本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

摘　要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉(zhuǎn)和檔案保管利用有機融合，是電子文檔管理發(fā)展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手，對當(dāng)前文檔管理系統(tǒng)存在的普遍問題進行分析，并在文檔一體化的安全思路指導(dǎo)下提出文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)策略，對構(gòu)建安全高效的文檔管理系統(tǒng)，提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；文檔管理系統(tǒng)；業(yè)務(wù)策略；安全策略

一、引言

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，文檔工作不可避免的進入數(shù)字化時代，且在以綠色環(huán)保為主題的辦公形式的要求下，海量電子資源的管理與傳統(tǒng)落后管理手段的矛盾越來越突出，因此，安全高效的文檔管理系統(tǒng)便成為了實現(xiàn)文檔一體化的關(guān)鍵工具。指出：“檔案工作確實要由封閉向開放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，要及時向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、向社會提供有價值的信息，為經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)?！边@就要求文檔管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌考慮文件全生命周期，將文檔產(chǎn)生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中，切實提高文檔管理系統(tǒng)的便捷性、安全性和標準性，促進一體化文檔管理水平不斷提升。以下對實施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)、組成、優(yōu)勢及文檔一體化管理系統(tǒng)的問題和構(gòu)建策略進行相關(guān)說明。

二、實施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

文件和檔案是統(tǒng)一事物發(fā)展過程中不同階段價值和形態(tài)變化的體現(xiàn)，前者是后者的源頭，后者是前者的轉(zhuǎn)化，實際上二者是具有內(nèi)在聯(lián)系的有機整體，僅存在運動階段的差異，并無本質(zhì)性的區(qū)別，因此對不同發(fā)展階段的文件實施一體化管理是切實可行的。文件生命周期理論發(fā)源于歐美，該理論是以普遍聯(lián)系和運動發(fā)展的眼光將文件從產(chǎn)生至作為文檔保存或銷毀的過程看作為一種整體的運動過程，是具有生命的現(xiàn)象和值得進行全方位研究的學(xué)說，認為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的，是文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)。文件連續(xù)體理論是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)理論，具有連貫性和一致性，該理論任務(wù)文件從形成到作為檔案保存、并進行管理是一個連貫的過程，并倡導(dǎo)對文件的形成、保存和長久利用進行一體化管理，而其中的長久利用是對文件和檔案進行管理的主要目的，文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關(guān)系，還可以促進文檔信息的共建和共享，可為社會提供更好的服務(wù)。

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

【摘要】近年來，信息技術(shù)高速發(fā)展，文書檔案管理模式、管理內(nèi)容朝著現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向變革。在這種背景下，如何做好文檔一體化工作，推動單位文書檔案管理工作進入有序發(fā)展的軌道，成為文書檔案管理人員重點關(guān)注并思考的課題。文章立足于文書檔案信息化建設(shè)的背景，就文檔一體化工作進行概述，分析文檔一體化工作的必要性，指出當(dāng)前文檔一體化工作中存在的不足，提出相應(yīng)的優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】信息化；文檔一體化；云共享；檔案管理系統(tǒng)

文檔一體化主要是一種基于“文書檔案前端控制”“文書檔案信息化建設(shè)論”以及“文件生命周期理論”為核心的檔案管理理論，其體現(xiàn)了信息技術(shù)與文書檔案管理工作相融合的趨勢，是文書檔案規(guī)范化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化管理的必然要求。近年來，雖有很多單位開始著手文檔案一體化建設(shè)工作，但并沒有取得理想的成效。鑒于此，文章重點對該領(lǐng)域展開闡述，希望能夠幫助相關(guān)單位改革文書檔案管理工作，實現(xiàn)收益最大化。

一、文檔一體化概述

所謂文檔一體化主要是指從資源統(tǒng)籌、資源整合以及高效管理的角度出發(fā)，借助信息技術(shù)對文書資料進行全方位管理，使文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式管理”與“一站式服務(wù)”目標的管理機制。文書檔案信息化管理背景下文檔一體化具有以下特點：第一，數(shù)字化。文檔一體化需要借助檔案管理系統(tǒng)以及其他數(shù)字化技術(shù)。這就意味著文書檔案必須以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)。第二，注重分工協(xié)調(diào)與整體控制。文檔一體化是一項系統(tǒng)工程，不能單靠檔案管理部門發(fā)力，也需要其他業(yè)務(wù)部門給予一定的配合與支持。只有各個部門相互配合，才能最大限度地發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢，使文書檔案的整個生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文檔一體化強調(diào)文書工作與檔案工作的有效銜接。各種文書資料形成不同的檔案后，能夠打造不同的文書檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期查詢。因此，確保文書工作與檔案工作的有效銜接，才能真正提升管理效能。

二、文檔一體化的必要性

電子文件和電子檔案作為數(shù)字化信息系統(tǒng)的重要組成部分，從生產(chǎn)管理、處理和信息傳遞等方面入手，提出新的實施要求。此外，電子檔案的管理涉及的影響因素多，在一體化管理的過程中，需要進行認知度指導(dǎo)。如果系統(tǒng)化管理存在其他問題，則勢必造成不良影響，因此，在實施階段要凸顯出優(yōu)勢和關(guān)鍵，發(fā)揮現(xiàn)有系統(tǒng)的最大化作用，以符合指標要求。

1企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理概述

文件和檔案的管理一直是一體化管理的重點，如果不提前進行文檔有序管理，則易造成異常影響。此外，檔案文書管理也比較復(fù)雜，檔案來源于文書，文書工作的質(zhì)量決定檔案工作質(zhì)量，根據(jù)文件管理和檔案的物質(zhì)需求和要求等，結(jié)合行政機關(guān)文件以及管理系統(tǒng)的要求等，實現(xiàn)一體化操作。為了滿足實施文件的需求，以系統(tǒng)化理論作為基礎(chǔ)，從系統(tǒng)化的角度入手，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行操作，以符合理論指導(dǎo)要求。此外，機關(guān)文書的種類比較多，統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)很重要。統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理等符合要求，在系統(tǒng)化分析的階段進行處理，一般情況下，采用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等能凸顯出優(yōu)勢[1]。企業(yè)行政機關(guān)在文書管理階段如何最大限度開發(fā)文件是關(guān)鍵，在一體化的管理和實施后，符合自動化系統(tǒng)要求。根據(jù)現(xiàn)狀和實施要求，需要了解現(xiàn)有的文件信息類型，結(jié)合檔案信息的相關(guān)指標和共享程度等，最大限度進行文件和檔案信息的管理。企業(yè)行政機關(guān)的一體化文檔管理在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實施，必須提升工作效率，文檔一體化管理體現(xiàn)了行政機關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息程度，整體優(yōu)勢明顯[2]。

2企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理現(xiàn)狀

根據(jù)當(dāng)前行政機關(guān)文案管理的具體要求，在整個工程中必須凸顯出管理的優(yōu)勢。企業(yè)行政管理有重要的意義，在實際文件落實的過程中，影響文檔一體化管理的因素較多，具體如下。2.1電子文件內(nèi)容變動大。電子文件是可以修改的，內(nèi)容變動大。文件修改后識別難度大，因此，把握原有的狀態(tài)難度比較大，根據(jù)文件類型和電子文件傳遞信息的類型等可知，需要做好元件的界定工作。電子文件在眾多的電子計算機上顯示后，便于進行保存。在操作過程中需要提前進行系統(tǒng)識別，此外，元件和復(fù)印件的種類多，在文件保存的過程中需要適應(yīng)新的環(huán)境。文件的長期保存需要掌握固定類型，結(jié)構(gòu)和格式等可能出現(xiàn)變動，電子文件不再是固定的形式，結(jié)合存儲載體和文件類型模式等，提前進行分辨。2.2電子檔案管理人才匱乏。對電子文件、電子文檔以及歸檔后的文案進行管理，需要工作人員掌握系統(tǒng)的實際類型。電子檔案管理需要人才支持，在信息收集、積累和整理的過程中，對企事業(yè)機關(guān)的具體管理有嚴格的要求，但是部分工作人員相關(guān)知識缺乏，導(dǎo)致整體管理現(xiàn)狀不容樂觀。2.3管理軟件有局限性。當(dāng)前在系統(tǒng)軟件管理的過程中，可能存在手工文件，增加了難度。結(jié)合一體化管理系統(tǒng)和其他要求等，可能存在重復(fù)性或者檔案不統(tǒng)一的現(xiàn)象。在智能性分析的基礎(chǔ)上，如何進行安全評估很重要，軟件本身有局限性，導(dǎo)致檢索質(zhì)量差。2.4缺少統(tǒng)一的標準。長期以來，文件工作和檔案工作等采用的是分開管理模式，文件的類型比較多，在一體化實施中，需要掌握實際類型，如果存在管理難度大的情況，則發(fā)揮現(xiàn)有標準模式的標準作用，提升檔案服務(wù)能力。但是在實施過程中存在缺少統(tǒng)一標準的現(xiàn)象，管理難度大。

3做好企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)工作的措施

編者按：文檔一體化是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)。公文又是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。本文通過分析文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性研究，并制定出提高案卷質(zhì)量、實施“以我為主”的立卷歸檔原則以及以公文制發(fā)來達到檔案工作的規(guī)范化和標準化。

論文摘要：本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

編者按：本文主要從：文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性；公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)性前提；實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證幾個方面進行論述。其中，主要包括：國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞、文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程、文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了、我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化等。具體材料請詳見。

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

當(dāng)今世界已步入信息網(wǎng)絡(luò)時代，科學(xué)與技術(shù)革命深刻地改變著整個人類社會的生存方式和思維方式。計算機硬件和軟件的不斷更新，信息網(wǎng)絡(luò)的開通，為新世紀的辦公自動化發(fā)展提供了極好的環(huán)境和機遇。為適應(yīng)這一新的形勢，檔案界提出了“文檔一體化”的管理模式。

1文檔一體化是機關(guān)實現(xiàn)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)在要求文件與檔案是同一事物的兩個不同發(fā)展階段，文件與檔案同源一體。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量關(guān)系著檔案工作的質(zhì)量，沒有文書工作就沒有檔案管理工作。檔案產(chǎn)生于文書部門，是將具有保存價值的文件資料經(jīng)過立卷歸檔轉(zhuǎn)化來的，它們是檔案的前身和源泉。檔案是文書的變體、精華和歸宿。所以，文件管理和檔案管理的物質(zhì)對象是一致和統(tǒng)一的，二者具有內(nèi)在的密切聯(lián)系，是文件與檔案實現(xiàn)一體化管理的理論基礎(chǔ)。

文檔一體化歷來是檔案界改革的熱門話題，特別是八十年代以來，檔案工作者立足于系統(tǒng)理論的應(yīng)用，借鑒西方文件與檔案一體管理的模式，從理論上明確提出了文檔一體化的可行性發(fā)展思路，并且斷言:文檔一體化是機關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢。這種預(yù)言正隨著二十世紀九十年代中期以來迅猛發(fā)展的機關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化逐步成為現(xiàn)實，不斷為人們所接受。這是因為以往的文件管理與檔案管理的分流，已不能適應(yīng)機關(guān)信息共享和管理信息網(wǎng)絡(luò)化的要求。比較而言，文檔一體化的管理方法更具有科學(xué)性和可操作性，同時，機構(gòu)改革后機關(guān)在減員增效的要求下，人們只能去尋求科學(xué)的管理方法，以提高工作效率。今天，人們正從機關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息共享和效能建設(shè)的視角，再次關(guān)注文檔一體化和機關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢。

2文檔一體化與機關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化互為條件互為補充

所謂“文檔一體化”就是將文件管理與檔案管理納入一個網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)，特別是計算機管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每個環(huán)節(jié)上，尤其是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，都能體現(xiàn)檔案工作的要求，使文檔實體一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實現(xiàn)文秘工作與檔案工作規(guī)范化銜接和信息共亡當(dāng)毛矜。

2.1文秘工作與檔案工作規(guī)范街接是提高檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

摘要：文檔一體化，是將文書處理與檔案管理這兩項既聯(lián)系又區(qū)別、既獨立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。本文在分析了文檔一體化管理理論基礎(chǔ)、主要特點及現(xiàn)實意義基礎(chǔ)上，就如何促進文檔一體化提出相應(yīng)對策建議，對豐富文檔一體化理論、促進文檔一體化理論實踐具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案；文檔一體化；信息化管理

1概述

隨著計算機信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，以及辦公自動化（OA）系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，文書檔案立卷模式發(fā)生了深刻變化，文書檔案工作一體化日益受到青睞。文檔一體化，就是將文書處理與檔案管理這兩項既聯(lián)系又區(qū)別、既獨立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。在實踐中，文書處理需要交擬、撰稿、核稿、簽發(fā)、繕校、用印等多道環(huán)節(jié)，文書處理應(yīng)遵循其形成過程，把好每一個環(huán)節(jié)，把好質(zhì)量關(guān)，并將辦結(jié)的文書及時輸入計算機，實現(xiàn)規(guī)范、統(tǒng)一管理，為文書立卷歸檔奠定扎實基礎(chǔ)。文檔一體化管理模式下，檔案正是從文書轉(zhuǎn)化而來，將應(yīng)歸檔文書通過計算機信息技術(shù)進行篩選、立卷、整理、編目、檢索，實現(xiàn)了真正意義上的文檔一體化管理。

1文檔一體化理論基礎(chǔ)

文檔一體化伴隨著計算機信息技術(shù)的誕生發(fā)展，以及檔案理論研究的深入而逐漸興起，有著科學(xué)的理論基礎(chǔ)。1.1文件生命周期論。1940年，美國檔案學(xué)家布魯斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英國檔案學(xué)者在布魯斯的基礎(chǔ)上，將“文件生命周期”劃分為“現(xiàn)行文件—暫時保存—永久保存”“三階段”；1983年，前美國檔案局長羅茲將“文件生命周期”劃分為“文件形成—利用和保護—鑒定選擇—檔案管理”四階段。文檔一體化成為“四階段”理論的生動實踐探索。1.2前端控制論。所謂前端控制，是指計算機技術(shù)應(yīng)用于形成的電子文件中，從電子文件形成之始或之前便進行有效管理，直至文件進入歸檔環(huán)節(jié)，全過程進行規(guī)劃管理。前端控制理論是在電子文件產(chǎn)生后給檔案管理工作流程及內(nèi)容變化提出的新論斷，體現(xiàn)了在文件處理與檔案管理全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想。1.3后保管論。1981年，美國檔案學(xué)家漢姆首次提出“后保管”理論。信息革命的到來，決定檔案工作的社會記錄、利用、存儲信息方式發(fā)生了深刻變化，促進了檔案管理步入了“后保管時代”。1996年，加拿大檔案學(xué)者庫克系統(tǒng)闡述了“后保管模式”，提出檔案管理從關(guān)注實體文件逐步向文件、文件形成及過程的目的、意義、聯(lián)系、關(guān)系、智能的關(guān)注，透視出新時期文件處理與檔案管理的有機聯(lián)系。