìn)行統(tǒng)一。提供基礎(chǔ)設(shè)施的升級、更新，為信息交流平臺的建設(shè)提供了基礎(chǔ)，也為信息安全加大了保障。
（二）人才的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術(shù)性要求。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的背景下，只有擁有計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公知識和檔案管理專業(yè)知識和法律知識，才能勝任事業(yè)單位的辦公工作。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)力度，通過外出學(xué)習(xí)、同業(yè)交流和參加培訓(xùn)班等形式，不斷提升自我的素質(zhì)能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質(zhì)提升，信息之間的溝通才能實(shí)現(xiàn)無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。
（三）系統(tǒng)的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極與專業(yè)的軟件開發(fā)公司聯(lián)合研制符合自身需求的整合系統(tǒng)，通過技術(shù)升級、技術(shù)補(bǔ)充等形式實(shí)現(xiàn)資源的有序整合。
（四）制度的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進(jìn)行整合。通常情況下事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、操作流程和監(jiān)督工作，充分保障檔案信息的安全。
【參考文獻(xiàn)】
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篇10
關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目檔案；管理；競爭；環(huán)境；制度
科研項(xiàng)目檔案使企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施中對初期申請、研發(fā)、實(shí)踐等過程的信息保存，是企業(yè)檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項(xiàng)目檔案管理與企業(yè)競爭能力日趨密切的現(xiàn)狀，有必要通過對檔案深化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合競爭及可持續(xù)發(fā)展能力的提升。
1 建立牢固的企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)，打造一流的項(xiàng)目檔案工作可持續(xù)發(fā)展環(huán)境
1、完善領(lǐng)導(dǎo)與規(guī)劃，優(yōu)化宏觀檔案工作環(huán)境及土壤
企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目檔案的管理中，不僅應(yīng)完善業(yè)務(wù)與技術(shù)水平，還應(yīng)該做好企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的政策調(diào)整。在進(jìn)行檔案的管理中要進(jìn)行檔案的分管，設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理；然后積極制定企業(yè)檔案總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關(guān)工作的開展，從而為企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理工作的開展優(yōu)化環(huán)境及土壤。
2、完善企業(yè)軟硬件建設(shè)，優(yōu)化項(xiàng)目檔案圍觀發(fā)展環(huán)境
企業(yè)在進(jìn)行科研項(xiàng)目檔案的管理中應(yīng)該完善庫房、辦公室場所等硬件設(shè)施的建設(shè)工作，并對各個工作場所進(jìn)行合理的物理隔離，保證檔案庫房等場地能夠適應(yīng)企業(yè)科研生產(chǎn)的發(fā)展要求。另一方面，要積極的在企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理工作中開展信息化建設(shè)，提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。通過將檔案信息化與企業(yè)整體信息化進(jìn)行整合、優(yōu)化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業(yè)對答案信息內(nèi)部交流、使用、管理、控制的目的。
3、加大人才引進(jìn)及培訓(xùn)力度，改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境
第一，企業(yè)檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹立科研項(xiàng)目檔案管理為科研人員服務(wù)的工作理念，本著“用戶第一，服務(wù)至上”的工作態(tài)度，改進(jìn)服務(wù)方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)流程。針對科研項(xiàng)目檔案專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜、載體類型多樣等特點(diǎn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解多學(xué)科的知識，全面掌握并學(xué)會運(yùn)用檔案的現(xiàn)代業(yè)務(wù)操作技能與管理方式，確?？蒲许?xiàng)目檔案管理工作負(fù)荷企業(yè)與社會發(fā)展的需求，在進(jìn)行檔案工作的開展中要經(jīng)常的思考、分析、總結(jié)、歸納，通過分析企業(yè)及項(xiàng)目的特點(diǎn)發(fā)掘規(guī)律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理能力、效果等的提升，提高企業(yè)的綜合競爭實(shí)力。第二，企業(yè)要改善當(dāng)前的檔案工作人文環(huán)境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級領(lǐng)導(dǎo)要充分理解、尊重檔案員工，堅(jiān)持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進(jìn)修、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會，從而優(yōu)化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質(zhì)，從而完成改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境的目的，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科研項(xiàng)目檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
4、通過科學(xué)的管控實(shí)現(xiàn)檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)
企業(yè)在進(jìn)行科研項(xiàng)目檔案的管理中，要完善運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的優(yōu)化工作，堅(jiān)持推進(jìn)“職業(yè)化、專業(yè)化”的發(fā)展方針，強(qiáng)化對文件資料與信息傳遞過程的管理控制，并積極的優(yōu)化自身的管理運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)及結(jié)構(gòu)，從而讓檔案信息資源滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求。
2 通過對企業(yè)檔案工作流程的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理水平的提升
1、建立健全現(xiàn)有管理制度
建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開展。因此企業(yè)檔案部門要基于企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況及檔案管理狀況有針對性的建立健全科研項(xiàng)目檔案管理制度體系。在進(jìn)行制度建設(shè)中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細(xì)的進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項(xiàng)制度要求之間的關(guān)聯(lián)性與互補(bǔ)性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項(xiàng)目檔案管理中發(fā)生的問題。
2、做好流程規(guī)范
首先要建立歸檔范圍表與簽署規(guī)定。企業(yè)項(xiàng)目在立項(xiàng)前期，主管部門及負(fù)責(zé)人應(yīng)基于項(xiàng)目研發(fā)領(lǐng)域及要求制定項(xiàng)目歸檔范圍與簽署規(guī)定，并對其中設(shè)計(jì)的研制形式、過程、要求進(jìn)行詳細(xì)闡述。簽署規(guī)定一般由擬制、校對、審核等步驟組成，該項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人要基于程序要求確定簽署角色與職責(zé)范圍。確保簽署流程符合簽署規(guī)定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進(jìn)行使用。企業(yè)科研項(xiàng)目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機(jī)構(gòu)，進(jìn)行項(xiàng)目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項(xiàng)目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請專業(yè)檔案員，由他們進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負(fù)責(zé)實(shí)時跟蹤、歸檔。若相關(guān)檔案沒有在檔案部門歸檔、備案，則沒有任何效力。通常第二中方法存在三項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)：①有效地維護(hù)了企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項(xiàng)目檔案歸檔的及時性、完整性，從資料審查的角度，為項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收和結(jié)題打下了良好的基礎(chǔ)；③檔案員通過全程實(shí)時跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項(xiàng)目部提供有價值、實(shí)效性高的信息。
3、提高監(jiān)督效果
受到先進(jìn)管理理念的影響，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)由被動服務(wù)方式轉(zhuǎn)向主動服務(wù)方式、由后端保管方式轉(zhuǎn)向全程管控。因此，檔案工作應(yīng)與企業(yè)運(yùn)營的各個環(huán)節(jié)相融合，要積極的主動的介入到文件生產(chǎn)源頭、流轉(zhuǎn)過程、歸檔管理的工作中，通過全程實(shí)時跟蹤監(jiān)控的方式，在源頭上對檔案質(zhì)量進(jìn)行管控，從而保證歸檔信息的真實(shí)性、有效性與可靠性。
3 通過對企業(yè)科研項(xiàng)目檔案潛在價值的發(fā)掘，幫助企業(yè)提高綜合競爭能力
1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發(fā)揮
通過完善檔案信息化建設(shè)工作，提高企業(yè)科研項(xiàng)目檔案的管理能力。企業(yè)要根據(jù)“檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)”、“檔案信息資源開發(fā)”等政府提出的檔案信息化要求進(jìn)行建設(shè)。要基于企業(yè)宏觀發(fā)展?fàn)顩r，切實(shí)的結(jié)合科研生產(chǎn)工作情況，制定有助于企業(yè)檔案工作可持續(xù)開展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供科學(xué)、可靠、實(shí)效性高的信息服務(wù)，從而使檔案工作的科研保障職能得以發(fā)揮。
2、建設(shè)知識資源，提高企業(yè)競爭實(shí)力
知識資源是企業(yè)之間競爭的核心元素之一。檔案信息資源是企業(yè)知識資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業(yè)，科研項(xiàng)目檔案更是企業(yè)的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業(yè)的資金流、物流一起，構(gòu)成企業(yè)競爭和發(fā)展的三大推動力。企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)資產(chǎn)的組成部門，對企業(yè)的發(fā)展具有積極的影響作用。因此企業(yè)要深度發(fā)掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目投入的節(jié)約、加快研發(fā)速度、強(qiáng)化企業(yè)競爭實(shí)力。
3、通過完善企業(yè)文化建設(shè)為企業(yè)發(fā)展引擎提供動力
企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設(shè)則是企業(yè)文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務(wù)并重，歷史和科技共同存在的多元企業(yè)文化。而企業(yè)科研項(xiàng)目檔案恰巧反應(yīng)了企業(yè)科技。文化、管理思路的發(fā)展、變革的歷史。通過對科研項(xiàng)目檔案的深化管理，將正確的對歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從而增加企業(yè)文化資源儲量，提高企業(yè)的科技研發(fā)能力與員工對企業(yè)發(fā)展的認(rèn)同感、文化的歸屬感、責(zé)任的使命感。因此，企業(yè)要基于歷史、技術(shù)、管理層面出發(fā)，完善企業(yè)科研項(xiàng)目檔案的深化管理工作，積極推進(jìn)企業(yè)文化改革發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)的向心力與凝聚力，從而為企業(yè)發(fā)展的引擎提供強(qiáng)勁動力。
4 結(jié)束語
綜上所述，基于企業(yè)自身現(xiàn)狀及項(xiàng)目要求完善科研項(xiàng)目檔案管理工作，將有助于企業(yè)綜合競爭能力的提升。因此，在未來發(fā)展中要積極的完善檔案管理制度、流程規(guī)范等，從而完善科研項(xiàng)目檔案的深化管理工作，促M(fèi)企業(yè)健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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