導(dǎo)語：如何才能寫好一篇企業(yè)檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.前端控制不到位

企業(yè)不重視科技檔案資料的收集，從而導(dǎo)致資料不全，且很多科技人員并沒有檔案意識，從而導(dǎo)致很多科技工作者在科研過程中，未對過程資料進(jìn)行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價值，認(rèn)為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術(shù)資料需要保密為理由，在科研過程、科技獎勵之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時也做不到每個項目都能做到前端控制。

2.企業(yè)科技檔案制度不健全，全程控制不到位

科技檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒有真正實行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務(wù)下達(dá)應(yīng)該同步、文件材料形成與檢查進(jìn)度應(yīng)該同步、驗收鑒定技術(shù)與驗收鑒定成果應(yīng)該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報科技成果評獎應(yīng)該同步。由于“四同步”沒有真正的實現(xiàn)，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導(dǎo)致了科技檔案管理工作中的主動性不足。

3.未對科技檔案實施信息化管理

計算機(jī)信息化管理的主要內(nèi)容是將科技檔案信息用數(shù)字的方式保留，并以網(wǎng)絡(luò)為紐帶進(jìn)行集中管理，因此，其具有多種優(yōu)勢，比如收藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化以及資源共享化等。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展。我國對科技檔案進(jìn)行計算機(jī)管理的模式已經(jīng)逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用直接說明對科技檔案管理的數(shù)字化趨勢已經(jīng)無法改變。不過，在現(xiàn)實中，部分企業(yè)對科技檔案進(jìn)行管理的過程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計算機(jī)管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問題，比如建設(shè)數(shù)據(jù)庫或者網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標(biāo)準(zhǔn)等。

4.科技檔案的利用率較低

對于企業(yè)檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過記錄企業(yè)的建設(shè)及生產(chǎn)情況，如實反映了單位的具體活動。因此，科學(xué)合理的利用科技檔案，可以為企業(yè)創(chuàng)造出無形生產(chǎn)力。對此，科技檔案需要進(jìn)一步強(qiáng)化其資源的利用與開發(fā)力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務(wù)于企業(yè)的改革和發(fā)展。而現(xiàn)階段，對科技檔案的可發(fā)與利用中，還存在比較多的問題，如思想落后、服務(wù)過于被動、未對靜態(tài)檔案進(jìn)行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業(yè)各個部門之間的需求。

二、加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作

1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序

科技檔案是科研課題研究的全過程的反映，因此要實現(xiàn)科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結(jié)合科技檔案管理工作與計劃管理、成果管理、課題管理之間的關(guān)系，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規(guī)律進(jìn)行掌握，實現(xiàn)對科技檔案的全程管理原則。

2.提高企業(yè)科技人員的科技檔案歸檔意識

科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進(jìn)行科技檔案工作培訓(xùn)，通過培訓(xùn)強(qiáng)調(diào)科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過程中遇到的問題，宣傳科技檔案管理最新規(guī)章制度，將科技檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。

3.徹底落實科技檔案的數(shù)字化管理

要想使科技檔案的管理模式由最為傳統(tǒng)的方式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代管理，最為有效的方法則是實施數(shù)字化管理，而且數(shù)字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統(tǒng)的庫房式管理方式。數(shù)字化管理通過采用高科技的數(shù)字化存儲及時，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計算機(jī)管理實現(xiàn)高水平，就需要進(jìn)一步增強(qiáng)科技檔案管理的硬件及軟件設(shè)備，結(jié)合現(xiàn)有的多媒體技術(shù)，對科技檔案進(jìn)行綜合管理，從而提高工作效率。要實現(xiàn)檔案格式標(biāo)準(zhǔn)化，就要保證其標(biāo)準(zhǔn)程度和國家標(biāo)準(zhǔn)相一致，備份數(shù)據(jù)庫、采用正版軟件以及限制用戶權(quán)限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計算機(jī)知識，可以準(zhǔn)確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業(yè)只有多引進(jìn)適合形式發(fā)展的檔案專業(yè)人才，才能確?？萍紮n案數(shù)字化管理工作更加完善。

4.完善企業(yè)檔案編研工作

對科技檔案進(jìn)行管理，就要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)對其的實際要求，檔案管理人員需要結(jié)合工作內(nèi)容編制相應(yīng)的檢索工具。近年來，社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使檔案種類及內(nèi)容等變得逐漸多樣化、豐富化。對于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應(yīng)的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責(zé)任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化，能夠全面反映相關(guān)情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過程中實現(xiàn)其作用，并將各種意見及要求如實反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。

5.提高科技檔案的利用率

對科技檔案進(jìn)行管理的過程中，務(wù)必要考慮其開發(fā)利用問題。對于企業(yè)而言，檔案如何開發(fā)利用，具有一定的意義及價值。當(dāng)前情況下，我國的檔案管理工作大多處于傳統(tǒng)手工階段，并沒有充分結(jié)合日益先進(jìn)的信息技術(shù)，因此在管理、查閱的過程中耗時耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進(jìn)了計算機(jī)管理設(shè)備，但適用范圍狹窄，檔案數(shù)字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實際工作中，只有將檔案網(wǎng)站的作用真正的發(fā)揮出來，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因為企業(yè)科技檔案管理中，包含諸多學(xué)術(shù)成果，信息含量較大，存在眾多的知識產(chǎn)權(quán)，由此說明，企業(yè)科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業(yè)科技檔案進(jìn)行利用的過程中，要注意保護(hù)他人的知識產(chǎn)權(quán)與勞動成果，防止侵權(quán)現(xiàn)象發(fā)生，這樣才能做到正確利用科技檔案。

三、結(jié)論

篇2

1.集中管理模式形態(tài)民營企業(yè)檔案集中管理模式，則是民營企業(yè)在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對企業(yè)自身所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理。集中化的民營企業(yè)檔案管理，能夠?qū)ζ髽I(yè)自身的檔案進(jìn)行妥善、科學(xué)地整理、儲存、調(diào)用。因此集中化的民營企業(yè)檔案管理具有以下優(yōu)勢：首先，民營企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)擁有較為集中化的檔案管理權(quán)力，使得檔案管理得以統(tǒng)一化的指導(dǎo)，對于保證企業(yè)檔案的真實性、安全性有著重要的意義。其次，在集中化的檔案管理模式之下，民營企業(yè)檔案管理工作行成了一條流暢的程序，使得檔案管理中的各個環(huán)節(jié)都能夠順利進(jìn)行。最后，集中化的檔案管理使得企業(yè)可以制定一系列規(guī)范化的檔案管理制度，企業(yè)檔案能夠在規(guī)章制度的約束之下更為順利地進(jìn)行。

2.分布管理模式形態(tài)我國的民營企業(yè)中，許多企業(yè)都沒有足夠的能力實現(xiàn)集中化的檔案管理，這些企業(yè)，可以選擇分布管理模式，企業(yè)檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業(yè)檔案分級管理，而另一種則是企業(yè)檔案分散式管理。企業(yè)檔案的分級管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規(guī)模民營企業(yè)，也能夠適用于單一的小型民營企業(yè)。而企業(yè)檔案分散式管理，則是民營企業(yè)內(nèi)部不再設(shè)立集中的專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是讓企業(yè)內(nèi)部各個部門之間對自身所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節(jié)省了檔案管理中的諸多環(huán)節(jié)，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責(zé)明顯的特點，填補了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內(nèi)容劃分為兩種管理模式形態(tài)

1.單一管理模式形態(tài)民營企業(yè)檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營企業(yè)對檔案進(jìn)行自主管理、集中管理。而民營企業(yè)單一管理模式的本質(zhì)只是對企業(yè)檔案進(jìn)行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營企業(yè)，這時候的企業(yè)能力有限，還不足以對檔案信息進(jìn)行開發(fā)和大規(guī)模的運用。民營企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期選擇這一種檔案管理模式，能夠?qū)⑵髽I(yè)對檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業(yè)檔案完整性的前提之下，為企業(yè)節(jié)約更多的人力物力，使企業(yè)能夠有更多的機(jī)會致力于自身的發(fā)展。另外，除了創(chuàng)業(yè)初期的企業(yè)可以選擇這種管理模式之外，一些對于檔案信息的整合要求較低的民營企業(yè)也可以選擇這種管理模式，通過檔案管理的合理進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)自身的快速發(fā)展。

2.綜合管理模式形態(tài)企業(yè)檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎(chǔ)上，將檔案管理中的整理、保存以及情報整合、信息利用等功能全部發(fā)揮出來，實現(xiàn)民營企業(yè)檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，并且融入了大量的現(xiàn)代化管理技術(shù)、先進(jìn)的信息科學(xué)等，使得企業(yè)能夠通過檔案管理，及時掌握經(jīng)濟(jì)發(fā)展、信息傳播中的先進(jìn)資源，不僅提高了企業(yè)檔案管理的積極性和實際效率，同時還為企業(yè)發(fā)展帶來了潛在的動力。企業(yè)檔案綜合管理模式所針對的不僅僅是紙質(zhì)文件，企業(yè)所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對信息化的檔案資源，建立起一個包含豐富檔案信息的企業(yè)檔案管理中心，聘用專業(yè)化的管理者，運用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理經(jīng)驗對其進(jìn)行管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態(tài)

1.檔案實體管理模式形態(tài)企業(yè)檔案管理中，最為基礎(chǔ)的就是檔案實體管理。這種管理模式中所包含的內(nèi)容必須最為全面，企業(yè)發(fā)展中所產(chǎn)生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實體管理過程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個環(huán)節(jié)中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調(diào)用檔案信息時，能夠得到真實、完整的檔案。在過去的企業(yè)檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業(yè)檔案的實體，這時由于受到科學(xué)技術(shù)、管理理念等各方面的限制，企業(yè)檔案的內(nèi)容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業(yè)檔案一旦出現(xiàn)錯誤、遺失、疏漏，將會嚴(yán)重影響檔案的真實性、可靠性與安全性。因此，企業(yè)投入大量的人力物力去建設(shè)專門的機(jī)構(gòu)來對企業(yè)檔案進(jìn)行妥善的管理。

2.檔案信息資源管理模式形態(tài)隨著社會文化與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會進(jìn)入了信息時代，信息的觀念逐漸地進(jìn)入了人們的思想，而信息資源的管理理念也在不斷地影響著企業(yè)檔案管理者，再加之我國政府加大了對企業(yè)檔案信息資源的重視程度，企業(yè)對于檔案管理的重點由原本的檔案實體管理逐漸地向檔案信息資源管理進(jìn)行轉(zhuǎn)移。在檔案信息資源管理模式之下，企業(yè)檔案的內(nèi)容不再完全依賴于檔案實體，而是通過檔案管理者對檔案實體進(jìn)行加工，得到檔案信息資源，并對其進(jìn)行整理、保管和利用。這種檔案管理模式不再依賴于紙質(zhì)的檔案信息載體，而是需要先進(jìn)的信息技術(shù)和專業(yè)化的操作手段。隨著大量的企業(yè)加快了檔案信息資源管理的腳步，在企業(yè)檔案信息庫中，企業(yè)的檔案信息越來越豐富，這不僅更有利于企業(yè)自身的檔案管理工作，節(jié)約檔案管理空間，更有利于實現(xiàn)企業(yè)之間的檔案信息資源共享，加快了企業(yè)之間的信息交流，形成更為透明化的企業(yè)發(fā)展環(huán)境。在這種檔案管理模式之下，民營企業(yè)獲得了更大的發(fā)展機(jī)遇，得到了更多的參與市場競爭的機(jī)會。

篇3

關(guān)鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理

一、會計檔案管理的內(nèi)容

根據(jù)最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應(yīng)該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務(wù)、報表等全部會計人員產(chǎn)生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。

二、會計檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

目前，全國各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個大城市建設(shè)時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開通進(jìn)行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門工作重點在現(xiàn)場，確保工程質(zhì)量安全與進(jìn)度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規(guī)章規(guī)定，但實際執(zhí)行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因為事務(wù)所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進(jìn)項發(fā)票底聯(lián)等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴(yán)重影響項目竣工財務(wù)決算與國家驗收。會計檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠(yuǎn)，經(jīng)過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案管理機(jī)構(gòu)，但現(xiàn)實情況是很多公司因各種原因，財務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務(wù)部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務(wù)所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進(jìn)行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說明領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據(jù)財務(wù)部門內(nèi)部分工慣例，會計檔案管理一般都設(shè)有財務(wù)部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財務(wù)制度流程不太完善，會計核算也不太規(guī)范，財務(wù)人員平花費大量時間與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務(wù)所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數(shù)企業(yè)對于財務(wù)信息化投入較大，沒有信息化建設(shè)，財務(wù)管理無法有效進(jìn)行對于會計檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進(jìn)行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發(fā)展與進(jìn)步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務(wù)所審計對公司財務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會計報表層面，并不會過多關(guān)注會計管理細(xì)節(jié)，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務(wù)所要求的會計資料即可，事務(wù)所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經(jīng)辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設(shè)項目最后一環(huán)就是項目竣工驗收。目前，根據(jù)國家驗收標(biāo)準(zhǔn)有十三項專業(yè)驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關(guān)注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標(biāo)、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關(guān)注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。

三、會計檔案管理不完善造成的影響

會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務(wù)管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經(jīng)辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進(jìn)行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風(fēng)險大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應(yīng)對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導(dǎo)致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認(rèn)為公司不配合審計工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項目作為關(guān)系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復(fù)。如果日常會計檔案管理沒有規(guī)范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務(wù)決算。

四、關(guān)于完善會計檔案管理的建議

針對會計檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強(qiáng)。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環(huán)節(jié)，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，把流程做細(xì)，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時點。當(dāng)然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當(dāng)作會計工作的最終目標(biāo)，然后按流程倒推給每個環(huán)節(jié)設(shè)置時間節(jié)點，且這個時間節(jié)點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強(qiáng)全過程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當(dāng)作標(biāo)桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長，設(shè)計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進(jìn)行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢是財務(wù)共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲平臺等技術(shù)手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎(chǔ)。

作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團(tuán)有限公司

參考文獻(xiàn)：

[1]財政部.會計檔案管理辦法.中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號，2016.

[2]財政部.企業(yè)會計信息化工作規(guī)范.財政部財會[2013]20號，2014.

[3]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本.中國檔案，2015（02）.

[4]張育強(qiáng).財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作探究.會計之友，2010（12）.

[5]孫紅雁，邱明東，王櫻華.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理.商業(yè)會計，2012（10）.

[6]楊茜雅.電子會計檔案實現(xiàn)機(jī)制研究.檔案學(xué)研究，2015（02）.

篇4

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；招標(biāo)采購；檔案管理

進(jìn)行電力建設(shè)過程中，需要及時的進(jìn)行項目采購，確保降低建設(shè)成本，保障電力項目的建設(shè)質(zhì)量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現(xiàn)挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學(xué)的對招標(biāo)采購資源進(jìn)行分配，然后嚴(yán)格監(jiān)管采購成本，把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招標(biāo)采購檔案管理中所存在的問題分析

1.管理規(guī)范中的問題分析

對電力企業(yè)的建設(shè)項目進(jìn)行招標(biāo)和采購，就是要各個供應(yīng)商在公平競爭的情況下，把電力建設(shè)中需要使用的多種物資，利用投標(biāo)和招標(biāo)的方式進(jìn)行購買，其優(yōu)勢就是市場透明公開，電力企業(yè)可以獲得價格便宜，質(zhì)量有保證的建設(shè)物資，在我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的情況下，招標(biāo)采購事業(yè)也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監(jiān)管規(guī)范存在很多漏洞。采購和招標(biāo)都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發(fā)展發(fā)現(xiàn)中提出問題，然后予以解決，對該制度進(jìn)一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業(yè)進(jìn)行招標(biāo)前，一定要先設(shè)置嚴(yán)格的規(guī)范制度，這樣才能很好的對其行為進(jìn)行約束。由于企業(yè)沒有系統(tǒng)的招標(biāo)方式，因此導(dǎo)致采購流程隨意，少部分企業(yè)有嚴(yán)格的規(guī)范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現(xiàn)。很多招標(biāo)行為都是暗箱操作，導(dǎo)致項目不能正常建設(shè)。除此之外，一些招標(biāo)部門管理職能劃分不清，監(jiān)管工作不到位，再加上監(jiān)管人員配合不默契，招標(biāo)期限一拖再拖，因此必須完善招標(biāo)采購的監(jiān)督機(jī)制。

2.審查制度存在問題

在招標(biāo)的審查工作中，供應(yīng)和編碼是主要問題。第一，項目和需要的物品編碼不匹配，而對物資監(jiān)管中，也沒有一個相對統(tǒng)一的程序。第二點，少部分企業(yè)得到物資后，需要驗證物資的質(zhì)量，但是企業(yè)內(nèi)部在這方面并沒有資質(zhì)，但是還是進(jìn)行驗證，導(dǎo)致物資質(zhì)量級別不符合要求。除此之外，大部分企業(yè)都沒有認(rèn)識到審查的重要性，實施招標(biāo)前沒有進(jìn)行調(diào)查分析，物資的種類、質(zhì)量情況，以及單價都不了解，這樣沒有標(biāo)底的招標(biāo)很容易被太高招標(biāo)價格，不利于企業(yè)的發(fā)展。

3.人員管理方面的問題

由于對人員監(jiān)管不力，致使虛假招標(biāo)情況層出不窮，如果預(yù)先確定了中標(biāo)者，那么招標(biāo)方會單方面提高招標(biāo)的條件，進(jìn)而排擠其他的競爭對手，除此之外，一些招標(biāo)人員和招標(biāo)方串通一氣，利用陪標(biāo)進(jìn)行競爭，極大的損害了第三方的利益。進(jìn)行評價時，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個可操作的定量化依據(jù)。部分評標(biāo)人員違背了公平原則，只是迎合項目企業(yè)提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。

二、電力企業(yè)建設(shè)中招標(biāo)采購檔案管理的對策分析

1.對選擇程序進(jìn)行完善

供應(yīng)方對于電力企業(yè)的建設(shè)很重要，直接影響企業(yè)項目的質(zhì)量。采購的物資方是企業(yè)的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應(yīng)方為企業(yè)提供可靠的資源，其有分享利益的權(quán)力，但是也要承擔(dān)一部分建設(shè)風(fēng)險。因此電力企業(yè)在選擇時要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，在合作前對工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動的執(zhí)行方式，優(yōu)化操作流程。確定供應(yīng)方前，應(yīng)該對所有企業(yè)都采取一視同仁的態(tài)度，提供一個公平競爭的平臺，以市場為導(dǎo)向，主要降低采購成本。確定供應(yīng)方數(shù)量時，可以結(jié)合企業(yè)的實際情況，然后對建設(shè)風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經(jīng)費，讓企業(yè)利益最大化。

2.完善合同監(jiān)管工作

在擬定建設(shè)合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協(xié)商中，然后對采購流程進(jìn)行確定，如果現(xiàn)有流程存在問題，就是提出和修正。對驗證人員、評判規(guī)則和驗證方法都要仔細(xì)商榷，如果有不利的情況及時提出，避免成為既定事實[1]。在執(zhí)行建設(shè)項目時，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預(yù)先規(guī)定好，增加一些有約束力的條款，對制造商的級別，以及分包資質(zhì)都要進(jìn)行合理約束。進(jìn)行協(xié)商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設(shè)資金的分配[2]。形成合同的時候，采購企業(yè)的人員應(yīng)當(dāng)對信息途徑進(jìn)行擴(kuò)展，掌握越多對企業(yè)有利的信息越好，對于合同中有關(guān)關(guān)鍵技術(shù)的條款，采購人員要格外的重視，避免項目業(yè)主利用這些條款來約束電力企業(yè)。簽訂合同人員要和項目設(shè)計人員進(jìn)行溝通，對服務(wù)的種類，服務(wù)的要素、采購期限，以及施工單價進(jìn)行了解，對各種風(fēng)險因素進(jìn)行衡量[3]，做好一切的準(zhǔn)備和防范措施?？偠灾?，在進(jìn)行合同簽署中，必須全程進(jìn)行有效的合同監(jiān)督，確保電力企業(yè)的合法權(quán)益。進(jìn)行物資采購過程中，先檢查物資的質(zhì)量情況，如果發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量隱患，應(yīng)該立即提出，不要隱瞞，通過協(xié)商進(jìn)行解決，堅決不能回避或視而不見。

3.加強(qiáng)人員管理

任何工作和項目都是由人來完成的，人在這方面處于主導(dǎo)地位，如果相關(guān)崗位的人員沒有很高的職業(yè)素養(yǎng)，那么制定再合理的規(guī)章制度也會出現(xiàn)問題，為了避免中飽私囊、內(nèi)部人員和物資供應(yīng)者勾結(jié)等損害電力企業(yè)利益問題的發(fā)生，必須加強(qiáng)人員道德方面的學(xué)習(xí)，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業(yè)務(wù)骨干來擔(dān)當(dāng)，監(jiān)督人員部門也要做好監(jiān)督工作，切實把企業(yè)利益放到第一位。

三、總結(jié)

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，電力項目工程也逐漸增多，因此企業(yè)在這方面的投入也開始加大。在電力項目建設(shè)中招標(biāo)是有效的采購模式，如果招標(biāo)工作出現(xiàn)問題，將會直接影響電力設(shè)施的安全運行，相關(guān)的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設(shè)性的意見，切實做好本職工作。

作者:陳曉燕 單位:貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司物流服務(wù)中心

參考文獻(xiàn)

[1]王建軍.電力企業(yè)重點建設(shè)項目檔案工作“全過程”管理探索[J].檔案與建設(shè)，2014（，2）：78-80.

篇5

檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識，而先進(jìn)的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動，讓員工主動參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

2規(guī)范管理

建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時，要對于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應(yīng)的檢索目錄。

3信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個科學(xué)的檔案信息管理平臺，可以實現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實現(xiàn)了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個部門對檔案資料的需求。

5結(jié)束語

篇6

檔案管理工作的開展與施工企業(yè)的日常運營管理有著密切的管理，企業(yè)管理者要重視當(dāng)昂管理工作的開展，并且將檔案管理工作納入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略層面上予以重視。在生產(chǎn)經(jīng)營中，工程管理部門要組建專門對工程檔案管理的隊伍，對于工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，并且指派專人負(fù)責(zé)專項檔案管理工作。建筑企業(yè)管理者要對于相關(guān)的管理制度進(jìn)行不斷的完善，并且構(gòu)建一套科學(xué)的檔案管理組織，通過落實不同崗位的職責(zé)和權(quán)限，層層把關(guān)的保證檔案管理工作質(zhì)量。在日常檔案管理工作開展的過程中，管理者也要通過定期舉辦會議，并且制定和落實工作任務(wù)計劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。

2加強(qiáng)宣傳

檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識，而先進(jìn)的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動，讓員工主動參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

3規(guī)范管理

在開展檔案管理工作時，要對于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應(yīng)的檢索目錄。

4信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個科學(xué)的檔案信息管理平臺，可以實現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實現(xiàn)了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

5做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個部門對檔案資料的需求。

6結(jié)束語

篇7

1.1檔案是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)和依據(jù)，并服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)

檔案記錄著企業(yè)的成長，是企業(yè)發(fā)展的歷史長卷，記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史，包含著企業(yè)發(fā)展過程中做形成的價值觀念、經(jīng)營哲學(xué)和拼搏奮進(jìn)的精神取向，而這些都是企業(yè)的文化建設(shè)的前提和依據(jù)。企業(yè)檔案的有效管理為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn)和各種有效資料和素材，可為新時期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業(yè)良好的形象。而企業(yè)文化也是以檔案為依托，企業(yè)文化以檔案形式為表現(xiàn)，檔案多年的文化沉淀形成了企業(yè)文化，可以說，企業(yè)文化的建設(shè)離開企業(yè)檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進(jìn)。

1.2企業(yè)文化的發(fā)展也影響著企業(yè)檔案收集整理和鑒定工作

企業(yè)文化作為整個企業(yè)的精神和靈魂所在，體現(xiàn)了企業(yè)的個性特征和獨特魅力，是企業(yè)管理活動的重要組成部分，指導(dǎo)著企業(yè)發(fā)展的方向。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業(yè)的發(fā)展需要。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)文化也會隨之不斷地完善，企業(yè)文化所體現(xiàn)出的價值取向的改變和發(fā)展也影響著檔案管理工作，也就是說企業(yè)文化若發(fā)生變化，企業(yè)員工受到企業(yè)文化的影響，在收集和整理企業(yè)檔案過程中，對企業(yè)檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發(fā)生相應(yīng)變化。

1.3二者對企業(yè)的發(fā)展有著相同之處

企業(yè)檔案管理和企業(yè)的文化建設(shè)都共同服務(wù)于企業(yè)管理工作，是企業(yè)管理工作的組成部分，他們共同致力于引導(dǎo)企業(yè)員工形成積極的價值取向，共同影響著企業(yè)的決策方向，對企業(yè)的發(fā)展有著推動作用。

2檔案管理對企業(yè)文化的作用和功能

2.1檔案管理工作促進(jìn)了企業(yè)文化發(fā)展

企業(yè)檔案在企業(yè)的文化建設(shè)中體現(xiàn)了重要的價值和作用。首先，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的成長史，是企業(yè)發(fā)展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現(xiàn)著企業(yè)成長的點滴，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源和精神財富。其次，企業(yè)檔案突出了企業(yè)文化與眾不同的特色，使企業(yè)文化個性的塑造更具針對性。每個企業(yè)的發(fā)展，都有著自身與眾不同的發(fā)展過程，檔案沉淀著不同企業(yè)的不同的文化精髓，繼承者本企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此，各企業(yè)文化形成也各具特色，可以說企業(yè)的個性設(shè)計和形象塑造都離不開企業(yè)的檔案工作。最后，企業(yè)檔案為企業(yè)員工的文化教育培訓(xùn)工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業(yè)寶貴的精神財富，企業(yè)檔案最真實的記錄了企業(yè)在發(fā)展過程中的相關(guān)資料，如企業(yè)財務(wù)、材料工藝、經(jīng)營狀況、文化建設(shè)等等重要內(nèi)容，為企業(yè)對員工培訓(xùn)和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質(zhì)，調(diào)動了員工的積極性，增加員工對企業(yè)的熱愛。

2.2企業(yè)檔案與企業(yè)文化具有相同的功能

他們工作服務(wù)于企業(yè)管理工作，是文化與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的產(chǎn)物，共同組成企業(yè)的精神文明建設(shè)，企業(yè)檔案對企業(yè)文化具有以下功能：a.導(dǎo)向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導(dǎo)到企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)上來，因此企業(yè)檔案對企業(yè)文化具有導(dǎo)向功能。b.約束功能，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的一部分，是企業(yè)的一種無形的文化力量，企業(yè)檔案的收集影響著企業(yè)文化的建設(shè)，并影響著企業(yè)的價值觀、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范等，企業(yè)檔案和企業(yè)文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現(xiàn)企業(yè)文化，同時融合職工的思想、行為，使之達(dá)成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進(jìn)企業(yè)文化，得到員工認(rèn)同并凝聚人心，團(tuán)結(jié)員工，使員工有歸屬感，從而使員工團(tuán)結(jié)一心，共同為企業(yè)發(fā)展而奮斗。e.輻射功能，企業(yè)檔案使企業(yè)形成不同的企業(yè)文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。

3如何有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理在文化建設(shè)中的作用

首先，做好檔案的收集工作，企業(yè)檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)檔案發(fā)揮作用的前提條件。檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，內(nèi)容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規(guī)范檔案管理，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和工作方式，增強(qiáng)管理人員的管理意識，重視企業(yè)各種檔案管理技術(shù)的開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案的信息化管理，要充分利用當(dāng)達(dá)的電子信息技術(shù)，提高管理效果和工作效率。積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，使檔案管理工作更專業(yè)化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業(yè)檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進(jìn)行反饋，而企業(yè)是由每一個員工的辛勤勞動構(gòu)成的，因此員工有權(quán)利了解企業(yè)檔案的內(nèi)容。要加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的透明度，是企業(yè)的每一個員工都能定期的了解到企業(yè)檔案和企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。員工在了解的相關(guān)信息后對企業(yè)的信任度加強(qiáng)，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現(xiàn)檔案管理工作對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和員工利益最大化服務(wù)。

4總結(jié)

篇8

企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實施是繼制定企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之后的延伸，是企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略的實現(xiàn)步驟。要順利推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實施，必須明確以下三個問題[1]。

1.1戰(zhàn)略實施與戰(zhàn)略制定的區(qū)別

戰(zhàn)略實施與戰(zhàn)略制定不同，具有自身的特性。企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實施最根本的特性就是以行動為導(dǎo)向，以實現(xiàn)目的為最終價值。

1.2企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實施的任務(wù)構(gòu)成

企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實施是其戰(zhàn)略管理過程中的行動階段，它要求將選定的企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略加以細(xì)化，并制定出實施所需的各項措施并付諸實施。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實施的任務(wù)構(gòu)成應(yīng)包括以下具體內(nèi)容：制定企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實施計劃；建立相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)；按企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略要求配置各項資源；實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略的政策與程序支撐；根據(jù)企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略要求，完成對業(yè)務(wù)流程的再造；建立相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)制；營造工作環(huán)境與氛圍等。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實施的任務(wù)可以歸納為一點，就是如何確保企業(yè)檔案信息化的運作方式與企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略成功的必要條件達(dá)到協(xié)調(diào)一致。

1.3企業(yè)檔案信息化的模式選擇

企業(yè)檔案信息化可有多種模式選擇，不同的模式會對企業(yè)檔案信息化產(chǎn)生不同的影響。每一種模式都有其特定的適用范圍，正確選擇企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實施模式，對于企業(yè)檔案信息化的順利完成至關(guān)重要。參照企業(yè)戰(zhàn)略實施的可選模式，企業(yè)檔案信息化可以參考以下五種實施模式：

（1）指揮型模式。

指揮型模式強(qiáng)調(diào)自上而下的強(qiáng)力推行，該模式可以有效確保戰(zhàn)略的實現(xiàn)，但是會造成具體實施人員主動性與創(chuàng)造性缺失。

（2）變革型模式。

即強(qiáng)調(diào)組織體系與業(yè)務(wù)流程的再造，但再造的組織體系與業(yè)務(wù)流程容易造成既定戰(zhàn)略邊緣化。

（3）合作型模式。

強(qiáng)調(diào)相關(guān)部門與人員的集體醞釀與配合，對于多數(shù)情況而言，該模式相對可行性高。

（4）文化型模式。

即運用企業(yè)文化等柔性力量來保證戰(zhàn)略的順利實施，有利于統(tǒng)一思想和行動，但容易造成管理制度等硬性規(guī)范力量的作用弱化。

（5）增長型模式。

強(qiáng)調(diào)自下而上的建設(shè)方式，以底層的力量來推動戰(zhàn)略的順利實施。所以，根據(jù)企業(yè)檔案信息化實際情況與特點來綜合考慮各種模式的利弊，做到各種可選模式的靈活、綜合運用，盡最大力量趨利避害。

2企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實施的組織保障與物質(zhì)基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，需要組織體系與物質(zhì)基礎(chǔ)的有力支持。組織保障與物質(zhì)基礎(chǔ)缺一不可，組織保障用以理順企業(yè)檔案信息化過程中各相關(guān)部門的職能關(guān)系，確保企業(yè)檔案信息化順利進(jìn)行：物質(zhì)基礎(chǔ)則為企業(yè)檔案信息化提供資源保障，包括資金的投入與各種戰(zhàn)略資源的配置等。

2.1企業(yè)檔案信息化的組織保障

企業(yè)檔案信息化的組織保障就要以企業(yè)檔案信息化的實施為最終指向，聚攏相關(guān)部門的職能，建立起多頭協(xié)調(diào)的組織機(jī)制，用以確保企業(yè)檔案信息化的組織體系科學(xué)高效。優(yōu)化的組織體系的建立，對于推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的順利進(jìn)行具有重要意義。

2.2企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)主要包括優(yōu)化的投入結(jié)構(gòu)與各類資源的最佳配置，二者決定了企業(yè)檔案信息化物質(zhì)基礎(chǔ)的優(yōu)劣。企業(yè)檔案信息化需要合理結(jié)構(gòu)的投入。軟件與硬件是企業(yè)檔案信息化的兩根柱石，共同支撐起企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)平臺。。在這種情況下，及時使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和產(chǎn)品，在適當(dāng)維持對硬件系統(tǒng)投入的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的投入是值得考慮的問題。

人力資源、信息資源、技術(shù)資源等各類相關(guān)資源的配置同樣構(gòu)成了企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案信息化過程中，要做好各類相關(guān)資源的整合工作，加大開發(fā)力度，使信息資源建設(shè)轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案信息化的推動力。這就要求企業(yè)檔案信息化要充分認(rèn)識自身與資源配置之間的關(guān)系，要認(rèn)真做好相關(guān)資源的積累、配置、使用工作，保證各類資源與企業(yè)檔案信息化的匹配度，為企業(yè)檔案信息化提供良好的資源保障。

3企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實施的軟環(huán)境營造

軟環(huán)境是企業(yè)檔案信息化必需的配套環(huán)境之一。“軟環(huán)境”是相對“硬環(huán)境”而言的。“硬環(huán)境”，是指自然條件、地理位置、基礎(chǔ)設(shè)施等。而“軟環(huán)境”是指與企業(yè)檔案信息化相關(guān)的政策、政務(wù)、法制、文化和教育等人文環(huán)境。企業(yè)檔案信息化的開展意味著企業(yè)檔案工作原有的管理模式和行為模式的改變，為了確保企業(yè)檔案信息化順利實施，必須要有良好的軟環(huán)境支撐。對于企業(yè)檔案信息化而言，企業(yè)文化的培育與企業(yè)社會責(zé)任意識的強(qiáng)化是較易被忽視的兩個方面。因此，我們要充分認(rèn)識二者對于企業(yè)檔案信息化重要意義。這里，可以從培育良好的企業(yè)文化和強(qiáng)化企業(yè)的社會責(zé)任意識兩方面入手，努力營造良好的軟環(huán)境。

篇9

所謂企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，就是指借助計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段，運用信息化管理理念，對企業(yè)科技信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)利用?？梢?，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理，即通過掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等，將以紙質(zhì)、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統(tǒng)檔案，轉(zhuǎn)換成以計算機(jī)存儲設(shè)備保存的數(shù)字化檔案復(fù)制件；二是將在計算機(jī)等電子設(shè)備（包括數(shù)碼照像機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經(jīng)過歸檔形成可以數(shù)字化形態(tài)保管利用的電子檔案；三是數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即根據(jù)企業(yè)科技檔案的專業(yè)性、多樣性和成套性等特點，建立不同專業(yè)、不同種類、不同用途的科技檔案信息數(shù)據(jù)庫；四是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)檢索、傳輸、利用；五是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，即制定和實施統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有機(jī)銜接和科技檔案信息資源的交互共享。

二、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

隨著我國檔案信息化建設(shè)的全面開展，企業(yè)、尤其是大型集團(tuán)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的問題也逐漸顯現(xiàn)。

1．檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱

由于大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類規(guī)則定性不當(dāng)、部分二級類目設(shè)置欠科學(xué)等，給企業(yè)科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導(dǎo)致企業(yè)普遍存在科技檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱等問題。例如，目前企業(yè)檔案的分類整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的分類和整理規(guī)則已不適應(yīng)檔案信息化管理的需要，亟待進(jìn)行修訂和完善。

2．缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

企業(yè)科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求應(yīng)與企業(yè)文書檔案有所區(qū)別。由于我國的科技檔案信息化建設(shè)總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專業(yè)、甚至同一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構(gòu)，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的成本。

3．檔案信息資源整合不力

據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴(yán)重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的成效。

4．信息化建設(shè)人才極度匱乏

企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務(wù)、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員又不熟悉科技檔案動態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。

三、推進(jìn)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施

針對上述面臨的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面采取措施，進(jìn)一步推動企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1．加快信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不僅是社會信息化科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設(shè)必不可少的重要保障。為此，國家有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。一是在現(xiàn)有的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上，加快制定、修訂和完善有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加強(qiáng)信息化建設(shè)的通用標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。二是國家檔案行政管理部門應(yīng)會同國家工信、科技、標(biāo)準(zhǔn)管理部門盡快研究制定、修訂有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航；三是各行各業(yè)行政管理部門，應(yīng)根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點，研究制定各類企事業(yè)單位科技檔案信息化建設(shè)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)更加有規(guī)可依。

2．加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作

企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的構(gòu)成特點，加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)管理工作，使科技檔案管理分類科學(xué)、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應(yīng)遵循企業(yè)科技檔案形成的特點和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎(chǔ)。

3．整合信息資源進(jìn)行科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業(yè)性強(qiáng)的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類整合企業(yè)檔案信息資源，加強(qiáng)各專業(yè)、各項目相關(guān)的科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)筑牢基礎(chǔ)。

4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)

適用的檔案信息化管理系統(tǒng)是企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)取得實際成效的根本保障。盡管目前各種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件充斥市場，但一些大型企業(yè)卻很難找到完全適用于本企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)特殊需求的軟件產(chǎn)品。為此，大型企業(yè)集團(tuán)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，注重研發(fā)能突出本企業(yè)特殊需求、具有個性化功能的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發(fā)的能力，因此，大型企業(yè)有必要憑借自己的實力，與一些知名的軟件開發(fā)和信息化管理系統(tǒng)研發(fā)服務(wù)公司合作，借助社會上的專業(yè)技術(shù)力量，相互合作、自主創(chuàng)新，共同研發(fā)、構(gòu)建能滿足本企業(yè)信息化建設(shè)特殊需求的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。

篇10

一、服務(wù)質(zhì)量的含義和內(nèi)容

對于服務(wù)質(zhì)量的定義有很多,目前最常用的一個是指服務(wù)能夠滿足規(guī)定和潛在需求的特征和特性的綜合,是服務(wù)工作能夠滿足被服務(wù)者需求的程度,是企業(yè)為使目標(biāo)客戶滿意而提供的最低服務(wù)水平,也是企業(yè)保持這一預(yù)定服務(wù)水平的連貫性程度。①服務(wù)質(zhì)量是客戶感知的對象,比有形產(chǎn)品的質(zhì)量更難被客戶評價,因此,服務(wù)質(zhì)量既要有客觀方法加以制定和衡量,更要按客戶主觀的認(rèn)識加以衡量和檢驗,服務(wù)質(zhì)量的評價不僅要考慮服務(wù)的結(jié)果,而且涉及服務(wù)的過程。

服務(wù)質(zhì)量的內(nèi)容包括客戶接受的產(chǎn)出(what)和客戶接受的方式(how),即技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量。所謂技術(shù)質(zhì)量是指客戶從服務(wù)過程中所得到的東西,即服務(wù)的結(jié)果;功能質(zhì)量是指服務(wù)過程的質(zhì)量。②所以,要提高服務(wù)質(zhì)量,一方面要重視提高技術(shù)質(zhì)量,精心設(shè)計服務(wù)體系;另一方面要重視服務(wù)人員與客戶之間的接觸,加強(qiáng)服務(wù)過程的質(zhì)量管理。

二、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的含義和內(nèi)容

企業(yè)檔案信息服務(wù)是指從企業(yè)的實際情況出發(fā),以充分發(fā)揮檔案信息的作用、滿足利用者需求以及為企業(yè)效益服務(wù)為目標(biāo),根據(jù)企業(yè)信息用戶對檔案信息的需求,組織用戶獲取和利用檔案信息的工作。企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量是企業(yè)檔案信息服務(wù)能夠滿足用戶需求的特征和特性的綜合,是滿足用戶檔案信息需求的程度。其內(nèi)容同樣包括技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量,此處的技術(shù)質(zhì)量,主要指用戶從檔案信息服務(wù)中所得到的東西,比如檔案原件、各種編研成果等等;功能質(zhì)量是指企業(yè)檔案信息服務(wù)過程的質(zhì)量,如服務(wù)人員的理念、態(tài)度等等。

計劃經(jīng)濟(jì)時代,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營完全按照國家的計劃指令開展,企業(yè)沒有任何的生存壓力,使得原本具有重大價值的企業(yè)檔案變得毫無用武之地,企業(yè)檔案工作也備受冷落。然而,知識經(jīng)濟(jì)的興起,標(biāo)志著人類社會正在步入一個以智力資源為主要依托的時代,正如世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織(OEDC)報告對知識經(jīng)濟(jì)進(jìn)行的界定那樣,“知識經(jīng)濟(jì)是建立在知識和信息基礎(chǔ)之上的經(jīng)濟(jì),以知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用為直接依據(jù)的經(jīng)濟(jì),知識是提高生產(chǎn)率和實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)增長的驅(qū)動器”,③它將對我們的工作、生產(chǎn)、生活和思維方式等產(chǎn)生重大的影響。企業(yè)的檔案信息中,蘊藏著企業(yè)生存發(fā)展所需的大量知識,如何充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的重要作用,深入挖掘企業(yè)檔案信息所蘊含的大量知識,成為了企業(yè)檔案信息服務(wù)工作不可推卸的職責(zé),企業(yè)檔案信息服務(wù)工作質(zhì)量的高低,直接影響著企業(yè)檔案信息能否充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值,為企業(yè)的效益與競爭增加砝碼。如何提高企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量成為各企業(yè)共同關(guān)注的問題。

三、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量分析

1、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的影響因素

1982年,格羅魯斯首先提出客戶感知服務(wù)質(zhì)量的定義,即客戶對服務(wù)的期望與實際服務(wù)效益之間的比較。在服務(wù)行業(yè),通常將感知服務(wù)質(zhì)量的決定因素歸結(jié)為服務(wù)的可靠性、響應(yīng)性、保證性、移情性、有形性等五個方面。筆者認(rèn)為,作為企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)檔案信息服務(wù)與服務(wù)行業(yè)雖有種種差異,但二者在很多方面不乏相通之處,以上五個方面同樣是企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的影響因素。

(1)可靠性。對于服務(wù)行業(yè)而言,可靠性是指企業(yè)準(zhǔn)確地履行服務(wù)承諾的能力,客戶對服務(wù)承諾做出反應(yīng)并確認(rèn)服務(wù)組織當(dāng)初的承諾是否會兌現(xiàn)。對于企業(yè)檔案信息服務(wù)而言,我們的客戶即我們的用戶,既包括企業(yè)內(nèi)部的用戶,也包括企業(yè)外部的用戶。在知識經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊下,企業(yè)越來越意識到檔案信息的重要作用,投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、財?成立相關(guān)的服務(wù)部門,開展企業(yè)檔案信息服務(wù)活動。這其中,有些企業(yè)做得很成功,比如劍南春集團(tuán)等,檔案信息服務(wù)部門確實發(fā)揮了其應(yīng)有的作用,久而久之形成了需求——服務(wù)——用戶滿意——需求——服務(wù)……的良性循環(huán);然而,很多企業(yè),檔案信息服務(wù)轟轟烈烈地上馬,在服務(wù)過程中,需求——服務(wù)——用戶不滿——無需求……,最終只能是不了了之。二者結(jié)局不同的關(guān)鍵就在于,前者在服務(wù)過程中兌現(xiàn)了對用戶的承諾,實現(xiàn)了檔案信息服務(wù)的初衷,即服務(wù)具有較高的可靠性,服務(wù)質(zhì)量相對較高,后者在服務(wù)過程中,沒有滿足用戶的需求與期望,沒有兌現(xiàn)對用戶的承諾,檔案信息服務(wù)的價值沒有充分體現(xiàn)出來,因而導(dǎo)致服務(wù)可靠性較差,用戶所感知的服務(wù)質(zhì)量較差?？梢?可靠性是影響企業(yè)檔案信息服務(wù)的一個重要因素,服務(wù)可靠性越高,服務(wù)質(zhì)量則越好。

(2)響應(yīng)性和保證性。響應(yīng)性是指企業(yè)隨時準(zhǔn)備為客戶提供快捷、有效的服務(wù);保證性是指服務(wù)人員所具有的友好態(tài)度和勝任工作的能力。對于企業(yè)檔案信息服務(wù)來說,響應(yīng)性和保證性是指企業(yè)檔案信息服務(wù)人員具備正確、積極的態(tài)度,具有為用戶提供信息服務(wù)所需的知識和能力,能夠隨時為用戶提供準(zhǔn)確、有效、方便用戶獲取信息的服務(wù)。時代賦予了檔案工作新的內(nèi)涵,檔案工作者不再扮演簡單的“倉庫保管員的角色”,而是要讓用戶在這個信息爆炸的時代,方便快捷地獲取自己所需的有效信息。如果檔案信息服務(wù)工作者仍滿足于原有的知識結(jié)構(gòu),拘泥于以往的工作理念,沒有創(chuàng)新,沒有突破,企業(yè)檔案信息服務(wù)的響應(yīng)性和保證性將無從談起。較高的響應(yīng)性和較強(qiáng)的保證性是高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的決定性因素,是檔案信息服務(wù)得以蓬勃發(fā)展的強(qiáng)大推動力。

(3)移情性。企業(yè)要設(shè)身處地的為客戶著想,了解他們的實際需要并予以滿足,對客戶予以特別的關(guān)注。面對日益激烈的競爭,企業(yè)要在競爭中取勝,高質(zhì)量的服務(wù)越來越重要,服務(wù)的根本目的是滿足客戶的需求,所以企業(yè)必須從客戶的角度出發(fā),以客戶為中心,才可能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對于企業(yè)檔案信息服務(wù)來說,其客戶就是檔案利用者,檔案信息服務(wù)部門因為占有獨特的信息資源,所以其服務(wù)過程中不存在與他人的競爭,然而,如果我們忽視用戶的需求,只從自己——即檔案信息服務(wù)人員的角度來提供服務(wù),結(jié)果未必能令用戶滿意,服務(wù)質(zhì)量難免令用戶質(zhì)疑。如在廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司的檔案信息管理系統(tǒng)中,檔案被分成“文書檔案”、“基建檔案”、“聲像檔案”、“實物檔案”、“產(chǎn)品檔案”、“科研檔案”等幾大類。用戶登陸檔案信息管理系統(tǒng)檢索、利用檔案時,需要首先選擇檔案類別,然后才能在相應(yīng)類別內(nèi)查找檔案。這種檔案類別的劃分,與其實體檔案整理體系是相一致的,十分符合檔案館工作人員的思維習(xí)慣。但是,并不符合用戶的需求,因為用并不需要知道什么是文書檔案,什么是基建檔案,他們只是想得到自己需要的檔案。由此,企業(yè)檔案信息服務(wù)必然會陷入一種被動的局面,一種尷尬境地——擁有獨特的信息資源,卻門可羅雀。資源難以被有效利用,就是源于長久以來,檔案信息服務(wù)工作在開展中以自我為中心,忽視用戶的需求而造成的。

(4)有形性。有形因素主要包括物理環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)人員的儀表等,客戶往往在真正接受服務(wù)之前會通過有形因素對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行預(yù)先評價。有形因素是提供服務(wù)必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案信息服務(wù)過程中,有形因素往往是用戶“第一印象”的重要影響因素,信息服務(wù)部門的整體環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、工作人員的儀態(tài),都將直接影響用戶接受信息服務(wù)的心理,對有形因素的肯定,往往使用戶事先具有一種愉悅、接受的心理,而對有形因素的不滿,無形中會使用戶產(chǎn)生一種排斥的心理,直接影響了服務(wù)質(zhì)量。

2、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的全面提升

基于以上對企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量影響因素的分析,結(jié)合檔案信息服務(wù)質(zhì)量的兩大重要構(gòu)成部分——技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量,筆者以外化“以客戶為中心”的服務(wù)理念為落腳點,提出以下幾點提升企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的建議。

一提到檔案工作,“理念”往往會首先映入我們的腦海。然而,長久以來,“理念”卻是雷聲大,雨點小,說起來容易,做起來難。所以,在此,筆者強(qiáng)調(diào)“理念”的外化,即將所具有的理念落實、體現(xiàn)在具體工作中。

首先,全面調(diào)查研究,深入認(rèn)識用戶群。所謂知己知彼,百戰(zhàn)不殆,要做到“以用戶為中心”,對用戶的了解是第一位的,對于企業(yè)檔案信息服務(wù)而言,其用戶的范圍相對來說比較狹窄,但是,麻雀雖小,五臟俱全,所以必須對用戶做一個細(xì)分,以全面了解我們的用戶,才談得上以其為中心。這其中包括:我們的用戶有哪些?按照不同的標(biāo)準(zhǔn),可以分為哪些類別?各自具有什么特點?在利用過程中具有哪些特點?有哪些需求?適合哪種服務(wù)方式,等等。不同規(guī)模、不同性質(zhì)的企業(yè),其用戶群差異也是比較大的,所以各企業(yè)在對用戶群進(jìn)行細(xì)分的過程中,應(yīng)深入調(diào)查研究,不可盲目照搬其他企業(yè)。

其次,正確理解何為“中心”。長久以來,企業(yè)檔案信息服務(wù)工作,是工作人員以自身為中心,從檔案信息管理者的角度來開展的。比如,對于檔案的收集工作,我們往往嚴(yán)格按照我們檔案部門制定的規(guī)章制度來進(jìn)行,確實,工作需要規(guī)章制度的約束,但是,一方面,我們應(yīng)該考慮到我們的制度是否反映了用戶的意愿,另一方面,隨著新情況新問題的不斷出現(xiàn),我們的規(guī)章制度是否依舊科學(xué)合理。再如,對于檔案信息的提供利用,我們往往以我們熟悉、慣用的手段來提供服務(wù),這些方式方法一定是我們用戶樂于接受的嗎?以用戶為中心要求我們想用戶所想,急用戶所急,以用戶為導(dǎo)向來開展工作。在開展每項工作之前,積極了解用戶的需求,然后站在用戶的位置,換位思考,以做出科學(xué)決策。

再次,全方位把握“服務(wù)”的內(nèi)涵。在企業(yè)檔案信息服務(wù)中,服務(wù)主要由兩大部分構(gòu)成,一是有形的服務(wù)產(chǎn)品,二是將服務(wù)產(chǎn)品與用戶聯(lián)系起來的無形的意識、態(tài)度等等,二者缺一不可,二者的完美結(jié)合才能構(gòu)成完整的服務(wù),這兩部分直接決定著檔案信息服務(wù)的技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量。對于服務(wù)產(chǎn)品,究竟什么樣的服務(wù)產(chǎn)品才是用戶滿意的服務(wù)產(chǎn)品,這是我們檔案信息服務(wù)工作者應(yīng)該思考的一個重要問題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,在知識經(jīng)濟(jì)時代,“信息爆炸”使得很多信息用戶產(chǎn)生了一種無所適從的恐懼。如果我們所提供的服務(wù)產(chǎn)品仍需要用戶的甄別、選擇、判斷,無異于加重了用戶的信息負(fù)擔(dān),違背了提供服務(wù)的初衷。所以,我們所提供的服務(wù)產(chǎn)品,應(yīng)該是用戶“即取即用”的,不需要做任何的額外功課,也就是說,針對用戶,為其提供有效的、確有價值的信息,或者說是能夠簡單、快捷地應(yīng)用到實際工作中,解決實際問題的信息。對于無形的意識、態(tài)度,我們應(yīng)該意識到,沒有用戶,沒有信息需求,就沒有我們的信息服務(wù)工作,從這個意義上講,用戶就是我們的“上帝”,正確的服務(wù)理念,周到、熱情的服務(wù)態(tài)度,將為我們信息服務(wù)的開展提供不可替代的情感支持。

注釋:

①劉北林.現(xiàn)代服務(wù)學(xué)概論.中國物資出版社,2008年1月第一版:193.

②劉北林.現(xiàn)代服務(wù)學(xué)概論.中國物資出版社,2008年1月第一版:194.

②吳季松.《知識經(jīng)濟(jì)》.北京科學(xué)技術(shù)出版社,1998年.

③徐擁軍,陳玉萍.從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識服務(wù)過渡研究.北京檔案,2009年第4期.

參考文獻(xiàn):