導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇電子檔案管理模式，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、檢驗(yàn)科的具體管理工作

吉林省醫(yī)療資源豐富。醫(yī)療機(jī)構(gòu)分布也比較廣泛，有大約三十家三級(jí)甲等醫(yī)院，二級(jí)甲等醫(yī)院數(shù)量更是龐大。各醫(yī)院檢驗(yàn)科的工作強(qiáng)度很大。對(duì)于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術(shù)的介入，檢驗(yàn)科的檔案管理模式也轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制管理的模式。傳統(tǒng)管理模式，通過(guò)手工登記、匯編成文字檔案，然后把書(shū)面檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類，可想而知這項(xiàng)工作的難度。隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檢驗(yàn)科建立了檢驗(yàn)科信息管理系統(tǒng)（LIS），實(shí)施了條碼技術(shù)，并且在此基礎(chǔ)上建立了檢驗(yàn)科電子檔案管理模式。檢驗(yàn)科檔案管理大致分為數(shù)據(jù)檔案、倉(cāng)庫(kù)檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內(nèi)部資料檔案等。各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)分工明確，各盡其責(zé)。為檢驗(yàn)科的分析、備案、處理和統(tǒng)計(jì)等打好基礎(chǔ)。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學(xué)管理決策提供了現(xiàn)代化的有利條件，并且促進(jìn)了科室的發(fā)展和進(jìn)步，使人性化的管理和科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理有機(jī)結(jié)合，提高我們的工作效率，有利于單位和個(gè)人的良好發(fā)展。

二、檢驗(yàn)科電子檔案管理模式

篇2

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子信息技術(shù)與行政管理工作得以有效的結(jié)合，政府電子政務(wù)得以實(shí)現(xiàn)。在這種情況下，政府電子辦公文件不再受制于時(shí)間、空間和部門的限制，為政府各部門提供優(yōu)質(zhì)、全方位的服務(wù)。而且在信息技術(shù)和辦公平臺(tái)的基礎(chǔ)上，政府各部門文件的傳送及管理也發(fā)生了較大的變化，各種現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)得以應(yīng)用。在這種環(huán)境下，政府檔案的管理模式也在不斷的發(fā)生變化，并在不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。

一、服務(wù)手段

近年來(lái)，電子政務(wù)和政府網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)得以應(yīng)用，這有效的改變了政府檔案信息服務(wù)的方式，其開(kāi)始更偏重于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)，而且檔案信息服務(wù)方式也開(kāi)始一改有限和被動(dòng)服務(wù)的限制，開(kāi)始向網(wǎng)絡(luò)資源為主的無(wú)限和主動(dòng)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。打破了傳統(tǒng)的靜態(tài)和間接服務(wù)，更注重于提供動(dòng)態(tài)及直接的參考咨詢和開(kāi)發(fā)編輯。而且通過(guò)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行提煉加工，從分散、無(wú)序的檔案資源中進(jìn)行信息的提取和濃縮，利用多種服務(wù)方式，從而有產(chǎn)的提高檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性、快捷性，使其向高層次的服務(wù)方向發(fā)展。

二、檔案載體

政府電子政務(wù)辦公的應(yīng)用，有效的加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)和各種現(xiàn)代化的高科技技術(shù)在政府部門的應(yīng)用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長(zhǎng)期以來(lái)只依靠文字來(lái)對(duì)歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過(guò)聲音、圖像等能夠更直接和生動(dòng)的將事物得以展現(xiàn)出來(lái)。而且在對(duì)檔案進(jìn)行記錄時(shí)，以光盤、磁帶及移動(dòng)存貯設(shè)備為主的磁性材料得以應(yīng)用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發(fā)展，同時(shí)也加快了檔案結(jié)構(gòu)的改變。

三、檔案主要工作流程中管理方式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用及電子政務(wù)辦公的環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排時(shí)間，將本部門要?dú)w檔的文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門，也可以直接將數(shù)據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中；另一方面，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，政府檔案管理人員可實(shí)行跟進(jìn)式服務(wù)，形成初期，跟蹤指導(dǎo)，或者在文檔形成之后，可隨時(shí)到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進(jìn)行信息采集和核對(duì)工作，如此一來(lái)，大大縮短了文件資料轉(zhuǎn)化作檔案的時(shí)間周期，收集工作做到了根據(jù)需要，確保了歸檔信息的完整性、準(zhǔn)確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉(zhuǎn)變的另一結(jié)果，也引起了檔案管理者對(duì)電子文件保管工作的措施研究，之前對(duì)庫(kù)房單一的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成對(duì)儲(chǔ)備數(shù)字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務(wù)環(huán)境下給予各種工作提供靈活方便的同時(shí)，安全隱患意識(shí)也必須時(shí)時(shí)在心，特別是在涉及的政府機(jī)密信息，管理員必須做到：一是注意網(wǎng)絡(luò)信息安全措施的加強(qiáng)，日常業(yè)務(wù)中及時(shí)更新維護(hù)殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴(yán)格審查不當(dāng)?shù)男畔⑴c杜絕保密的內(nèi)容上網(wǎng)，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī)，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的齊全。

四、服務(wù)方式

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的接入形式多樣，為檔案信息服務(wù)拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務(wù)，并能及時(shí)收集用戶反饋的信息。政府在電子政務(wù)背景下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用不同的信息服務(wù)軟件系統(tǒng)，可以對(duì)利用者的利用時(shí)間、區(qū)域及查詢檔案信息內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)與用戶溝通聯(lián)系，適時(shí)調(diào)整檔案利用服務(wù)，并對(duì)不同時(shí)期和部門所需的檔案信息進(jìn)行及時(shí)配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求。檔案信息服務(wù)工作是社會(huì)發(fā)展到一定歷史階段而產(chǎn)生的社會(huì)現(xiàn)象，政府的檔案利用服務(wù)在不脫離原有的基礎(chǔ)上，要注意傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的并舉，做好在新技術(shù)向檔案管理滲透的過(guò)程中，努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合工作，使兩者做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，揚(yáng)長(zhǎng)避短。

五、管理理念

在電子政務(wù)環(huán)境下，有效的推動(dòng)了檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程，而且管理工作更具有科學(xué)化的特點(diǎn)，檔案工作開(kāi)始向數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。在這種情況下，作為政府檔案的管理人員，需要轉(zhuǎn)變思路，強(qiáng)化對(duì)資源的重視，從而自覺(jué)對(duì)檔案資源的存儲(chǔ)、加工、傳遞和共享工作進(jìn)行加強(qiáng)，這樣可以有效的發(fā)揮出檔案資源的巨大潛能，使其在管理中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作主動(dòng)進(jìn)行。

篇3

檔案電子化將過(guò)往、簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案納入到電子文本圖像影音等各種全新的主體中，不斷地呈現(xiàn)出更加形象、整體與生動(dòng)的形態(tài)，進(jìn)而在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案管理方式以及措施的多元化。雖然電子檔案屬于信息科技的產(chǎn)物，但是在供電企業(yè)的利用管理中還存在較多弊端：

（一）電子檔案的監(jiān)管不夠。企業(yè)通常都較為注重提升電力工程方面的創(chuàng)建，從而忽略了電子檔案的創(chuàng)建，多數(shù)工作人員認(rèn)為檔案工作不具有推動(dòng)企業(yè)進(jìn)步的作用，忽視了檔案監(jiān)管工作的重要性，并且?guī)觳貦n案資料的重視程度也較低，并沒(méi)有充分地認(rèn)識(shí)到檔案監(jiān)管電子化的關(guān)鍵性，抱殘守缺的檔案監(jiān)管理念還未進(jìn)行調(diào)節(jié)，致使電子化檔案監(jiān)管受到一定程度的影響。

（二）缺少標(biāo)準(zhǔn)化的流程與統(tǒng)一的規(guī)范。營(yíng)銷檔案材料采集與檔案歸入等各個(gè)方面的工作沒(méi)有按照統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行實(shí)施，工作質(zhì)量往往是因工作人員的能力而有所差異。另外營(yíng)銷檔案材料牽涉到的單位較多、步驟流程多及信息流量較大等，對(duì)于大部分初始材料的儲(chǔ)存價(jià)值與時(shí)限沒(méi)有設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范，從而使得一些具有價(jià)值的材料采集不完全，一些沒(méi)有價(jià)值的材料卻大批地儲(chǔ)存在庫(kù)房中，使得空間資源產(chǎn)生不必要的浪費(fèi)。特別在大營(yíng)銷體制創(chuàng)建完成后，針對(duì)之前儲(chǔ)存在電費(fèi)計(jì)算與高壓檢測(cè)等單位的檔案材料，怎樣歸納集中、存入檔案還沒(méi)有制定具體的標(biāo)準(zhǔn)，并且新舊接替時(shí)較易致使檔案材料流失。歸檔方式也還未實(shí)現(xiàn)同等性，依然存留著隨便性較大，整理方式不恰當(dāng)與調(diào)閱不便捷等弊端，特別是在人員變更之后，材料的采集工作脫節(jié)較為嚴(yán)重，存在檔案材料來(lái)源不清晰等問(wèn)題。

（三）電子檔案監(jiān)管具有著安全隱患。由于電子檔案均是運(yùn)用數(shù)字設(shè)施產(chǎn)生的，一旦在某個(gè)操控步驟中員工操作不當(dāng)，則較易致使所有文檔均會(huì)出現(xiàn)不準(zhǔn)確性。而且電子檔案的數(shù)據(jù)容易丟失，拷貝較為簡(jiǎn)易，篡改也比較容易，致使電子檔案的安全性與嚴(yán)密性造成了較大的影響。其次，檔案管理缺少各個(gè)方面都具有一定能力的人才，無(wú)法較好地適應(yīng)檔案監(jiān)管具體的需要，致使在電子檔案形成到歸檔時(shí)，經(jīng)濟(jì)會(huì)受到較大的損失。

二、電子檔案集中管理方式

電子檔案是把紙質(zhì)檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)措施轉(zhuǎn)變成電子文件格式保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。而電子檔案監(jiān)管中包括著電子文件收集、形成、歸入與監(jiān)管的整體管理方式，詳細(xì)流程見(jiàn)“圖1”。

（一）電子文件收集。電子文件的收集是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方法，運(yùn)用傳感設(shè)施把傳統(tǒng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案材料與當(dāng)前營(yíng)銷業(yè)務(wù)整理中的檔案材料進(jìn)行掃查，并且拍下圖像傳送至系統(tǒng)中，再依照模型轉(zhuǎn)變成電子文件格式。而在各個(gè)營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)中，電子文件的收集可經(jīng)過(guò)大量掃描儀等設(shè)施實(shí)行電子檔案的掃查，再轉(zhuǎn)變成圖像的形式保存在系統(tǒng)中；運(yùn)用電子簽字方式收集客戶簽字，替換了傳統(tǒng)的紙質(zhì)工單簽字。另外在客戶現(xiàn)場(chǎng)，能夠運(yùn)用手機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行圖像拍攝，然后再傳輸至系統(tǒng)中。

（二）電子文件生成。根據(jù)營(yíng)銷業(yè)務(wù)實(shí)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集，改進(jìn)電子文件有關(guān)的具體敘述，并且實(shí)行電子文件傳輸完好性與生成資料明細(xì)單的確定。1.電子文件規(guī)范。電子檔案文件一般以影像文件、文本文件和影像文件為主，依據(jù)電力營(yíng)銷業(yè)務(wù)具體的需要，電子文件規(guī)范應(yīng)該是影像文件保證幀數(shù)的順暢；文本文件保證文字的完整；聲頻文件保證音質(zhì)的清晰；盡力降低存儲(chǔ)大小，另外定名予以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。2.技術(shù)方法。一是圖像文本辨別方法。首先運(yùn)用掃描儀或者高拍儀等設(shè)施掃描工單上印制的字體與符號(hào)；再經(jīng)過(guò)測(cè)驗(yàn)明、暗形式確立起外形；然后再運(yùn)用字符辨別手段把外形譯解為計(jì)算機(jī)文字。就是針對(duì)文本材料應(yīng)用圖像文本辨別手段實(shí)行掃查，再將圖像文件實(shí)行具體的探析和整理，從而取得文字和報(bào)刊信息的流程。怎樣清除錯(cuò)誤或是運(yùn)用相關(guān)信息提升辨別的準(zhǔn)確率才是技術(shù)的主要所在，經(jīng)過(guò)辨別后的文本可自動(dòng)轉(zhuǎn)變成全文引得。二是圖像壓縮技術(shù)。把具備多余信息的圖像數(shù)據(jù)展開(kāi)壓縮，進(jìn)而用更有效的格式展開(kāi)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)的傳送。圖像壓縮技術(shù)能夠分成有損壓縮以及無(wú)損壓縮。同?r依據(jù)電力營(yíng)銷業(yè)務(wù)的特征與客戶營(yíng)銷檔案價(jià)值的主要作用，選擇無(wú)損壓縮的方法是不可置疑的。

（三）脫機(jī)歸檔。所謂脫機(jī)歸檔就是把電子檔案匯集下載至能夠脫機(jī)儲(chǔ)存的介質(zhì)上，并且往檔案單位交接。由于時(shí)間慢慢地積聚，營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案材料存儲(chǔ)量逐漸提高，占據(jù)檔案監(jiān)管服務(wù)器大部分容積，致使在檔案查閱過(guò)程中所花費(fèi)的時(shí)間變長(zhǎng)，而為了提升檔案應(yīng)用功效，則需要對(duì)具有較長(zhǎng)年份的檔案實(shí)行脫機(jī)歸檔。1.檔案交接。電子檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)信息手段實(shí)行交接，而進(jìn)行交接的過(guò)程中還需要嚴(yán)格查驗(yàn)電子檔案材料的完好性與可行性，然后記錄下字符、檢查索取后復(fù)制到介質(zhì)；另外必須檢驗(yàn)載體的完整性且沒(méi)有損傷，需要時(shí)可以實(shí)行整體的檢驗(yàn)，保證測(cè)驗(yàn)不存在病毒，以及檔案內(nèi)容的正確完好性，在及格率到達(dá)百分百之后才可以實(shí)行檔案移交。一旦測(cè)驗(yàn)不及格的電子檔案資料，則重新回到前一個(gè)步驟。2.檔案判定。為保證脫機(jī)歸檔之后電子檔案的質(zhì)量，務(wù)必要針對(duì)檔案實(shí)行全面的判定，一般從檔案完好性、可行性、切實(shí)性幾個(gè)方面實(shí)行判定。第一，檔案材料的切實(shí)性：依據(jù)紙質(zhì)檔案材料，審核電子檔案材料內(nèi)容，保證電子檔案內(nèi)容切實(shí)性，確保其與紙質(zhì)檔案同等性。第二，檔案材料的完好性：檔案材料完好性的審核通常表現(xiàn)在電子文件有關(guān)的數(shù)目完整；每份電子文件內(nèi)容和構(gòu)造無(wú)殘缺；同有關(guān)的業(yè)務(wù)需求存在相配性。第三，檔案材料的可閱讀性：所指的是文件通過(guò)傳遞、轉(zhuǎn)移和壓縮等變動(dòng)之后依舊能夠進(jìn)行查閱，展現(xiàn)檔案材料內(nèi)容的切實(shí)性與完好性。另外電子文件可閱讀性為其存在與儲(chǔ)存價(jià)值的基本，如若文件無(wú)法有效地讀取，再高的價(jià)值也會(huì)喪失其具有的意義。

三、集中管理的收益

電子檔案集中進(jìn)行管理主要是把電力用戶全部的經(jīng)營(yíng)銷售業(yè)務(wù)的檔案材料實(shí)行集中合并管理，本質(zhì)上就是電力用戶經(jīng)營(yíng)銷售檔案資料的整合體，也作為電力所有工作與檔案管理體系中一個(gè)程序的分支，負(fù)責(zé)整體經(jīng)營(yíng)銷售業(yè)務(wù)當(dāng)中檔案資料的存儲(chǔ)、管制與運(yùn)用工作。而電子檔案采取集中式的管理，一定程度上促進(jìn)了企業(yè)的供電企業(yè)監(jiān)管、經(jīng)營(yíng)銷售業(yè)務(wù)程序的改善等，給企業(yè)帶來(lái)了非常大的經(jīng)濟(jì)收益。

（一）完善檔案管理現(xiàn)存的弊端，建立起優(yōu)質(zhì)的企業(yè)形象。完善過(guò)往檔案監(jiān)管混雜的狀況，可以在一定程度上保障電力供電企業(yè)的可信度，能夠有效地推動(dòng)供電企業(yè)經(jīng)營(yíng)銷售工作。并且其管理的形式對(duì)所有電力企業(yè)以及有關(guān)的政府公眾事業(yè)檔案體系的創(chuàng)建起到了良好的模范作用，一定程度上增強(qiáng)了所有電力供電企業(yè)監(jiān)管的力度。

（二）轉(zhuǎn)變過(guò)往業(yè)務(wù)形式，達(dá)成異地業(yè)務(wù)辦理。電子化營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)達(dá)成檔案的查閱與調(diào)動(dòng)，有效改善了過(guò)往紙質(zhì)檔案受到時(shí)間與空間限制的弊端，使得客戶辦理業(yè)務(wù)不會(huì)再因?yàn)榈乩砦恢玫募s束而無(wú)法辦理，從而為同城異地辦理奠立深厚的基礎(chǔ)。

（三）硬件設(shè)施統(tǒng)一建立，節(jié)省成本與資源。采取集中式管理電子檔案之后，統(tǒng)一搭建電子檔案監(jiān)管體系，一定程度上節(jié)約了較多單位反復(fù)搭建的開(kāi)支，有效防止了多數(shù)單位都要搭建與采購(gòu)檔案儲(chǔ)存有關(guān)設(shè)施資金的不必要耗費(fèi)。在達(dá)成檔案集中式?Υ嬗爰喙苤?后，之前必須在多數(shù)單位儲(chǔ)存的部分資料則不需印制多份。例如供電合約，之前務(wù)必要進(jìn)行審查、計(jì)算以及多個(gè)供電部門分別儲(chǔ)存，在建立完成之后僅需要一份資料就可以滿足相關(guān)的要求，從而能夠節(jié)省許多辦公資金的耗費(fèi)。

（四）沖破過(guò)往客戶填單的形式，提高客戶服務(wù)體驗(yàn)。采用全新的技術(shù)方法掃查客戶資料，客戶檔案資料電子化儲(chǔ)存在系統(tǒng)中，沖破了傳統(tǒng)通過(guò)客戶填單的服務(wù)形式。另外電子化營(yíng)銷檔案之后，客戶在辦理業(yè)務(wù)的過(guò)程中，通告單和相關(guān)的資料都能夠經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以文檔的形式發(fā)送至客戶，客戶簽字確定也由電子簽字達(dá)成，為客戶提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。

（五）降低檔案管理工作壓力，達(dá)成減員增效。電子化集中管理檔案，便于客戶檔案的及時(shí)查閱與調(diào)取，并且可以依據(jù)需求對(duì)檔案原始文件地點(diǎn)實(shí)行鎖定，從而迅速的提取原始文件。其次，把檔案管理者從過(guò)往繁亂混雜的檔案歸入、檔案調(diào)閱等工作中解脫出來(lái)，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理、數(shù)據(jù)探析與客戶服務(wù)的力度，提升企業(yè)在市場(chǎng)中的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

（六）標(biāo)準(zhǔn)化檔案監(jiān)管流程，達(dá)成閉環(huán)監(jiān)管。通常，轉(zhuǎn)變了過(guò)往營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱流程，創(chuàng)建了供電企業(yè)內(nèi)部調(diào)閱體制與供電企業(yè)歸入的工作流程，實(shí)現(xiàn)了檔案整體過(guò)程的閉環(huán)監(jiān)管和整體過(guò)程記錄監(jiān)督檔案管理，經(jīng)過(guò)擬定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建子檔案運(yùn)作的保證體制，從而使得電子檔案管理工作得到安全且有效的開(kāi)展。

篇4

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來(lái)。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。

（三）對(duì)資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性

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關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代；檔案

數(shù)字化時(shí)代，基層檔案工作從傳統(tǒng)的、專人檔案規(guī)整、分類、編碼等逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有畔⒓夹g(shù)主導(dǎo)的開(kāi)放化、共享化，智能化、網(wǎng)絡(luò)化。

一、數(shù)字化時(shí)代基層檔案工作的時(shí)代新要求

1.信息化社會(huì)大背景下，基層檔案工作要開(kāi)放化、共享化。

在信息大爆炸的時(shí)代，信息交換成為社會(huì)交往主要形態(tài)，基層檔案工作越來(lái)越突現(xiàn)出其信息屬性，人們對(duì)于其關(guān)注也日漸加強(qiáng)。信息開(kāi)放化、共享化狀態(tài)存在就為基層檔案工作信息提出了杜絕“重藏輕用”的要求?；鶎訖n案工作就要改變過(guò)去封閉、僵化的工作模式，實(shí)現(xiàn)真正的共享，要求基層檔案信息更好的與社會(huì)相融合，要盡可能優(yōu)化與豐富檔案庫(kù)藏，以實(shí)現(xiàn)基層檔案物質(zhì)基礎(chǔ)的充分積累。同時(shí)，檔案信息的查閱形式應(yīng)多樣化，通過(guò)完善體制實(shí)現(xiàn)電話、傳真及信函查詢等。

2.順應(yīng)時(shí)展，實(shí)現(xiàn)基層檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化 。如今，知識(shí)經(jīng)濟(jì)多依靠高新技術(shù)為主要發(fā)展形態(tài)，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無(wú)疑為當(dāng)前核心領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)，對(duì)于信息處理的便捷性不可小覷。當(dāng)前基層檔案工作要做的就是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榇笕萘?、低勞?dòng)強(qiáng)度、高效率性。在@一過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)，在信息存儲(chǔ)、處理方面能力巨大，尤其是在建設(shè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化模式、大容量、高精確度信息數(shù)據(jù)庫(kù)方面。另外，現(xiàn)代通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收、發(fā)的便捷化，在互聯(lián)網(wǎng)日漸普及的大趨勢(shì)下，基層檔案信息網(wǎng)絡(luò)化成為必然。

二、數(shù)字化時(shí)代基層檔案工作開(kāi)展新思路

1.在整體發(fā)展規(guī)劃中充分納入檔案工作

基層檔案工作的順利開(kāi)展，首先要實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案工作的充分優(yōu)化，制定科學(xué)、合理的檔案策劃方案，然后再將目標(biāo)細(xì)化為若干小任務(wù)，并逐步落實(shí)，有效整合，從而實(shí)現(xiàn)基層檔案工作的終極目標(biāo)。從檔案工作規(guī)范化角度來(lái)看，計(jì)劃的制定非常關(guān)鍵，他能保證與基層發(fā)展步調(diào)一致，通過(guò)各個(gè)部門的密切配合和全體相關(guān)人員的有效參與，能夠有效保障檔案資源的全面收集與科學(xué)規(guī)整，是基層穩(wěn)步、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障。

2.有條不紊的落實(shí)對(duì)于基層檔案目標(biāo)的管理

在最近幾年，很多基層都開(kāi)始實(shí)施“檔案工作的目標(biāo)管理”，即將檔案工作具體任務(wù)分解，并安排到各相關(guān)部門。在這一過(guò)程中，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制的構(gòu)建十分必要，它建立在檔案館基礎(chǔ)上。其次，通過(guò)教育、宣傳及培訓(xùn)，發(fā)展壯大檔案工作責(zé)任隊(duì)伍，強(qiáng)化相關(guān)部門中檔案管理者專業(yè)化乃至綜合素質(zhì)。另外，健全檔案管理制度也是必要項(xiàng)，這一點(diǎn)主要是針對(duì)諸如歸檔規(guī)范性、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、全面性而言。最后，要采取措施充分調(diào)動(dòng)廣達(dá)參與者的工作積極性，例如在進(jìn)行基層基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的檔案工作中，可以將群眾力量充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，使工作整體質(zhì)量有效改善。

3.積極推薦基層檔案檔案雙套制管理體系

讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起，從而認(rèn)真做好檔案雙套制管理的銜接工作。

（1）充分運(yùn)用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式

在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中實(shí)施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識(shí)影響。在當(dāng)前檔案信息自動(dòng)化的管理過(guò)程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強(qiáng)調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，我們應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實(shí)際情況采用檔案雙套制管理模式，有條不紊的開(kāi)展基層檔案工作。

（2）結(jié)合基層檔案資料管理內(nèi)容，初步限定雙套制模式管理范圍。為了有效提高基層檔案管理的水平，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對(duì)需要保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個(gè)基層可以根據(jù)自身檔案資料的實(shí)際情況，探究多種載體保管形式，并提出具有較高應(yīng)用價(jià)值的管理措施。尤其是在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建完善的管理模式。同時(shí)，基層檔案管理部門應(yīng)該定期整理檔案資料，進(jìn)行分類處理，對(duì)于一些具有較高應(yīng)用價(jià)值的檔案資料采取掃描措施，實(shí)行雙套制保管方式。

（3）對(duì)基層檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排。在檔案管理過(guò)程中，實(shí)施雙套制管理模式其主要是針對(duì)檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對(duì)檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排，有利于提高檔案資料的應(yīng)用水平。在現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，需要檔案管理工作者切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將檔案資料管理的重點(diǎn)放在檔案資料的利用中。在實(shí)行檔案雙套制管理模式的過(guò)程中采取循序漸進(jìn)的模式，制定明確的檔案管理目標(biāo)以及檔案管理計(jì)劃。根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實(shí)際情況出發(fā)最大限度提高檔案資料的利用價(jià)值。

數(shù)字化時(shí)代，基層檔案工作新模式還要有很長(zhǎng)的路要走。在當(dāng)前基層檔案管理的過(guò)程中，積極大膽采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制管理模式是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展最為有效的改進(jìn)措施。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：高校檔案管理；管理模式；優(yōu)化

1 當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理模式的特征分析

1.1 近年來(lái)我國(guó)高校檔案室對(duì)檔案的管理方式有了巨大的轉(zhuǎn)變

從過(guò)去紙質(zhì)版的實(shí)體管理到現(xiàn)在的電子檔案的信息化管理，其管理方式多樣化、智能化，管理范圍逐漸擴(kuò)大，其服務(wù)模式也多樣化發(fā)展。然而，當(dāng)前高校依舊還是有一些固步自封的工作者堅(jiān)持著舊觀念，還是過(guò)去的那套重視保管輕視利用、你查我調(diào)、閉架借閱等傳統(tǒng)操作手段。

1.2高校的檔案管理已經(jīng)逐漸形成了信息化的管理

伴隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，高校檔案也逐漸成立檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理，現(xiàn)今，有些高校實(shí)現(xiàn)了校園網(wǎng)與局域網(wǎng)的相互聯(lián)系與溝通，有些高校沒(méi)有同校園網(wǎng)進(jìn)行連接，只有少量的工作機(jī)同校園網(wǎng)進(jìn)行了連接，大部分工作機(jī)都沒(méi)能達(dá)到互聯(lián)網(wǎng)和校園網(wǎng)的連接。

1.3檔案館藏模式從過(guò)去的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案

在傳統(tǒng)的信息傳遞的方式中，紙張一直都是其主要媒介與載體。現(xiàn)在伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，逐漸產(chǎn)生了能夠滿足一切需求的電子檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較，其優(yōu)點(diǎn)是能夠多出幾十倍、甚至幾千倍的海量存儲(chǔ)量。

2 高校檔案管理模式的創(chuàng)新探索及舉措

2.1 全面提升高校檔案管理工作人員的素質(zhì)

一方面，提升高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要把現(xiàn)在的檔案管理人員培養(yǎng)成為現(xiàn)代化和數(shù)字化于一身的復(fù)合型人才，他們不但要有熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、及檔案專業(yè)技能，還要掌握作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的知識(shí)理論和業(yè)務(wù)技能。另一方面，創(chuàng)新高校檔案工作人員的服務(wù)理念。在意識(shí)形態(tài)中，堅(jiān)持“以經(jīng)營(yíng)取代‘看攤’、以創(chuàng)業(yè)取代守業(yè)、以競(jìng)爭(zhēng)取代懶散”的理念來(lái)為高?？蒲信c教學(xué)提供服務(wù)，堅(jiān)持以人為本。

2.2 完善工作規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)工作方式的創(chuàng)新

首先，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案、電子檔案、文檔一體化與雙歸檔制的基本原則。高校在實(shí)施辦公自動(dòng)化的規(guī)劃中，要把檔案管理信息化納入到辦公自動(dòng)化中來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一安排和規(guī)劃，讓學(xué)校辦公自動(dòng)化與檔案管理共同發(fā)展。其次，構(gòu)建高校檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，與互聯(lián)網(wǎng)或外部網(wǎng)相聯(lián)系，這是構(gòu)建信息化的基本要求。還要制定與網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和政策，尤其是制定一套跨平臺(tái)運(yùn)作的、操作性強(qiáng)的、統(tǒng)一管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，逐漸健全網(wǎng)絡(luò)背景下的高校檔案管理特征的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)。最后，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，通過(guò)電子檔案管理軟件和掃描等多種方式，記錄儲(chǔ)存到各類磁盤、光盤等儲(chǔ)存器里。特別是要對(duì)那些利用頻率較高的、珍貴的、容易受損的、重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理與處理。

2.3 拓寬服務(wù)種類，滿足社會(huì)的要求

首先，拓展社會(huì)信息服務(wù)的業(yè)務(wù)。從單一的為高校內(nèi)部服務(wù)拓展為為社會(huì)服務(wù)，轉(zhuǎn)變了檔案信息的需求，取而代之的對(duì)圖書(shū)、文件、情報(bào)、檔案索引的服務(wù)。其次，要把檔案管理的工作人員的工作重心主要表現(xiàn)在工作方法、工作效率、工作理念與工作手段之中，檔案館既是一個(gè)收藏用地，又是檔案信息的交流中心、信息技術(shù)和聚集中心的客戶，構(gòu)建檔案信息服務(wù)、加工、搜集、檢索、貯存為核心內(nèi)容的實(shí)體工作。再次，建立一個(gè)資源共享平臺(tái)，加強(qiáng)橫向縱向的聯(lián)合。由聯(lián)合目錄成功實(shí)現(xiàn)了資源共享的需求，充分挖掘了資源潛能，提升了檔案館藏資源的利用效率。最后，建立新的搜索引擎和網(wǎng)絡(luò)體系，在部門局域網(wǎng)中，利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)資源與計(jì)算機(jī)充分實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)。

2.4 提升服務(wù)水平，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展

第一，要構(gòu)建檔案資源管理。利用多樣化的接收渠道進(jìn)行檔案征集與記錄等措施，從而不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，大幅增加了館藏?cái)?shù)量，特別是對(duì)多媒體檔案、照片檔案、實(shí)物檔案管理與接收，成立主體為科研和教學(xué)檔案，并考慮到其他類型的檔案結(jié)構(gòu)的體系，畢業(yè)論文、科研檔案、學(xué)術(shù)帶頭人、教學(xué)名師等組成了高校檔案管理體系的主要部分。第二，展開(kāi)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)。高校的檔案管理部能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的電子信箱、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、匯編相應(yīng)專題等方式，使檔案館工作人員能夠通過(guò)Email的方式在網(wǎng)上快速的進(jìn)行信息溝通，提供資信與查詢服務(wù)。第三，自動(dòng)收集并上傳電子檔案?，F(xiàn)今，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的收集工作與之有很大的差異性，通過(guò)上傳與下載形成了電子文檔，所以，檔案館逐漸改變了以往的管理模式，可以在最新的時(shí)刻歸檔電子檔案。第四，構(gòu)建一個(gè)電子檔案管理中心。電子檔案在網(wǎng)站中提供非保密或有限制性電子檔案的利用與查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。第五，成立自己的檔案館的主頁(yè)，提供網(wǎng)絡(luò)便民服務(wù)。高校的檔案工作人員在自己的主頁(yè)上設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，有別是要建設(shè)電子檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)網(wǎng)站來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案的利用和管理，讓檔案信息管理法制化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)化、檔案信息資源數(shù)字化變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。

參考文獻(xiàn)

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1.1檔案管理信息化水平低

目前，大部分企業(yè)檔案管理信息化水平低，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對(duì)計(jì)算機(jī)及科學(xué)技術(shù)利用不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化即數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。

1.2檔案管理不能為公司服務(wù)

傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業(yè)檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業(yè)服務(wù)。好的企業(yè)檔案管理能在企業(yè)中起到積極的促進(jìn)作用，在檔案中找到企業(yè)發(fā)展的興衰點(diǎn)，找到發(fā)展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)服務(wù)。

2信息化時(shí)代檔案管理的建議

2.1科技存檔

當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該向數(shù)字化靠攏，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案主要運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，以基本信息為管理對(duì)象，對(duì)各個(gè)部門信息行進(jìn)數(shù)字化處理。在進(jìn)行電子存檔時(shí)，首先，要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁(yè)，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關(guān)部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁(yè)，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性，且快速實(shí)現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。

2.2信息化管理

傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進(jìn)行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國(guó)外先進(jìn)檔案管理技術(shù)的引進(jìn)，奠定了檔案管理科技化基礎(chǔ)，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變?yōu)橛?jì)算機(jī)存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現(xiàn)代化和科技化。也從另一個(gè)角度要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理技能，適應(yīng)新形勢(shì)下的工作方式變更，更加快捷、準(zhǔn)確地為社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

2.3工作重心向信息偏移

在傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐中，主要工作是檔案實(shí)體數(shù)據(jù)整理。在實(shí)際檔案管理中，檔案實(shí)體管理是對(duì)檔案的流程化控制。而計(jì)算機(jī)存檔技術(shù)給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法應(yīng)對(duì)電子信息時(shí)代的數(shù)字化處理要求，因此，檔案實(shí)體化管理越來(lái)越弱化。檔案管理事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體化向文件形成化發(fā)展，使文件整理和保管與科技有機(jī)聯(lián)系起來(lái)。

2.4培養(yǎng)信息化檔案管理人才

在檔案管理中，應(yīng)著重引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，全面提高工作人員素質(zhì)，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)人才，只有優(yōu)秀的人才儲(chǔ)備，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。其次，企業(yè)要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機(jī)會(huì)，設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，加強(qiáng)工作人員的理論研討和學(xué)術(shù)交流。最后，要引進(jìn)了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實(shí)提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。

3結(jié)語(yǔ)

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1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇

1.1.1 技術(shù)手段不斷豐富

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理手段呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，檔案管理技術(shù)手段日漸豐富，檔案管理信息系統(tǒng)作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質(zhì)量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時(shí)間內(nèi)查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)。同時(shí)，在“互?網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案存儲(chǔ)形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質(zhì)量，檔案信息數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確，出現(xiàn)多樣化的檔案管理技術(shù)選擇平臺(tái)，各類管理機(jī)構(gòu)、企業(yè)之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理系統(tǒng)具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)。

1.1.2 服務(wù)空間不斷拓展

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作用下，社會(huì)各類信息頻繁出現(xiàn)，檔案管理者借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建出合理化的檔案管理系統(tǒng)，有著較大的管理空間，檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字信息化特點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)著海量檔案信息，其存儲(chǔ)成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時(shí)空限制，查詢各類檔案數(shù)據(jù)信息，離線管理各類檔案，能夠?yàn)闄n案使用者提供優(yōu)質(zhì)的遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案服務(wù)空間進(jìn)一步拓展。

1.1.3 檔案時(shí)效不斷提高

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已無(wú)法有效滿足這方面的客觀要求，必須對(duì)其加以優(yōu)化完善。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，時(shí)效性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動(dòng)態(tài)跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動(dòng)態(tài)性。同時(shí)，所構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)可以有效整合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，不斷開(kāi)辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時(shí)效不斷提高。

1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理挑戰(zhàn)

1.2.1 管理模式變革

站在客觀角度來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)檔案管理過(guò)分注重管理人員已有的經(jīng)驗(yàn)，不注重檔案科學(xué)化與系統(tǒng)化管理，和傳統(tǒng)檔案管理相比，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為中心的檔案管理系統(tǒng)有著明顯的區(qū)別，急需要優(yōu)化檔案管理流程、管理模式，對(duì)檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說(shuō)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理迎來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也需要更好地應(yīng)對(duì)來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，必須多層次優(yōu)化變革檔案管理模式，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統(tǒng)單一化管理模式，才能有效滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開(kāi)展。

1.2.2 檔案管理意識(shí)落后

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理人員構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)中，需要構(gòu)建合理化的檔案管理體系，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的專業(yè)性要求。由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案管理意識(shí)，檔案管理意識(shí)落后，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下的檔案管理系統(tǒng)流程缺乏正確的認(rèn)識(shí)，不具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，責(zé)任感不強(qiáng)，影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。同時(shí)，檔案管理人員不具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理操作能力不高，無(wú)法有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)多樣化作用。

1.3 檔案管理難度不斷增加

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案受到巨大的沖擊，要求加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動(dòng)態(tài)性，檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業(yè)技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不具有較高的保密性，檔案數(shù)據(jù)信息具有較高的泄露風(fēng)險(xiǎn)，一旦沒(méi)有及時(shí)做好檔案信息備份工作，相關(guān)檔案信息丟失，會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理途徑

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理制度

在檔案管理過(guò)程中，檔案管理者必須與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)觀念，全方位正確認(rèn)識(shí)檔案管理，要多角度加強(qiáng)自身檔案管理意識(shí)。檔案管理者要多層次掌握各方面專業(yè)知識(shí)，比如，科技檔案管理、企業(yè)檔案管理、電子文件管理，將其靈活應(yīng)用到檔案管理中，科學(xué)管理各類檔案。同時(shí)，檔案管理者要增強(qiáng)自身責(zé)任感，具備終身學(xué)習(xí)意識(shí)，注重檔案安全性以及準(zhǔn)確性的提高，優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，科學(xué)管理各類檔案信息。此外，在日常運(yùn)營(yíng)中，檔案管理者必須嚴(yán)格按照“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理具體要求，優(yōu)化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內(nèi)容以及電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，全方位監(jiān)督檔案管理，提高檔案管理整體質(zhì)量。

2.2 優(yōu)化檔案管理模式與服務(wù)形式

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理者必須優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合其特點(diǎn)、性質(zhì)，優(yōu)化完善檔案管理模式，科學(xué)管理海量檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要圍繞網(wǎng)絡(luò)，在最短的時(shí)間內(nèi)有效組織網(wǎng)上海量信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上服務(wù)，為檔案信息使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建合理化的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)據(jù)管理中心，科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ)上，開(kāi)展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務(wù)、利用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，取代傳統(tǒng)手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，優(yōu)化檔案服務(wù)形式，比如，電子信箱服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢服務(wù)、檔案匯編專題服務(wù)，為檔案信息使用者提供針對(duì)，有效滿足他們各方面客觀需求。

2.3 提高檔案工作者綜合素質(zhì)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理方法以及管理模式發(fā)生了質(zhì)的變化。檔案局必須意識(shí)到檔案工作者綜合素質(zhì)的重要性，要根據(jù)檔案工作者各方面情況，結(jié)合當(dāng)下檔案管理特點(diǎn)、性質(zhì)等，優(yōu)化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，定期對(duì)檔案工作者提供全面、系統(tǒng)化培訓(xùn)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)最新檔案管理理念、管理知識(shí)、管理技術(shù)，能夠?qū)⒍鄻踊F(xiàn)代技術(shù)靈活應(yīng)用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學(xué)管理各類電子文件，在實(shí)踐中積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，成為新時(shí)期高素質(zhì)專業(yè)人才，有效開(kāi)展檔案管理工作。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案；電子化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 (2012) 09-0000-02

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展對(duì)人們的工作、生活產(chǎn)生了極大的影響，科技的進(jìn)步不僅提高了人們的生活質(zhì)量，還對(duì)人們的日常工作模式產(chǎn)生了深刻的影響。電子化技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛使用，檔案的電子化管理無(wú)論是在檔案的管理質(zhì)量上還是管理模式上，都是以往檔案管理模式所無(wú)法比擬的，檔案電子化管理具有極大的優(yōu)勢(shì)。

一、檔案電子化管理概述

（一）檔案電子化管理概念。檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段，對(duì)檔案資源實(shí)行計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的過(guò)程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。檔案的電子化管理實(shí)現(xiàn)了多種學(xué)科知識(shí)、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當(dāng)今各行各業(yè)進(jìn)行檔案管理的趨勢(shì)?，F(xiàn)代電子化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。

（二）檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質(zhì)媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過(guò)程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。首先，檔案的電子化有利于保護(hù)檔案的原件。檔案具有重要的參考價(jià)值，過(guò)多的使用和借閱檔案原件會(huì)造成檔案原件的損害，甚至?xí)G失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護(hù)了原件。其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關(guān)鍵字，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)就能迅速調(diào)閱電子檔案或定位該紙質(zhì)檔案存放位置，縮短了查找的時(shí)間，極大的提高了工作效率。再次，節(jié)省人力，減少經(jīng)費(fèi)的支出。原來(lái)的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經(jīng)費(fèi)，還造成了管理部門的臃腫。此外，檔案管理的電子化還對(duì)資源實(shí)現(xiàn)共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來(lái)做分析的，并非用來(lái)一味保留的，利用檔案做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)挖掘，這樣我們的檔案才有價(jià)值，我們的信息化也才更有動(dòng)力！

二、我國(guó)檔案電子化管理的現(xiàn)狀

隨著改革開(kāi)放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進(jìn)的技術(shù)早就席卷了我國(guó)的大江南北，我國(guó)的檔案管理信息化、數(shù)字化在各行各業(yè)檔案管理中已經(jīng)普遍推廣使用。但是，目前我國(guó)的檔案電子管理還存在一定技術(shù)上和管理上的問(wèn)題，需要我們進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)。

（一）對(duì)檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢(shì)下對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。但是長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認(rèn)為把卷內(nèi)目錄用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)就是檔案管理計(jì)算機(jī)化了；一些人認(rèn)為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問(wèn)題整個(gè)電子文檔便不復(fù)存在了；有些人認(rèn)為，花十幾萬(wàn)甚至二三十萬(wàn)上套檔案管理系統(tǒng)不值得；

（二）檔案保密方面的問(wèn)題。檔案是單位的寶貴財(cái)富，檔案的保密性與真實(shí)性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實(shí)現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正的常運(yùn)行，都需要有相當(dāng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員來(lái)維護(hù)，檔案管理人員目前還沒(méi)有達(dá)到較高的計(jì)算機(jī)水平，檔案管理的電子化對(duì)他們的工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)和不便。

（三）檔案電子化管理技術(shù)上的問(wèn)題。檔案的電子化管理對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，硬件方面，單機(jī)版的需要較高的計(jì)算機(jī)配置，網(wǎng)絡(luò)版的需要服務(wù)器、交換機(jī)、網(wǎng)線等的支撐；軟件方面，需要一支非常專業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)隊(duì)伍，經(jīng)過(guò)對(duì)檔案工作深刻細(xì)致的調(diào)研，開(kāi)發(fā)出檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)地、規(guī)范地、簡(jiǎn)潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷毀、各種報(bào)表統(tǒng)計(jì)等。此外，檔案的電子化管理國(guó)家尚沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)則，檔案電子化管理的質(zhì)量還有待提高。

（四）電子檔案的法律效力問(wèn)題。我們知道原始紙質(zhì)的檔案材料經(jīng)相關(guān)部門的蓋章，具有極強(qiáng)的法律效力。在查閱檔案或者傳達(dá)命令時(shí)都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現(xiàn)階段不具有很強(qiáng)的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報(bào)和會(huì)議的通知，對(duì)于比較正式的人事任命和處理決定，相關(guān)部門還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關(guān)部門的認(rèn)可，同樣它也不具有很強(qiáng)的法律效力。

三、對(duì)檔案電子化管理的幾點(diǎn)思考

時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)阻擋不住信息化技術(shù)前進(jìn)的腳步。同時(shí)在這場(chǎng)信息技術(shù)革命中，各個(gè)行業(yè)都不能置身其外。檔案的管理工作是一件技術(shù)性和保密性極強(qiáng)的工作，廣大的檔案管理部門以及檔案管理人員要在現(xiàn)有管理技術(shù)的水平上加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子化的認(rèn)識(shí)，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善檔案的電子化管理。

（一）檔案電子化管理技術(shù)的提高。廣大的檔案管理部門以及相關(guān)的使用部門之所以不信賴檔案的電子化管理，主要原因還是檔案電子化技術(shù)的不成熟。技術(shù)的革新是檔案信息化的靈魂，檔案電子化缺乏了技術(shù)上的支撐勢(shì)必只是一句空話。首先，配備性能良好、質(zhì)量可靠的計(jì)算機(jī)設(shè)備。這是檔案管理部門進(jìn)行電子化管理的保障。其次，設(shè)計(jì)出適合檔案管理部門的檔案信息管理軟件，使檔案管理實(shí)現(xiàn)真正的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化。此外，檔案管理部門還要提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件的正常運(yùn)行。

（二）維護(hù)電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價(jià)值和歷史價(jià)值，檔案電子化管理的安全問(wèn)題也是檔案電子化管理最要注重的問(wèn)題。首先，檔案管理部門要保存一套完整的、真實(shí)的紙質(zhì)檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進(jìn)行電子檔案的修復(fù)。其次，管理部門的信息共享機(jī)制要有嚴(yán)格的規(guī)劃和限制，檔案管理部門不能將機(jī)密的檔案到互聯(lián)網(wǎng)上，建立自己部門的信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對(duì)檔案的方便使用，又做到對(duì)檔案的嚴(yán)格保密。最重要的是做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份，常殺病毒，保證數(shù)據(jù)安全的。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員要摒棄以往傳統(tǒng)手工管理的死板模式，傳統(tǒng)管理下的檔案里里外外都是老古董。檔案的利用只限在一定范圍內(nèi)和少數(shù)人之中，對(duì)外提供服務(wù)的工作幾乎沒(méi)有開(kāi)展，使許多有利用價(jià)值的檔案成為死檔案，嚴(yán)重制約了檔案工作的自身發(fā)展。在使用新的管理手段時(shí)，要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，管理部門人員要認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的優(yōu)越性，放下對(duì)檔案管理電子化的戒備心理，在這場(chǎng)電子革命中充分實(shí)現(xiàn)管理手段的更新。其次，管理人員要定期進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的管理手段，在運(yùn)用電子化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，做好電子檔案的保密工作。此外，檔案管理人員還要嚴(yán)防檔案管理部門以外人員對(duì)檔案的使用，加強(qiáng)本部門的保密制度建設(shè)，嚴(yán)格遵守本部門的使用細(xì)則和信息共享細(xì)則。在做好本職工作的同時(shí)，增強(qiáng)自身素質(zhì)。

（四）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)電子檔案的法律效力。檔案管理的電子化進(jìn)程還是一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過(guò)程。在檔案的電子化管理中，不僅檔案管理部門的人員需要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)電子化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，相關(guān)部門也要改變傳統(tǒng)的觀念，改變對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)。立法工作者還要結(jié)合國(guó)外的案例，對(duì)我國(guó)電子檔案的法律效力做出正確的定位。世界范圍內(nèi)的信息技術(shù)革命是不可避免的，相關(guān)法律部門要配合檔案管理人員做好檔案的電子化管理，增強(qiáng)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理電子化改革的信心。相關(guān)的使用部門也要在認(rèn)定中轉(zhuǎn)變觀念，承認(rèn)電子檔案的效力。

結(jié)語(yǔ)：

檔案管理的電子化是檔案管理部門迎合時(shí)展潮流的重要產(chǎn)物，檔案的電子化管理趨勢(shì)不可避免。檔案的電子化管理在檔案的使用、保存以及傳送上都具有極大的便利，是對(duì)原有檔案管理模式的更新。由于受以往檔案管理模式的影響，現(xiàn)階段我國(guó)范圍內(nèi)的檔案電子化管理還存在一定的問(wèn)題。檔案電子化管理是一個(gè)復(fù)雜而漫長(zhǎng)的過(guò)程，相關(guān)的管理部門要在現(xiàn)有管理技術(shù)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變?cè)械挠^念和態(tài)度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理電子化的認(rèn)識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、技術(shù)化、便利化。

參考文獻(xiàn)：

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[2]高貴弟.淺談電子文件歸檔與電子檔案管理[J].蚌埠黨校學(xué)報(bào),2010,04

篇10

關(guān)鍵詞：檔案管理 主要問(wèn)題 應(yīng)對(duì)措施

事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問(wèn)題及原因分析

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也有了一定的發(fā)展，但仍然存在一些問(wèn)題，以下就是事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問(wèn)題以及相關(guān)的原因分析。

1、現(xiàn)代電子辦公的思想動(dòng)搖了紙質(zhì)檔案的管理。隨著當(dāng)今時(shí)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，辦公的自動(dòng)化也隨之而產(chǎn)生，例如：一份文件的擬稿、審核、編號(hào)、簽章等程序都能在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中快速完成，這標(biāo)志著無(wú)紙辦公的模式已經(jīng)建立。相比紙質(zhì)檔案管理，電子文件的檔案管理具有一些優(yōu)點(diǎn)，表現(xiàn)在以下幾方面：首先，電子文件的歸檔整理遠(yuǎn)比紙質(zhì)文件的歸檔簡(jiǎn)便、快捷；其次，電子文件的檔案的管理對(duì)諸如檔案室、檔案柜等大型硬件設(shè)施的要求較少。因此，相比紙質(zhì)檔案管理而言，人們更愿意接受電子文件的檔案管理，這樣一來(lái)，事業(yè)單位的檔案管理不再受到人們的重視。

2、事業(yè)單位不夠重視檔案管理，其檔案管理的力量相對(duì)薄弱。目前，對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其是由許多部門組成的，但是許多事業(yè)單位并不會(huì)單獨(dú)設(shè)置檔案部門，對(duì)于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書(shū)檔案以及案卷等多種檔案的管理，沒(méi)有幾個(gè)專職的檔案管理人員進(jìn)行管理，即使有專門的人員負(fù)責(zé)，那也大多只是其他部門兼職管理。從這里可以看出，我們事業(yè)單位不夠重視檔案管理。可想而知，這些兼職人員由于本身的事務(wù)繁忙，而對(duì)檔案管理的工作投入的精力不足，對(duì)于日常的檔案管理事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)地整理歸檔，這樣一來(lái)，事業(yè)單位檔案的管理水平受到了嚴(yán)重的影響。

3、檔案管理人員的素質(zhì)不高。目前，許多事業(yè)單位的正式的重大的檔案歸檔工作主要依賴于外聘的檔案歸檔的專業(yè)人士，而事業(yè)單位日常的檔案管理工作也只是在前輩的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)下工作，總之，檔案的管理沒(méi)有一個(gè)高技能高學(xué)歷且是專業(yè)檔案管理的人才，甚至在少數(shù)的事業(yè)單位管理檔案的人員只是兼職的，他們一般都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)的培訓(xùn)，其對(duì)檔案管理的重要性、對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很了解。檔案管理的意識(shí)比較淡薄。不管是外聘的專業(yè)人士，還是事業(yè)單位內(nèi)部中兼職檔案管理的人員，他們的素質(zhì)一般都不是很高，這是事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中存在的主要問(wèn)題之一。

事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

1、提高事業(yè)單位檔案管理工作的重要性的意識(shí)。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理有利于提高事業(yè)單位日常工作質(zhì)量和工作效率。檔案是人類活動(dòng)的記錄，其不僅有利于維護(hù)歷史的真實(shí)面貌；另外，它也為人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律提供了重要依據(jù)。而檔案管理的科學(xué)規(guī)范是衡量事業(yè)單位管理水平與業(yè)績(jī)的重要標(biāo)尺。因此，我們要提高檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，重視檔案管理。

2、改革檔案管理的體制，建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)。隨著當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代的到來(lái)。為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理也面臨著由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向著以全方位的檔案信息管理、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。這是時(shí)展的必然選擇，在事業(yè)單位檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化的結(jié)合是當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，因此，在事業(yè)單位可以在自己的信息中心建立檔案信息的管理項(xiàng)目，建立網(wǎng)上檔案的管理系統(tǒng)，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3、保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。鑒于檔案管理工作的性質(zhì)，事業(yè)單位必須確定專人進(jìn)行管理檔案工作，雖然檔案工作比較簡(jiǎn)單，但是其所要知道的東西還是很多，而其交接事項(xiàng)也比較繁雜，因此我們要控制檔案管理工作的人員流動(dòng)，以便更好地開(kāi)展檔案管理工作。

4、提高檔案管理人員的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)本單位的檔案管理的工作的好壞有著重要影響，因此，針對(duì)管理人員素質(zhì)較差的情況，根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，事業(yè)單位要積極選送有關(guān)檔案管理工作的人員參加檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)，熟悉檔案工作業(yè)務(wù)的流程，努力掌握科學(xué)的、規(guī)范的、實(shí)用的管理的方法，以提高檔案管理工作的效率，確保檔案管理工作的質(zhì)量，尋找更科學(xué)規(guī)范的檔案管理模式。

總結(jié)

近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建也有了一定的發(fā)展，但是其在發(fā)展過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，我們也應(yīng)該要重視，并積極找出問(wèn)題的所在，任何事物都是在曲折中前進(jìn)的，發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題是可以克服的，只要我們事業(yè)單位意識(shí)到檔案管理的重要性，并且對(duì)問(wèn)題的存在去找出相應(yīng)的措施，我想我們是可以探索出更科學(xué)、更規(guī)范、更實(shí)用的檔案管理模式的構(gòu)建的。相信經(jīng)過(guò)我們的努力，檔案管理模式的構(gòu)建將會(huì)越走越好的，從而也更好地為事業(yè)單位的工作所服務(wù)。

參考文獻(xiàn)