導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理投標(biāo)方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

[關(guān)鍵詞]市重點工程建設(shè)項目；招投標(biāo)；檔案管理

城市重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)檔案是指經(jīng)市人大會議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點建設(shè)項目，在招標(biāo)投標(biāo)交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中的真實記錄，是招標(biāo)投標(biāo)管理工作的重要依據(jù)，重點工程建設(shè)項目因為規(guī)模大，既有勘察、設(shè)計、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機(jī)械設(shè)備的采購安裝，形成周期長，招投標(biāo)文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)建立健全市重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)檔案工作，認(rèn)真研究思考，采取積極的措施，保證招投標(biāo)檔案的真實、準(zhǔn)確、完整，為建設(shè)項目中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。

目前，城市重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個問題：

首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設(shè)項目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點建設(shè)項目往往工期長，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。

其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機(jī)制，與招標(biāo)簽訂合同后，招標(biāo)給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。

再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評標(biāo)管理軟件實現(xiàn)對接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。

針對重點工程建設(shè)項目招投標(biāo)檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點改進(jìn)建議：

1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機(jī)制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，做到分級管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項目工程招標(biāo)委托招標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負(fù)責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現(xiàn)集中管理。

2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法實施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項目檔案，條例中并沒有對招投標(biāo)檔案的管理做出詳細(xì)規(guī)定。因此，細(xì)化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強(qiáng)聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對報送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。

3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細(xì)化資料收集清單，是精簡庫存數(shù)量的前提。重點建設(shè)項目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實際工作中，筆者認(rèn)為，市重點項目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項批文復(fù)印件、招標(biāo)協(xié)議、招標(biāo)申請等。2、過程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價或投標(biāo)限價、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等；3、簽約階段：評標(biāo)委員會名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說明、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)將所有招標(biāo)過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點建設(shè)項目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。

4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個項目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。

5、提高招投標(biāo)檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口連接，實現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實現(xiàn)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標(biāo)項目匯編，包括錄入項目名稱、中標(biāo)單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、分析，對各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進(jìn)行整合，各類分析報表的進(jìn)行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標(biāo)單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實現(xiàn)檔案的精細(xì)化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案價值。

篇2

面對日益激烈的市場競爭，我國勘察設(shè)計咨詢業(yè)迫切需要增強(qiáng)自身知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，同時承認(rèn)并尊重他人的知識產(chǎn)權(quán)及合法權(quán)益。為了保護(hù)與管理勘察設(shè)計咨詢企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，鼓勵技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)明創(chuàng)造，豐富與發(fā)展原創(chuàng)性智力成果，增加企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)的數(shù)量并提高其質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)自主創(chuàng)新能力和市場競爭力，同時尊重并合法利用他人的知識產(chǎn)權(quán)，為此，對勘察設(shè)計文件檔案管理具有極其重要的作用。本文通過明確勘察設(shè)計文件檔案管理的對象及特點，探討了其管理的方法及程序，并針對目前勘察設(shè)計文件檔案管理工作中出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的對策，為進(jìn)一步完善我國勘察設(shè)計文件檔案管理提供了有益的參考。

2檔案管理的對象及特點

勘察設(shè)計的文件檔案主要包括勘察、設(shè)計、咨詢活動和科研活動中形成的，以各種載體所表現(xiàn)的文字作品、圖形作品、模型作品、建筑作品等勘察設(shè)計咨詢作品?？辈煸O(shè)計文件檔案包括以下內(nèi)容：

1)工程勘察投標(biāo)方案，專業(yè)工程設(shè)計投標(biāo)方案，建筑工程設(shè)計投標(biāo)方案。工程咨詢投標(biāo)方案等；

2)工程勘察和工程設(shè)計階段的原始資料、計算書、工程設(shè)計圖及說明書、技術(shù)文件和工程總結(jié)報告等；

3)工程咨詢的項目建議書、可行性研究報告、專業(yè)性評價報告、工程評估書、監(jiān)理大綱等；

4)科研活動的原始數(shù)據(jù)、設(shè)計圖及說明書、技術(shù)總結(jié)和科研報告等；

5)企業(yè)自行編制的計算機(jī)軟件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、導(dǎo)則、手冊、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計等。

勘察設(shè)計文件檔案管理有如下特點：

1)成套性。一個勘察設(shè)計項目所形成的若干相關(guān)文件材料，這些文件材料既以不同工作階段相區(qū)別，又與總體科技程序和科技內(nèi)容相聯(lián)系，構(gòu)成了一個反映該項目勘察設(shè)計活動的材料整體，是一個密切聯(lián)系、有機(jī)結(jié)合的整體。

2)專業(yè)技術(shù)強(qiáng)。我院是廣西自治區(qū)唯一的公路工程專業(yè)勘察設(shè)計甲級院，其專業(yè)技術(shù)檔案又具有專業(yè)性強(qiáng)、科技含量高、分類細(xì)致等特點?？庇H設(shè)計類檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，不同的專業(yè)又有著不同的技術(shù)內(nèi)容和方法，在哪一個專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域形成的檔案，就集中地反映哪一個專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的科技內(nèi)容及相關(guān)的技術(shù)方法和手段。

3)利用率高。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和專業(yè)技術(shù)普及率的提高，檔案的查詢和使用的機(jī)率越來越高，有些項目可以大量地、重復(fù)多次地運(yùn)用于新的勘察設(shè)計項目，特別是記述和反映新技術(shù)、新工藝的檔案，其利用率更高。

3方法及程序

為確保歸檔的勘察設(shè)計文件完整、準(zhǔn)確，便于檔案資料的查閱使用、質(zhì)量問題的追溯、落實質(zhì)量終身責(zé)任制，根據(jù)目前國內(nèi)勘察設(shè)計文件檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r、經(jīng)驗和趨勢，結(jié)合質(zhì)量管理體系GB／T19001—2008一IS09001：2008標(biāo)準(zhǔn)和我院的成功經(jīng)驗，對各階段勘察設(shè)計成果文件、記錄和資料歸檔的種類、歸檔文件的裝訂要求、歸檔交接方法、責(zé)任等提出以下管理方法和程序：

3．1按不同階段項目歸檔文件的種類要求

l、預(yù)可行性研究、可行性研究、方案設(shè)計、初步設(shè)計階段：a)在向顧客提交成果文件的同時，歸檔相同的成果文件以及內(nèi)容完全一致的電子光盤；b)在接到主管部門批文時追加歸檔有關(guān)的批復(fù)文件。裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計算書原稿，分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據(jù)的的數(shù)據(jù)資料、各類技術(shù)報告、技術(shù)工作總結(jié)，質(zhì)量記錄等保存在承擔(dān)項目部門，保存期三年。

2、施工圖設(shè)計階段：a)在向顧客提交成果文件的同時，歸檔相同的成果文件以及內(nèi)容完全一致的電子光盤；b)上述成果提交后一個月內(nèi)，提交下列文件歸檔：勘察設(shè)計成果的藍(lán)曬底圖清樣、裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計算書原稿分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據(jù)的數(shù)據(jù)資料、各類技術(shù)報告、技術(shù)工作總結(jié)裝訂成冊的質(zhì)量管理記錄，包括：產(chǎn)品要求評審記錄及各種附件、項目工作計劃、勘察大綱、勘察成品檢驗記錄、技術(shù)及安全交底記錄、外業(yè)驗收記錄、設(shè)計輸入登記表、假定輸入單、技術(shù)指令、互提資料單、互提資料單、設(shè)計評審記錄、設(shè)計確認(rèn)情況表、勘察、設(shè)計、測量成品批準(zhǔn)放行單c)設(shè)計過程中與顧客之間涉及質(zhì)量責(zé)任的來往文件及處理記錄。

3、工程竣工(交工)驗收后一個月內(nèi)，提交下列文件歸檔：a)有常駐工地設(shè)計代表的：工地日記及相關(guān)附件、設(shè)計修改通知書、現(xiàn)場照片b)無常駐工地設(shè)計代表的：服務(wù)驗證表、設(shè)計修改通知書、現(xiàn)場照片、后期服務(wù)期間，與顧客之間涉及質(zhì)量責(zé)任的來往文件及處理記錄。

4、竣工(交工)驗收后如發(fā)生與項目有關(guān)的記錄要隨時歸檔。

5、工程地質(zhì)勘察項目：工程地質(zhì)勘察報告及有關(guān)附件、內(nèi)容完全一致的電子光盤、勘察大綱、校審記錄及校審的原稿、成果清樣、外業(yè)驗收記錄、勘察成品批準(zhǔn)放行單、技術(shù)總結(jié)。

3．2歸檔手續(xù)

1、項目負(fù)責(zé)人將符合本規(guī)定要求的歸檔文件整理、裝訂好，填寫《勘察設(shè)計項目文件歸檔交接表》一式2份；

2、將歸檔文件和《勘察設(shè)計項目文件歸檔交接表》一起送檔案室歸檔；

3、檔案員按本規(guī)定的內(nèi)容對《勘察設(shè)計項目文件歸檔交接表》中的歸檔文件及數(shù)量一一核對，確認(rèn)無誤后簽收。一份《勘察設(shè)計項目文件歸檔交接表》退歸檔人作為存檔依據(jù)，另一份留檔案室備查；

4、檔案員對不符合規(guī)定要求的歸檔文件有權(quán)拒收。

篇3

（一）系統(tǒng)框架設(shè)計

1.基于項目管理的工程檔案管理體系的構(gòu)建。

基于項目管理的工程檔案管理體系既要求對工程檔案實施全過程的動態(tài)管理，也對其質(zhì)量控制提出了一定的標(biāo)準(zhǔn)，簡單的說就是以項目施工計劃及其進(jìn)度紐帶，按照檔案規(guī)范及時收集每個環(huán)節(jié)的工程檔案信息，并加以分類和歸檔，以及有效的挖掘利用，以此實現(xiàn)檔案真實、完整、高效。具體可從下述幾點著手：一是全過程管理工程檔案，既要基于工程項目的施工計劃明確文件的收集時間，強(qiáng)化薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案收集，同時應(yīng)就工程項目的立項審批、規(guī)劃設(shè)計、招投標(biāo)、征地安置、施工過程、竣工驗收等各階段的文件進(jìn)行分類收集；二是強(qiáng)化控制工程檔案質(zhì)量，這就要求應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行歸檔，而且力爭以用戶利益為核心，全面整理、科學(xué)分析、主動挖掘檔案信息，并注重收集、整理、分析反饋信息，以此為工程檔案使用者提供高層次、個性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.基于工程檔案管理的項目管理體系的構(gòu)建。

因項目管理是工程檔案管理的基本前提，而工程檔案管理又是項目管理的重要內(nèi)容，可見兩者相輔相成，不可分割，因此也應(yīng)基于檔案管理促進(jìn)兩者的共同發(fā)展。具體應(yīng)以記錄的工程財務(wù)信息為參考，掌握并分析費(fèi)用收支，結(jié)合工程的實際進(jìn)度，有效控制工程造價；以記錄的工程施工情況為參考，合理配置施工資源，確保在合同規(guī)定的日期內(nèi)完成項目施工；以所有的工程檔案作為控制工程質(zhì)量的重要參考，以此減少不必要的損失，保質(zhì)保量完成工程建設(shè)。

（二）系統(tǒng)運(yùn)行保障

1.制定統(tǒng)一規(guī)范的工程檔案標(biāo)準(zhǔn)。

通常工程項目規(guī)模浩大，涉及面廣，其檔案必然數(shù)量眾多，種類繁雜，因此制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)檔案完整、真實、有效的基礎(chǔ)保障，具體應(yīng)注意下述幾個方面：工程施工組織設(shè)計文件中應(yīng)具備編織者、技術(shù)主管、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等參建各方的簽名、審批，其內(nèi)容應(yīng)明晰、具體；圖紙會審文件中應(yīng)涵蓋工程名稱、地點、參建人員、會審內(nèi)容、時間等信息及相關(guān)部門的簽字蓋章；材料合格證、質(zhì)檢報告等文件應(yīng)合法、齊全；合同、協(xié)議等內(nèi)容應(yīng)公平，嚴(yán)謹(jǐn)，全面，不存在漏洞；技術(shù)交底文件應(yīng)符合質(zhì)量驗收規(guī)范，如管道安裝應(yīng)詳細(xì)記錄管件的大小、位置，支架方法等，驗收描述要詳細(xì)；分項、分部等資料劃分應(yīng)明確且正確，內(nèi)容真實不存在重項、漏項，施工日記應(yīng)真實、全面等；此外針對檔案信息管理系統(tǒng)中的文本、圖片、聲像等不同類型的檔案應(yīng)予以分類管理，其規(guī)范應(yīng)以相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫要求為重要依據(jù)。

2.構(gòu)建完善的工程檔案管理系統(tǒng)。

合理的工程檔案管理信息系統(tǒng)對于提高其管理績效具有重要的推動作用，在此筆者認(rèn)為應(yīng)以核心服務(wù)器為中心，為建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理及其他單位的溝通與合作提供一個公共平臺，以此為其查閱、使用、管理、分析工程檔案提供便利。但其應(yīng)以統(tǒng)一文件格式、設(shè)置工作流程、定義訪問權(quán)限、完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)、規(guī)范數(shù)據(jù)接口等為前提，建立數(shù)據(jù)、項目、服務(wù)集成的管理系統(tǒng)，以此便于收集、分類、歸檔、分析、應(yīng)用工程檔案信息，如可以切實掌握待復(fù)核、履行期、已終止等不同類型的合同信息，核對和統(tǒng)一財務(wù)信息、施工材料等賬目，查詢設(shè)計變更等重大事項，以此為控制工程造價、質(zhì)量、進(jìn)度提供服務(wù)平臺，尤其利于順利完成工程驗收，以及合理解決經(jīng)濟(jì)糾紛等問題。此外也可利用工作會議、匯報總結(jié)等豐富的信息反饋渠道，挖掘價值信息，用于為解決方案的制定等提供幫助。

3.明確劃分工程參建各方的權(quán)責(zé)。

工程檔案來源繁雜，其全面收集并非一項易事，僅靠單方力量顯然難以實現(xiàn)，因此必須強(qiáng)化工程參建各方的聯(lián)系，明晰其權(quán)責(zé)，以此促進(jìn)工程檔案收集和管理工作有序開展，也為工程隱患的責(zé)任歸屬奠定基礎(chǔ)。如建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)工程項目申請，獲取土地、建設(shè)、規(guī)劃審批書、許可證等資質(zhì)，可行性報告、施工組織設(shè)計、施工圖紙、招投標(biāo)文件、承包合同等文件，其在城建檔案館、施工、設(shè)計、監(jiān)理等各單位之間的檔案管理中起著承上啟下的作用；勘察單位應(yīng)負(fù)責(zé)提交準(zhǔn)確、可靠的工程勘察報告；設(shè)計單位應(yīng)提交合理的施工圖以及技術(shù)方案；監(jiān)理單位主要負(fù)責(zé)對施工現(xiàn)場的管理監(jiān)督，并提交現(xiàn)場簽證、施工進(jìn)度等相關(guān)文件；施工單位則主要負(fù)責(zé)工程質(zhì)量，即提交材料、配件、機(jī)械、隱蔽工程等質(zhì)檢報告。為進(jìn)一步規(guī)范工程檔案管理活動，還應(yīng)基于單位實況選擇項目式、強(qiáng)/弱矩陣式等組織形式。

4.形成有效的工程項目組織文化。

為切實推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化、高效化，工程參建各方都應(yīng)提高對工程檔案管理的認(rèn)知，并自覺參與、配合檔案收集、管理和利用。其中工程檔案管理部門應(yīng)身先士卒，認(rèn)真貫徹檔案意識，并通過廣泛宣傳，形成自上而下管理工程檔案的良好局面；應(yīng)立足于工程項目和工作需求，明確工程檔案管理目標(biāo)，并在管理制度和檔案規(guī)范的約束下，加強(qiáng)部門之間、檔案形成者之間的溝通與合作，進(jìn)一步完善檔案數(shù)量、種類、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等；檔案管理者應(yīng)切實強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)，掌握科學(xué)、實用、先進(jìn)的檔案管理理論知識和方法技巧，熟練使用檔案信息管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案操作，保證其完整、真實、標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)會善于挖掘有效信息，并加以提煉和總結(jié)，以此為檔案使用者提供有力參考，提高工程檔案的時效性。

二、結(jié)束語

篇4

關(guān)鍵詞：檔案管理；電力工程建設(shè)；新形勢

作者簡介：羅勤琴（1968-），女，湖北黃岡人，湖北黃岡供電公司檢修公司。（湖北 黃岡 438000）

中圖分類號：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）17-0200-02

一直以來，電力工程建設(shè)中涉及的數(shù)據(jù)和資料都比較龐大，其檔案管理至關(guān)重要。尤其在新形勢下電力工程建設(shè)不斷增加，電力工程所承載的供電任務(wù)更為艱巨。檔案管理功能就更為關(guān)鍵，因此做好檔案管理直接關(guān)系著電力工程建設(shè)的順利實施。

一、新形勢下電力工程檔案管理的特點

隨著電力工程建設(shè)項目的不斷擴(kuò)大，電力線路工程是電力工程的主要組成部分，而對于電力線路工程檔案管理還很薄弱。電力線路工程的管理不同于別的工程項目管理，具有如下幾個特點：

1.數(shù)量大，范圍廣

由于電力工程本身就復(fù)雜多樣，覆蓋的地域遼闊，建設(shè)的時間長，電力線路工程數(shù)量大，所以電力工程檔案形成的來源廣泛。檔案的形成包括項目立項、招投標(biāo)過程、材料設(shè)備的購買、電力線路的試運(yùn)行、完工后的驗收等各個環(huán)節(jié)全部形成文檔材料，需進(jìn)行統(tǒng)一備案管理。

2.參與的人員與企業(yè)多

電力線路工程建設(shè)需要各個下屬企業(yè)共同參與完成，相互協(xié)作。由于不同地域、不同行業(yè)以及不同性質(zhì)的企業(yè)都可能參與電力工程項目的建設(shè)。在建設(shè)的過程中涉及到不同地區(qū)的不同人群。如果僅僅依靠承建單位來完善整個電力線路工程項目的檔案管理工作則難度太大。因而，承建單位要進(jìn)行組織，各個地區(qū)的相關(guān)企業(yè)及人員都參與到檔案管理工作之中，確保線路工程檔案管理的完整性、科學(xué)性及準(zhǔn)確性。

二、新形勢下電力線路工程建設(shè)檔案管理的重要性

在電力線路工程建設(shè)的過程中把建設(shè)活動形成具有保存價值的文字、圖表、音像等各種歷史記錄稱為檔案。電力線路工程檔案的管理要求真實、準(zhǔn)確反映電力線路工程建設(shè)活動、工程的實際概況，為電力線路的檢修、電力線路工程的改建等提供參考依據(jù)。

1.電力線路工程檔案建設(shè)為有效維護(hù)供電企業(yè)的合法權(quán)益提供有力的保障

隨著改革的不斷深入，我國的電力建設(shè)得到飛速發(fā)展，供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營必須正規(guī)化，供電企業(yè)對工程檔案的管理更不可或缺。在工程建設(shè)的過程中，工程質(zhì)量、工程材料的好壞不能空口無憑，要把建設(shè)活動整理成文字、音像或圖紙的形式進(jìn)行封存，為電力企業(yè)的后續(xù)服務(wù)提供依據(jù)。例如，前幾年江蘇省電力公司常州分公司220V變電站增容改造項目過程中，當(dāng)時工程出現(xiàn)沉降問題，公司要求查找原因，通過對原始檔案的調(diào)閱排除了我方的責(zé)任，從而維護(hù)了供電企業(yè)的名譽(yù)與經(jīng)濟(jì)損失。如果工程檔案缺失，或者數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、資料不完整，對檔案不重視不利用，那么供電企業(yè)將蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，同時還將失信于民。

2.供電企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營之根本就是工程檔案的建設(shè)

電力線路工程檔案的建設(shè)是根據(jù)地域經(jīng)濟(jì)狀況、地理條件以及地理特點等不斷變化的因素進(jìn)行全面、系統(tǒng)的考查、科學(xué)長遠(yuǎn)的預(yù)算與設(shè)想，通過研討編制再最后施實。如果沒有工程檔案作為依據(jù)，電力企業(yè)的電網(wǎng)規(guī)劃將無從著手。

3.電力線路工程檔案的整理為供電企業(yè)的建設(shè)積累經(jīng)驗，也是供電企業(yè)技術(shù)改進(jìn)、技術(shù)儲備的一種手段

檔案是工程活動的記錄，是電力線路工程建設(shè)、經(jīng)營活動的產(chǎn)物。電力線路工程檔案的建立真實反映了工程實際過程，也是工程建設(shè)的又一重大成果。

4.工程檔案是電力企業(yè)對電網(wǎng)改造、電站維護(hù)、電站的改建擴(kuò)建等的依據(jù)來源

充分利用電力線路工程檔案能提高供電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。比如近些年農(nóng)村電網(wǎng)的改造工程，改造電力線工程如果沒有原始檔案可查可閱，了解原工程建設(shè)過程中的各個數(shù)據(jù)與資料，則會影響改造線路改造的工程分析評估，進(jìn)而影響農(nóng)村電力工程的改造。以檔案為依據(jù)進(jìn)行線路工程改造，減少工程盲目性，進(jìn)而也節(jié)約了人力、物力資源，把工程檔案管理轉(zhuǎn)化成了生產(chǎn)力，因此電力工程檔案的建設(shè)也是國家生產(chǎn)力的一部分，是國家的重要技術(shù)資源庫。

三、新形勢下電力工程檔建設(shè)中存在的問題

1.電力工程檔案建設(shè)缺乏專業(yè)的人才

隨著電力事業(yè)的發(fā)展與工程項目的不斷擴(kuò)大，電網(wǎng)的輸送任務(wù)加重，電壓等級不斷提高，檔案服務(wù)也越來越重要，對檔案的整理工作要求也不斷提高，檔案工作方法也在向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但現(xiàn)在的檔案整理工作者專業(yè)技能不強(qiáng)，文化素質(zhì)普遍不高，只會一些簡單的收納、分類整理、存檔查檔的基本工作，對電力工程不了解，對檔案的政策法規(guī)知之甚少，缺乏工作的主動性與積極性，與工程的建設(shè)過程脫節(jié)，對工程資料的完整性、準(zhǔn)確性從不考證，沒有參與過工程的建設(shè)、工程的驗收與評審過程，沒有真正參與到工程建設(shè)中去。

2.電力工程檔案管理缺乏管理機(jī)制，檔案整體質(zhì)量并不高

由于電力工程的特殊性，檔案管理涉及的企業(yè)多、地域廣。對檔案的整理工作要求與工程同步，可是許多企業(yè)歸案材料與實際工程并不一樣，從而形成了工程檔案不一致的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為：

（1）電力工程設(shè)計過程。設(shè)計是工程的準(zhǔn)備工作、工程的籌備階段。從設(shè)計開始，設(shè)計單位的設(shè)計圖紙就是工程的檔案，現(xiàn)行的很多設(shè)計屬于外聘設(shè)計單位。由于時間短，設(shè)計單位根本沒有按照要求進(jìn)行檔案管理。設(shè)計方案、圖紙隨意改變，但改后的設(shè)計方案并沒有統(tǒng)一存檔，這為以后的檔案使用留下隱患。

（2）電力工程施工過程。由于現(xiàn)在工程都實行轉(zhuǎn)包分包的模式，許多施工單位對檔案的管理工作從不重視，致使檔案在對施工過程的記錄中并不完整詳細(xì)。技術(shù)施工沒有技術(shù)單或?qū)τ涗泦尾蛔骶幋a；對施工文件，原材料的日期沒有標(biāo)注；對臨時性更改的圖紙、文件沒有進(jìn)行專項管理。雖有管理員，但因臨時文件的不確定性使錯誤文件得不到及時改正，最終將錯誤文件或圖紙進(jìn)行存檔。

（3）驗收過程。工程竣工后的檔案交接過程中，眾多檔案蜂擁而致，大量的檔案需要?dú)w檔存放，驗收時間緊迫、任務(wù)堅巨。因而檔案管理工作就會手忙腳亂，工作人員不按章程歸檔，對檔案的準(zhǔn)確性、完整性不進(jìn)行核查而盲目存檔，導(dǎo)致重要檔案存檔錯誤的現(xiàn)象發(fā)生。

3.電力工程檔案存檔形式死板、單一

電力工程檔案的管理僅局限于文字上的整理，不注重工程進(jìn)行過程中圖像的采集，音像檔案制作管理難度較大。但是相對紙質(zhì)檔來說，音像檔案更生動形象，更能還原施工現(xiàn)場。然而電力工程檔案的收集只注重文字的整理、技術(shù)資料與技術(shù)數(shù)據(jù)的整理，而對音像資料的管理幾乎是空白。對于工程進(jìn)行過程中產(chǎn)生的圖像、磁帶、錄像帶等在拍完、制作完上交之后并沒有歸存到檔案中去，導(dǎo)致珍貴的聲像檔案最終流失。

四、新形勢下如何做好電力工程建設(shè)檔案管理

1.創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，樹立檔案意識

加強(qiáng)電力企業(yè)內(nèi)部以及施工單位對電力工程檔案重要性的正確認(rèn)識，設(shè)立檔案建立工作小組，加大檔案管理工作人力物力的投入。建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，針對跨地域、工期長等特點建立流動檔案收集小組，明確檔案工作責(zé)任，把任務(wù)分配到人，落實崗位責(zé)任制，對工程進(jìn)行過程中所有的文字資料、技術(shù)資料、圖片資料進(jìn)行收集整理，改變檔案收集脫節(jié)的現(xiàn)象。

2.建立檔案管理制度，制訂檔案工作流程

電力工程建設(shè)需要的時間長，地域覆蓋遼闊，參與建設(shè)的單位人員眾多，檔案管理涉及面廣泛、工作量大，參與建設(shè)單位的工期不一，各個單位參與建設(shè)的項目不同，歸檔時間差異等，這就需要規(guī)范檔案管理，使檔案管理正常有序的進(jìn)行。制定《工程檔案管理辦法》、《工程檔案管理細(xì)則》并嚴(yán)格執(zhí)行，以便檔案管理工作有章可循。

3.配備專業(yè)的檔案管理人員

為進(jìn)一步做好電力工程建設(shè)檔案管理工作，檔案管理必須配備專業(yè)的檔案管理員，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和現(xiàn)代化辦公所需的管理設(shè)備。在電力工程開工設(shè)計階段就要對圖紙設(shè)計檔案進(jìn)行管理，在工程開工后設(shè)立專門的檔案管理辦公室，配備專業(yè)的專職檔案管理人員及相應(yīng)的辦公所需軟硬件設(shè)施對電力工程建設(shè)檔案進(jìn)行管理。在管理的過程中，實行分開管理的原則，即檔案辦公室、檔案庫房、檔案閱覽室分開的原則。為實現(xiàn)檔案管理信化，完善檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的有效使用率，檔案信息共享，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)水平與專業(yè)技能，要對檔案管理員進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識。

4.確保電力工程建設(shè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性

為確保電力工程建設(shè)檔案的準(zhǔn)確與完整，在檔案入庫前必須進(jìn)行復(fù)核工作，對于參建企業(yè)呈交檔案所包含的內(nèi)容、檔案的數(shù)量、工程的質(zhì)量要求、施工技術(shù)等文件進(jìn)行核實，最后將檔案進(jìn)行排列、組卷、整理并由檔案管理負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可存檔。為確保檔案其完整性，在檔案收集的過程中要注意以下幾點：

（1）電力工程前期管理性文件收集。包括前期電力工程建設(shè)的可行性分析、項目投資的風(fēng)險性評估、項目設(shè)計方案以及項目核查等文件。電力工程管理文件還包括工程前期簽署的合同、需要的技術(shù)支持、招投標(biāo)文件、質(zhì)量監(jiān)督等。為確保檔案的完整，在對這些資料收集的過程中，工作要細(xì)化到人，將責(zé)任落實到人。檔案管理員要以高度的責(zé)任心與使命感認(rèn)真努力地完成資料收集工作。

（2）施工過程中檔案的收集與整理。施工過程中的檔案是反映項目進(jìn)展情況、用材情況、安裝情況的真實記錄。要保證施工檔案的真實性與完整性就要將檔案收集工作融入到施工的過程之中，檔案的收集與施工同步進(jìn)行，明確施工檔案的收集范圍與內(nèi)容、文件材料的記錄也是對施工質(zhì)量的監(jiān)控。同時檢查承建單位原始資料記錄的準(zhǔn)確性，由其對工程質(zhì)量與進(jìn)度進(jìn)行控制，做到工程資料未經(jīng)驗收不簽字、不徹底記錄不存入檔案。

參考文獻(xiàn)：

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2、孫x，女，辦公室。該同志負(fù)責(zé)煉鐵和冷軋項目工程檔案管理工作，及時完成接收、領(lǐng)發(fā)和整理大量施工圖紙和合同、技術(shù)附件、招投標(biāo)書等相關(guān)文件材料。五月上旬即完成公司2015年度各部室歸檔文件材料的收集、整理和系統(tǒng)輸入，最終組卷上架文書檔案1547件。調(diào)整和完善檔案管理系統(tǒng)中文書檔案、照片檔案和基本建設(shè)類檔案各項功能設(shè)置，使其具備檔案目錄級數(shù)據(jù)錄入、卷內(nèi)目錄、照片說明、案卷脊背的打印等功能條件。

3、張xx，男，安全保衛(wèi)部。該同志始終保持對公司忠誠，緊盯現(xiàn)場，截止上半年抓獲多起偷盜案件，處理多起阻撓施工、治安事件，強(qiáng)有力地保護(hù)了公司的財產(chǎn)安全，踐行了對公司忠誠的信念。5月9日凌晨、5月19日該同志通過蹲守與其他團(tuán)隊成員抓獲偷盜海沙案件，公司根據(jù)線索發(fā)現(xiàn)施工質(zhì)量中存在的問題，保障了工程質(zhì)量。

4、張x，女，自動化控制中心。該同志負(fù)責(zé)自動化控制中心智能協(xié)同管控中心項目和品牌招標(biāo)等工作。在廣泛交流的基礎(chǔ)上，圓滿完成智能協(xié)同管控中心初步設(shè)計，并組織通過公司審查。深入研究工業(yè)4.0的思想，利用大數(shù)據(jù)、云計算等智能化手段，積極開展"多專業(yè)協(xié)同管理模式"等先進(jìn)技術(shù)的攻關(guān)工作。在高爐煤氣柜等各項目的技術(shù)協(xié)議簽訂、初設(shè)審查等工作中，提出修改、優(yōu)化建議80多條。在能源計量儀表的設(shè)計、技術(shù)交流、方案優(yōu)化等過程中，嚴(yán)把質(zhì)量、技術(shù)和成本關(guān)，對設(shè)計方案提出修改建議，對計量儀表的數(shù)量、位置設(shè)置進(jìn)行完善。

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健全的、科學(xué)的規(guī)章制度使檔案管理工作規(guī)范化、制度化,有法可依,有章可循。制度的制定，不僅要為工程資料的收集整理提供了理論上的依據(jù)，而且要對施工單位具有指導(dǎo)性、可操作性。應(yīng)根據(jù)工程本身的特點和實際，對工程資料的歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔時間、組卷順序、卷內(nèi)目錄書寫、頁碼編制、竣工圖的制作要求，工程資料的準(zhǔn)確性要求、工程資料整理的系統(tǒng)性要求，工程資料歸檔過程的質(zhì)量控制、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)做出規(guī)定。這樣就使工程檔案管理有了一個比較規(guī)范的準(zhǔn)則,使所有施工單位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的隨意性,達(dá)到熟悉工作程序，掌握工作標(biāo)準(zhǔn)，自覺作好每一個環(huán)節(jié)工作之目的。1.核設(shè)施退役整治工程資料的歸檔整理規(guī)定應(yīng)執(zhí)行的國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定。2.建設(shè)單位要建立項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、辦公室，配備專職檔案人員，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理，將檔案管理工作納入工作效能考核；建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，該網(wǎng)絡(luò)要覆蓋建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位，以便把檔案工作落在實處。3.檔案人員要常參與項目檔案培訓(xùn)不斷提高自身素質(zhì)，在退役治理過程中要全程參與項目管理工作（參加有關(guān)會議、項目合同招、投標(biāo)和設(shè)備儀器的開箱驗收、工程驗收等工作），了解項目的內(nèi)容與實施進(jìn)度，這樣才能對項目檔案即時進(jìn)行收集與歸檔，從而保證檔案質(zhì)量。

二、項目檔案的收集與整理工作

項目檔案的收集、整理、歸檔工作應(yīng)與項目的立項準(zhǔn)備、建設(shè)、和竣工驗收同步進(jìn)行，這樣才能保證項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（一）明確各參建單位職責(zé)

1.建設(shè)（業(yè)主）單位主要職責(zé)。建立健全檔案管理規(guī)章制度；對設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預(yù)驗收和專項驗收；向檔案主管部門移交檔案。2.施工單位主要職責(zé)。收集、整理所承擔(dān)工程施工過程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。3.監(jiān)理單位主要職責(zé)。收集、整理監(jiān)理工作中形成的文件；對施工檔案特別是竣工圖進(jìn)行審查；向建設(shè)單位移交檔案。4.勘察、設(shè)計單位主要職責(zé)。收集、整理勘察、設(shè)計基礎(chǔ)材料和有關(guān)的設(shè)計文件；參與編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。

（二）項目檔案的收集與整理

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關(guān)鍵詞：水利；設(shè)計檔案；管理

1概述

水利工程項目設(shè)計檔案，是水利工程設(shè)計單位的核心檔案，是基本建設(shè)和生產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證，是水利建設(shè)事業(yè)中的一項巨大資源。認(rèn)識并掌握水利工程項目設(shè)計檔案的特點，對水利工程項目設(shè)計檔案進(jìn)行科學(xué)地管理，主動、多形式、多方位、多層次地向水利部門和有關(guān)部門提供利用，是實現(xiàn)檔案自身價值的體現(xiàn)。因此，做好水利工程項目設(shè)計檔案管理，具有十分重要的意義。水利工程項目設(shè)計檔案的形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程，能夠真實地反映設(shè)計人員的科技思想、科技方法，它的形成是設(shè)計單位智力勞動的結(jié)晶，其中蘊(yùn)涵諸多科技配套成果以及多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的智慧，在一定程度上也體現(xiàn)出設(shè)計單位集體的設(shè)計能力?？梢?，管理好水利工程項目設(shè)計檔案，是發(fā)揮工程設(shè)計檔案社會使用價值、讓工程設(shè)計檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)性工作。筆者結(jié)合江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司實際工作，將管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合，進(jìn)行如下思考。

2水利工程項目設(shè)計檔案的特點

水利工程項目設(shè)計檔案有文書檔案、工程檔案、會計檔案的共性，但也有水利工程項目獨(dú)特的自身屬性。水利工程項目設(shè)計不是一般的土建工程項目設(shè)計，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時間跨度大之外，還要考慮工作條件的復(fù)雜程度，施工難度多大且會受到哪些自然條件制約，有多少社會效益，對環(huán)境有多大影響，如果出現(xiàn)事故會產(chǎn)生那些嚴(yán)重后果，以及對國民經(jīng)濟(jì)影響程度?？上攵?，水利工程項目設(shè)計形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認(rèn)識水利工程項目設(shè)計檔案的特點完全有必要。

（1）復(fù)雜性。每個水利工程項目設(shè)計檔案的內(nèi)容都包括計劃立項、勘察、設(shè)計全過程中所形成的全部技術(shù)文件、設(shè)計圖紙和有關(guān)工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環(huán)境綜合治理總體方案》確定的六項調(diào)水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規(guī)劃》確定的流域洪水北排長江重點工程，工程北起長江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運(yùn)河，利用武進(jìn)港入太湖。主要工程內(nèi)容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門控制建筑物、水系調(diào)整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項水利工程內(nèi)容就如此之多，故伴隨每個工程的進(jìn)展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設(shè)計檔案的內(nèi)容主要是設(shè)計過程中的報告、方案、各專業(yè)的計算書等文件材料和底圖、藍(lán)圖、白圖等圖紙。不僅有設(shè)計形成的材料和載體的多樣，同時還有大量的專業(yè)計算書等電子文件，這些都是設(shè)計過程中形成的，是施工的重要依據(jù)，應(yīng)加以長期保存，作為其他設(shè)計和施工工作的重要參考。另外，項目設(shè)計周期長、專業(yè)多、產(chǎn)生的文件材料種類多、數(shù)量大、整編量大等特點充分表現(xiàn)了水利工程項目檔案的復(fù)雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來的困難和工作量也是不能忽視的。

（2）系統(tǒng)性。每個水利工程項目設(shè)計檔案的內(nèi)容都必須完整、齊全、系統(tǒng)。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20m3/s排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設(shè)兩臺機(jī)組，單機(jī)流量10m3/s，12m凈寬節(jié)制閘（升臥式平面鋼閘門）一座。由于在收集檔案資料時，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環(huán)境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開的常州市運(yùn)北片防洪控制節(jié)點工程—采菱港樞紐工程完工驗收會議上，工程相關(guān)資料順利通過驗收專家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設(shè)計內(nèi)容、工程施工質(zhì)量優(yōu)良、工程完工驗收做出了應(yīng)有的努力。實踐證明，每個水利工程項目的可行性研究、初步設(shè)計、招標(biāo)設(shè)計和施工圖設(shè)計四個階段的勘察設(shè)計工作，設(shè)計文件審查、施工招標(biāo)、施工、竣工驗收等各階段的服務(wù)工作，及相應(yīng)的勘察設(shè)計文件及有關(guān)技術(shù)資料等，必須是一個齊全完整的系統(tǒng)，具有系統(tǒng)性。

（3）獨(dú)立性。每個水利工程項目設(shè)計檔案的內(nèi)容都具有很強(qiáng)的獨(dú)立性。比如：太倉市十八港南樞紐工程，其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區(qū)段，距瀏河河口約200m，需拆除報廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時，十八港南樞紐清晰地獨(dú)立于太倉市城區(qū)水環(huán)境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎(chǔ)。每個水利工程項目的設(shè)計獨(dú)立性還表現(xiàn)在其具有專業(yè)方面的特點，設(shè)計中需要測量、地質(zhì)、鉆探、規(guī)劃、水工、施工、機(jī)電、建筑、科研、試驗等許多專業(yè)和學(xué)科共同承擔(dān)完成，形成的檔案體現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。如：設(shè)計中需要的工程地質(zhì)、水文勘察報告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣品說明，地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測試記錄等，這些資料均需要外部系統(tǒng)提供。

（4）時序性。每個工程項目設(shè)計都有時序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門處，江邊樞紐工程是走馬塘與長江交匯口的重要口門控制建筑物，由節(jié)制閘、船閘和魚道三部分組成，這些工程都是按時序進(jìn)行設(shè)計完成的。一個較大的、周期性長的水利工程項目設(shè)計可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會有初步設(shè)計、招投標(biāo)、施工圖設(shè)計三大階段。各個時序點的工作內(nèi)容都會有所不同，產(chǎn)生的文件資料也會不一樣，甚至收集歸檔的載體也會千差萬別，故檔案的管理也要體現(xiàn)出時序性的特點。水利工程項目設(shè)計有時需要分成多次設(shè)計，有的還會出現(xiàn)長達(dá)數(shù)年時間跨度，周期長、工程設(shè)計量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質(zhì)資料文件、電子文件，還有樣品實物類的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項目設(shè)計檔案的特點，找到其中規(guī)律性，以形成管理工作的對策，檔案員一定要根據(jù)設(shè)計工作的實踐，在一線與設(shè)計人員溝通，最終實現(xiàn)水利工程項目設(shè)計檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。

3水利工程項目設(shè)計檔案的管理

面對水利工程項目設(shè)計檔案種類復(fù)雜、數(shù)量大的實際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項艱巨任務(wù)，也是整個工程項目設(shè)計不可忽視的一項重要工作。故做好水利工程項目設(shè)計檔案的管理工作，規(guī)范管理流程就顯得意義重大。

3.1重視檔案的源頭

抓水利工程項目設(shè)計檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過程必須有一個標(biāo)準(zhǔn)，要明確歸檔要求，要根據(jù)本單位的實際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個人都明白，在每個設(shè)計項目中，哪些文件材料應(yīng)該歸檔。水利設(shè)計項目檔案資料一般有依據(jù)性資料、基礎(chǔ)性資料、設(shè)計資料、施工資料、竣工使用資料、財務(wù)管理資料等。

（1）依據(jù)性資料。主要是設(shè)計項目申請報告及批復(fù)、可行性報告、設(shè)計任務(wù)書等；選址意見、定點圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、征地批準(zhǔn)文件、國家征用土地申請表、征地協(xié)議書、拆遷協(xié)議書等；工程概算及資金來源資料等，這些資料有的是本單位產(chǎn)生的，也有的則需要外部提供原件。

（2）基礎(chǔ)性資料。主要是工程地質(zhì)、水文勘察報告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣說明等；地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測試記錄等。這些資料專業(yè)性較強(qiáng)，在形成時要對載體和格式提出要求。

（3）設(shè)計資料。主要是設(shè)計任務(wù)書、合同、協(xié)議；工程設(shè)計的全套圖紙；設(shè)計計算書、工程預(yù)算、說明書；設(shè)計評價、鑒定及評審材料，圖紙會審記錄；工程變更聯(lián)系單，設(shè)計修改通知單，設(shè)計鑒定及審批文件等。

（4）施工資料。雖然不是設(shè)計單位主要的檔案資料，但設(shè)計時作為參考，施工資料在設(shè)計單位也經(jīng)常會出現(xiàn)。主要是工程承發(fā)包合同、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工任務(wù)書；施工組織設(shè)計、施工執(zhí)照、施工單位資質(zhì)證明；開工報告、施工計劃、安全措施等；工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗收記錄（地基、基礎(chǔ)、打樁、鋼筋、結(jié)構(gòu)、水電等記錄）、建材質(zhì)保書及試驗報告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。

（5）招投標(biāo)資料。主要是設(shè)計單位的中標(biāo)人的業(yè)績和資信；勘察總工程師、設(shè)計總工程師的經(jīng)歷；人力資源配備；技術(shù)方案和技術(shù)創(chuàng)新；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量管理措施；技術(shù)支持與保障；投標(biāo)價格和評標(biāo)價格；財務(wù)狀況；組織實施方案及進(jìn)度安排。

（6）財務(wù)管理資料。主要是設(shè)計過程中發(fā)生的財務(wù)憑證、報表、賬簿、其他類會計資料。

3.2保障渠道暢通

要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對水利工程項目設(shè)計有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價值的檔案資料。檔案資料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。

（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應(yīng)在文件資料辦理完畢后，及時歸檔移交。檔案工作人員要經(jīng)常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時向形成資料的各科室催收應(yīng)歸檔的資料。收集進(jìn)檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應(yīng)責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)科室按要求完成。載體紙張應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫，禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫?，F(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類資料歸檔；每個項目設(shè)計形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。

（2）聯(lián)系催要制度。根據(jù)工程設(shè)計進(jìn)度表，有計劃地對各科室項目及時開展專業(yè)跟蹤管理。檔案人員要主動到各科室查詢和了解工程的設(shè)計進(jìn)展情況，摸清各專業(yè)檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過程中所出現(xiàn)的問題，及時指導(dǎo)各科室項目做好文件材料的收集和預(yù)立卷工作。實行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項目負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，及時掌握工程設(shè)計進(jìn)展情況，按照歸檔工作時間要求，加強(qiáng)催收，實行各科室項目負(fù)責(zé)人和項目分管人對歸檔清單簽名負(fù)責(zé)制度，通過實施填寫設(shè)計產(chǎn)品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續(xù)性、完整性和及時歸檔。對歸檔資料的質(zhì)量實施監(jiān)控。各科室負(fù)責(zé)對本科室的歸檔文件、資料進(jìn)行核查，項目分管人對該項目歸檔的文件、資料進(jìn)行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時檢查核實，對不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質(zhì)量。

3.3規(guī)范整理流程

檔案整理涵蓋了檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理，一方面要對檔案文件內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，對檔案內(nèi)容的客觀性進(jìn)行考證；另一方面還要將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目。在工作實踐中歸納總結(jié)并采用如下工作流程：收集分類案卷組合卷內(nèi)文件排列案卷編目案卷排列編制案卷目錄。

（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對各科室移交文件材料的種類、數(shù)量、時間、存在問題進(jìn)行登記；檔案室依據(jù)歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續(xù)。

（2）分類。根據(jù)公司檔案整編規(guī)則擬定分類方案，將一個設(shè)計項目根據(jù)實際情況劃分大類和小類。

（3）案卷組合。將分類后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對齊，并在文件的左上角或左側(cè)用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。

（4）卷內(nèi)文件排列。按重要程度、時間或類別等對卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列。

（5）案卷編目。編件、頁號，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，錄入專用的檔案管理系統(tǒng)，形成卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫。

（6）案卷排列。按每個設(shè)計項目的保管期限、案卷流水號從小到大排列。

（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專用的檔案管理系統(tǒng)，形成案卷目錄數(shù)據(jù)庫。打印目錄，裝訂成冊，形成檢索工具。

3.4明確檔案的方向

水利工程項目檔案的收集、編目、檢索、利用、統(tǒng)計全過程，如果能夠融入計算機(jī)技術(shù)，必將大大加快檔案信息的存儲、處理能力，迅速實現(xiàn)水利設(shè)計工程項目檔案管理的自動化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，這是今后檔案工作的方向。要充分認(rèn)識到工程設(shè)計是動態(tài)的，設(shè)計形成的圖紙文件是設(shè)計人員用科學(xué)技術(shù)構(gòu)思出來的精神產(chǎn)品，其僅僅是對擬建工程的技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)方面的規(guī)劃，而不是實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象，如設(shè)計變更、設(shè)計文件補(bǔ)充、設(shè)計文件修改等，都是客觀現(xiàn)象。對于頻繁的設(shè)計變更，如果將計算機(jī)技術(shù)融入后，檔案工作必將進(jìn)入一個全新境界。比如：太倉市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過通水驗收，期間形成的設(shè)計圖紙就有480張，檔案有25卷，有的修改、補(bǔ)充，甚至作廢、推倒重來，在應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行工程設(shè)計檔案管理后，檔案人員可以及時了解設(shè)計變更情況，避免了對外提供已經(jīng)作廢的或已經(jīng)修改過的錯誤圖紙，為工程設(shè)計發(fā)揮出了重要作用，較好地解決了設(shè)計變更資料與工程設(shè)計技術(shù)文件資料的配套整理，使工程設(shè)計檔案做到了準(zhǔn)確、完整。

4結(jié)語

篇8

關(guān)鍵詞：檔案；管理；實操

醫(yī)學(xué)裝備管理部門是醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的一個重要組織機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用低值器械和醫(yī)用耗材的裝備管理工作。其技術(shù)檔案是在醫(yī)學(xué)裝備論證、采購、調(diào)試、驗收、培訓(xùn)、發(fā)放、使用、保養(yǎng)維修、報廢等全生命周期管理活動中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料、光盤、磁盤以及隨機(jī)材料。

一、醫(yī)學(xué)裝備現(xiàn)狀

醫(yī)學(xué)裝備檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行正常使用、維護(hù)和技術(shù)性能開發(fā)不可缺少的資料。其信息資源的開發(fā)與利用已成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化進(jìn)程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。通過多途徑、多渠道，滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，能夠使檔案信息資源在醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。醫(yī)學(xué)裝備檔案管理涉及檔案信息資源的收集、整理、核實、總結(jié)、調(diào)研及分析、整改總結(jié)，是一項專業(yè)性強(qiáng)的管理工作，需具備一定醫(yī)學(xué)工程基礎(chǔ)知識的醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員才能勝任。

二、醫(yī)學(xué)裝備檔案工作實操

（一）醫(yī)學(xué)裝備檔案組織結(jié)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備不同于普通工業(yè)裝備，具有使用需求量大、價值高、維護(hù)保養(yǎng)復(fù)雜、報廢處置特殊等特點。由此帶來了醫(yī)學(xué)裝備管理的種類繁多、流水量大、定檢計劃繁雜，無形中提高了管理的風(fēng)險，管理效率不易提升。針對醫(yī)學(xué)裝備管理的困擾，有必要在管理中進(jìn)行梳理分析，提出標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，制定嚴(yán)格的管理規(guī)定，用制度約束管理人員的操作步驟，實現(xiàn)醫(yī)學(xué)裝備管理的準(zhǔn)確、高效、低耗。經(jīng)過對醫(yī)院現(xiàn)實中的醫(yī)學(xué)裝備匯總分類，建立了檔案類屬模型，并由此繪制了醫(yī)學(xué)裝備檔案組織結(jié)構(gòu)圖，如圖1所示。醫(yī)學(xué)裝備可分為醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用低值器械、醫(yī)用耗材三大類，其中，醫(yī)療設(shè)備類的特點是精密、價值高、使用頻繁、定檢要求嚴(yán)格，需要針對每一項設(shè)備建立專項使用記錄，并制定有針對性的周期檢定計劃，嚴(yán)格執(zhí)行；醫(yī)用低值器械的特點是種類多、數(shù)量大、入庫與出庫流水繁雜，需要細(xì)心核對，準(zhǔn)確記錄；醫(yī)用耗材的特點是用量大，使用情況多，不易記錄，需要制定使用計劃，并預(yù)留足夠庫存，保證供應(yīng)。這三類醫(yī)學(xué)裝備并不是互相割裂的，無法簡單地劃入某一具體類目中，需要根據(jù)具體情況進(jìn)行具體分析。

（二）醫(yī)學(xué)裝備檔案具體工作要求醫(yī)學(xué)裝備由醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用低值器械、醫(yī)用耗材三大類目組成，各類目檔案管理要求不同，下面通過對實際使用的醫(yī)學(xué)裝備管理工作的分析，有針對性的提出管理措施要求。1.醫(yī)療設(shè)備檔案醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)療機(jī)構(gòu)用于教學(xué)、科研、預(yù)防、保健等工作，具有衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)特征的儀器設(shè)備，對患者進(jìn)行檢查、治療、監(jiān)護(hù)、康復(fù)等的醫(yī)學(xué)裝備，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的固定資產(chǎn)，其使用年限根據(jù)生產(chǎn)廠家設(shè)計而定。其檔案的保存年限為該設(shè)備使用期限屆滿后5年或者使用終止后5年。醫(yī)療設(shè)備檔案保存的內(nèi)容有：購置申請、論證報告（各醫(yī)療機(jī)構(gòu)要求金額不同）、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同會簽單、合同及相關(guān)資質(zhì)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)驗收單、隨機(jī)資料：說明書、合格證（進(jìn)口設(shè)備需提供出廠檢測報告及報關(guān)單）、保修卡、計量設(shè)備需提供計量器具許可證、發(fā)票復(fù)印件。另外，特種設(shè)備（如壓力容器）檔案內(nèi)容需增加：（1）《使用登記證》；（2）《特種設(shè)備使用登記表》；（3）壓力容器設(shè)計、制造技術(shù)文件和資料；（4）壓力容器安裝、改造和維修的方案、圖樣、材料質(zhì)量證明書和施工質(zhì)量證明文件等技術(shù)資料；（5）壓力容器維護(hù)保養(yǎng)和定期安全檢查記錄；（6）壓力容器年度檢查、定期檢驗報告；（7）安全附件校驗（檢定）、修理和更換記錄；（8）有關(guān)事故的記錄資料和處理報告。甲乙類醫(yī)用設(shè)備檔案內(nèi)容還需增加：甲乙類大型醫(yī)用設(shè)備配置許可證。

2.醫(yī)學(xué)裝備管理類檔案

（1）醫(yī)療設(shè)備前期購置管理檔案內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備論證、評價及總結(jié)、招標(biāo)申請。（2）醫(yī)療設(shè)備后期管理檔案內(nèi)容：中標(biāo)通知書、合同、購置、驗收、保養(yǎng)、維修、報廢。（3）醫(yī)療設(shè)備年度資產(chǎn)核查檔案。（4）衛(wèi)生監(jiān)督管理主要是對醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射源及醫(yī)用射線裝置及操作人員合法、合規(guī)的質(zhì)控和安全使用管理。根據(jù)其管理要求而建立檔案，其檔案內(nèi)容要求：醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)放射源及醫(yī)用射線裝置的管理制度及放（輻）射管理委員會的設(shè)立和管理人員調(diào)整的文件、預(yù)評價及控制評價資料、批復(fù)文件、放射診療許可證正副本、日常監(jiān)督檢查管理資料、季度穩(wěn)定性檢測、年度狀態(tài)檢測、衛(wèi)生監(jiān)督部門監(jiān)督檢查整改資料；另甲乙類醫(yī)用設(shè)備檔案內(nèi)容需增加：甲乙類大型醫(yī)用設(shè)備配置許可證、大型醫(yī)用設(shè)備使用人員業(yè)務(wù)能力考評合格證（即上崗證）；檔案保管期限為長期。（5）生態(tài)環(huán)境管理主要是對醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射源及醫(yī)用射線裝置的使用環(huán)境影響進(jìn)行評價、審批和監(jiān)督。檔案保管期限為長期。（6）食品藥品監(jiān)督管理部門主要是對醫(yī)療機(jī)構(gòu)在用醫(yī)療器械的合法性及使用過程中質(zhì)量控制的監(jiān)督檢查（包括醫(yī)用耗材及醫(yī)用低值器械管理檔案）。

3.醫(yī)用耗材及醫(yī)用低值器械管理檔案

根據(jù)醫(yī)用耗材管理實際管理工作，其檔案可按以下兩類：普通醫(yī)用耗材（含低值易耗、影像、試劑、消殺、醫(yī)用氣體、血費(fèi)耗材）和高值（植、介入）耗材。醫(yī)用耗材檔案保存的內(nèi)容有：招標(biāo)論證及申請、招投標(biāo)資料、中標(biāo)后產(chǎn)品目錄制定的論證資料、中標(biāo)通知書及合同、資質(zhì)、庫房查驗記錄、入出庫記錄及月年報表。普通醫(yī)用耗材進(jìn)貨查驗記錄檔案保存期限：至醫(yī)療器械規(guī)定使用期限屆滿后2年或者使用終止后2年以上是醫(yī)學(xué)裝備檔案收集、建立、歸納、整理實操，其收集和總結(jié)工作是考核醫(yī)學(xué)工程檔案人員的醫(yī)學(xué)工程技術(shù)能力。通過上述醫(yī)用裝備檔案管理的內(nèi)容分解可以看出，醫(yī)學(xué)裝備的管理信息繁雜，體現(xiàn)在既有文檔資料的收集保管，還有對醫(yī)用設(shè)備的維修、保養(yǎng)計劃與管理，其中不乏帶有放射性、壓力容器、傳播污染性等特殊用品的管理。因此，醫(yī)學(xué)裝備的檔案管理已經(jīng)超出了普通意義的管理，更是一個信息中樞，而且是信息更迭頻繁、必須高效管理的信息中樞。傳統(tǒng)的手工書寫記錄的方式已經(jīng)不能夠勝任日益增多的醫(yī)學(xué)裝備管理需求，必須借助信息化手段實現(xiàn)智能化管理。尤其在醫(yī)用低值器械以及易耗品的管理中，數(shù)量巨大、批次繁多的醫(yī)用物品必須建立完整的采購、控制、使用、去向記錄，工作強(qiáng)度很大。如果引入信息化管理設(shè)備，通過電子標(biāo)簽，實現(xiàn)對采購信息、質(zhì)量信息、分發(fā)信息、回收信息的自動掃描登記，可以大幅提高管理效率，并在一定程度上也杜絕了低級錯誤的觸發(fā)可能，保證了醫(yī)療安全，也為患者提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

篇9

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；工程檔案；管理；工程質(zhì)量

隨著我國建設(shè)行業(yè)的快速發(fā)展，人們對建設(shè)工程的質(zhì)量也提出了更高的要求。建設(shè)工程質(zhì)量直接關(guān)系到建設(shè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及人們的生命財產(chǎn)安全，而工程檔案管理工作與工程質(zhì)量之間具有密切的關(guān)系，加強(qiáng)工程檔案管理工作對促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作成為當(dāng)前建設(shè)企業(yè)面臨的重要問題。

一、工程檔案建設(shè)的作用分析

在建設(shè)工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠?qū)⒐こ藤|(zhì)量直接反映出來。

通常情況下，建設(shè)工程質(zhì)量能夠通過工程檔案的建立直接反映出來，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對其進(jìn)行理解。有多數(shù)工序在工程建設(shè)過程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對其進(jìn)行檢測。如果想對其進(jìn)行相應(yīng)的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現(xiàn)場記錄。站在現(xiàn)代管理科學(xué)的角度對其進(jìn)行分析可知，建設(shè)工程質(zhì)量的重要組成部分也包括了建設(shè)工程檔案質(zhì)量。如果一個工程檔案質(zhì)量較高，這也就充分說明了該工程進(jìn)行了規(guī)范管理，工作人員均具有較高素質(zhì)，并且還具有較高的工程管理質(zhì)量。

通常情況下，建設(shè)工程檔案出現(xiàn)在工程建設(shè)之前，建設(shè)工程項目進(jìn)行審批、決策以及確立這一過程中的真實記錄稱之為建設(shè)工程立項文件。例如，在進(jìn)行招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計項目概要、編制項目預(yù)算的過程中，其重要的參考依據(jù)均為建設(shè)工程立項文件。但是在招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計項目概要、編制項目預(yù)算等一系列過程中出現(xiàn)的文件材料優(yōu)勢進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計。勘察測量項目的重要依據(jù)。換句話說，在建設(shè)工程項目之前，就已經(jīng)形成了大量資料。如果在一個建設(shè)工程中將文件積累這一重要過程去除掉，那么這一建設(shè)工程是很難形成的。在施工的具體過程中，具體施工進(jìn)程和文件材料產(chǎn)生之間也存在密切相關(guān)性。

現(xiàn)階段，隨著社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展，科學(xué)管理思潮也在很大程度上獲得發(fā)展，建筑項目的實施也越來越廣泛，這就要求建設(shè)工程必須擁有更高質(zhì)量。尤其是在精細(xì)化管理與量化分析盛行時期，這就要求建設(shè)工程建立起一套科學(xué)合理的精確評價體系。如果我們對建設(shè)工程管理模式有著嚴(yán)格要求，特別注重圖紙與數(shù)據(jù)的精確分析，那么我們就會自然摒棄感覺經(jīng)驗?zāi)Ｊ?。在這種新模式下，我們不僅會注重工程現(xiàn)場，而且會將工程檔案的建設(shè)作為重要基礎(chǔ)，并且在此過程中對其進(jìn)行量化統(tǒng)計分析，最后再對其進(jìn)行綜合性的評價。換句話說，建設(shè)工程質(zhì)量是可以直接通過建設(shè)工程檔案反映的，所以應(yīng)該對工程質(zhì)量采用建設(shè)工程檔案進(jìn)行全面性評價。

二、 完善工程檔案管理工作

工程項目管理的質(zhì)量控制在城市建設(shè)工程中主要通過施工現(xiàn)場和施工組織質(zhì)量控制表現(xiàn)，需要對制度、材料、方法以及人員這幾個方面進(jìn)行全面考慮。

（一）制度。通過對國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析可知，第一次站在國家法規(guī)的高度，在建設(shè)工程質(zhì)量控制體系中納入了建設(shè)工程檔案管理，強(qiáng)制性規(guī)定了建設(shè)工程的法律責(zé)任、報送移交程序、質(zhì)量要求以及相關(guān)內(nèi)容，《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》屬于推動我國城建檔案工作發(fā)展的一部重要法規(guī)。

（二） 方法。檔案員要對記錄施工方法、流程以及創(chuàng)新工藝的工程文件進(jìn)行嚴(yán)格保管，確保其完整性與準(zhǔn)確性。

（三） 材料。建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體包括建筑材料使用說明書、出廠合格證以及檢測報告等資料。所以在對檔案進(jìn)行編制的過程中，檔案員要對其進(jìn)行認(rèn)真檢查與核對，做好各方面工作，以此來確保工程質(zhì)量和工程方案相符合。

（四）人員。 在工程建設(shè)中，建設(shè)工程檔案工作人員，也就是所說的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項目中沒有得到充分重視?，F(xiàn)階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發(fā)展，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項目中的重要性也慢慢凸現(xiàn)出來，對檔案管理人員的要求也越來越高，需要其擁有相應(yīng)的資格證才能上崗。每年在市政建設(shè)類工程項目開動之前，市政工程建設(shè)處都會起到良好的帶頭作用，市政建設(shè)檔案由不同業(yè)務(wù)科室派出專業(yè)人員進(jìn)行工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。除此之外，將《檔案（資料）員合格證》到網(wǎng)上，有利于相關(guān)人員進(jìn)行及時的核對與查詢。其次，還要求每一個建設(shè)工程項目的工程資料編制工作均要由持有《檔案（資料）員合格證》的專職人員進(jìn)行，在工程完全竣工之后，需要進(jìn)行檔案專項驗收申報之后，才能夠驗收申報過的建設(shè)工程項目。

三、 提高建設(shè)工程質(zhì)量

對城建方案館近期的實際業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗進(jìn)行科學(xué)總結(jié)，并且和工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行積極主動的協(xié)調(diào)，（下轉(zhuǎn)第177頁）（上接第131頁）進(jìn)而建立起一套科學(xué)完善的城建檔案綜合管理系統(tǒng)，并對其它發(fā)達(dá)城市先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗進(jìn)行大力借鑒。

在施工合同簽署的過程中，首先要對建設(shè)方關(guān)于工程檔案建設(shè)的相關(guān)要求進(jìn)行明確，在合同中明確相關(guān)責(zé)任，要求承建方對專門檔案管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確，并且終身負(fù)責(zé)工程資料，將其檔案管理的責(zé)任意識提高。實施方法包括：首先要抓好工程建設(shè)源頭，在進(jìn)行工程項目規(guī)劃審批與報建的過程中，就要和建設(shè)單位將工程檔案移交報送責(zé)任書簽署好，通過這樣的方式來確保管理方與建設(shè)方均了解工程建設(shè)的相關(guān)信息，同步管理建設(shè)工程檔案質(zhì)量及相關(guān)內(nèi)容。其次，要有專人負(fù)責(zé)工程檔案，并且要對其進(jìn)行全程跟蹤以及科學(xué)合理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，如果在此過程中發(fā)現(xiàn)了問題，就要對其進(jìn)行及時性的整改。最后，在快竣工之前，要預(yù)驗收工程檔案，合格之后才能夠?qū)こ添椖靠⒐みM(jìn)行驗收。這一系列措施和建設(shè)行政職能進(jìn)行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統(tǒng)性、真實性、原始性，最終提高建設(shè)工程質(zhì)量。

要對管理工作細(xì)節(jié)之處加強(qiáng)重視，可以采用跟蹤服務(wù)或者預(yù)約服務(wù)的方式，謹(jǐn)防資料員在沒有做好充分準(zhǔn)備的情況下對業(yè)務(wù)進(jìn)行重復(fù)辦理，進(jìn)而將工作效率提高。通過反復(fù)多次的大廳柜臺復(fù)檢業(yè)務(wù)辦理以及現(xiàn)場工程檔案業(yè)務(wù)集中指導(dǎo)，能夠形成一個工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)日志，并且具有較強(qiáng)的條理性。

在進(jìn)行建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的具體實踐過程中，存在著施工單位的實際活動與相關(guān)文件不吻合的情況。這就需要我們及時整改出現(xiàn)的這些問題，進(jìn)而對工程檔案的真實性進(jìn)行有效保證，促使工程質(zhì)量管理中工程檔案管理能夠發(fā)揮出有效的作用。

四、結(jié)語

綜上所述，在建設(shè)工程中，工程檔案管理屬于一個十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質(zhì)量之間的關(guān)系具有高度緊密性。為了有效確保工程質(zhì)量，就必須加強(qiáng)工程檔案管理。所以，在建設(shè)過程中，檔案管理人員要樹立起管理意識，提高責(zé)任感，對建設(shè)工程質(zhì)量管理中的相關(guān)教訓(xùn)和經(jīng)驗及時進(jìn)行總結(jié)，提高檔案管理水平，最終達(dá)到提高建設(shè)工程質(zhì)量的目的。

【參考文獻(xiàn)】

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一、進(jìn)一步加強(qiáng)職工學(xué)習(xí)教育，突出重點，改進(jìn)作風(fēng)，提高辦事效率

1、很好地堅持了每周五下午的學(xué)習(xí)制度，通過集中輔導(dǎo)、座談討論、自學(xué)等形式對職工進(jìn)行政治思想教育和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，剖析存在的問題，尋找解決問題的方法，團(tuán)隊意識增強(qiáng)，職工整體素質(zhì)逐步提高。在經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，安排2人參加省檔案局組織的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，1人參加人事局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，四人順利通過全國職稱外語A級考試。

2、為了深入貫徹落實黨的十七大、全省領(lǐng)導(dǎo)干部作風(fēng)建設(shè)電視電話會議精神，進(jìn)一步加強(qiáng)改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)，6月以來，市委辦、市政府辦指示在全市機(jī)關(guān)單位開展“創(chuàng)建人民群眾滿意機(jī)關(guān)”作風(fēng)建設(shè)活動，我館積極響應(yīng)。全館領(lǐng)導(dǎo)職工參加了市建設(shè)局“創(chuàng)建人民群眾滿意機(jī)關(guān)”作風(fēng)建設(shè)動員大會，深入學(xué)習(xí)了市委辦、市政府辦《關(guān)于方便群眾辦事提高機(jī)關(guān)效能的若干規(guī)定》和《關(guān)于進(jìn)一步嚴(yán)肅機(jī)關(guān)工作紀(jì)律的若干規(guī)定》，堅決貫徹全市“創(chuàng)建人民群眾滿意機(jī)關(guān)”作風(fēng)建設(shè)動員大會和市建設(shè)局創(chuàng)建活動動員大會精神，把創(chuàng)建活動擺上重要議事日程，作為一件大事來抓。館內(nèi)也召開了動員大會，號召黨員干部職工積極、主動、自覺地投入到創(chuàng)建活動中來，進(jìn)一步改進(jìn)工作作風(fēng)，提高辦事效率，提高人民滿意度，從我做起，從細(xì)節(jié)做起。專門成立了創(chuàng)建活動領(lǐng)導(dǎo)小組，擬定了活動實施方案，撰寫了“大討論”輔導(dǎo)材料《權(quán)力就是責(zé)任管理就是服務(wù)》，組織干部職工圍繞“權(quán)力”、“責(zé)任”、“管理”“服務(wù)”進(jìn)行了大討論，個人均在會議上進(jìn)行發(fā)言，聯(lián)系自己的工作實際深入剖析，大討論取得實效。在局黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，創(chuàng)建活動正按照既定方案有序、有效開展。

二、認(rèn)真履行城建檔案管理辦公室職責(zé)

1、進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案檢查指導(dǎo)工作。上半年，我們多次走訪了垃圾填埋場、市政府搬遷辦等有關(guān)單位，對其檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助市政府搬遷辦完善了檔案管理制度，使之檔案管理工作逐步走向規(guī)范；對重點工程進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，參加了市、區(qū)屬工程檔案的竣工驗收；指導(dǎo)市建設(shè)局檔案室做好升級前的各項準(zhǔn)備工作，協(xié)助完成各種必備的軟、硬件設(shè)施建設(shè)工作；加強(qiáng)與縣市城建檔案館的聯(lián)系，對縣市城建檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，漣源館上半年曾派五名同志來我館進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，全市城建檔案工作穩(wěn)步發(fā)展，特別是漣源、雙峰有較大的進(jìn)步。

2、嚴(yán)格執(zhí)行省建設(shè)廳<<關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)各類工程檔案管理的規(guī)定>>。“兩證一書”制度得到了很好落實。與30個工程項目簽訂了《報送工程檔案責(zé)任書》，對57項工程進(jìn)行了初驗，簽發(fā)《建設(shè)工程檔案合格證》83份。

三、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)工作，做好城建檔案開發(fā)利用服務(wù)

1、加大檔案收集力度，豐富館藏。共收集工程竣工項目60項，收集環(huán)保、地震檔案、原市建設(shè)局招投標(biāo)辦工程招投標(biāo)檔案、城市垃圾衛(wèi)生填埋場竣工檔案回館。

2、規(guī)范檔案整理工作。共整理檔案1400卷,資料30期(冊),并幫助整理市建設(shè)局2004至2006年文書檔案，文書檔案整理工作現(xiàn)仍在進(jìn)行當(dāng)中，檔案整理合格率達(dá)100%。

3、積極提供利用,主動熱情服務(wù)。共接待利用者73人次,提供檔案資料204卷次,進(jìn)行詳細(xì)的利用登記,及時記錄反饋信息,檔案查全率、查準(zhǔn)率達(dá)98%。

4、編寫《*城建檔案》一期、在《中外建筑》雜志刊登專欄，圖文并茂對我館進(jìn)行了詳細(xì)介紹，很好地宣傳了我市城市建設(shè)和城建檔案工作，提高了城建檔案館的社會影響力和知名度。

四、進(jìn)一步加強(qiáng)聲像檔案工作

近兩年來，我館一直重視聲像檔案工作，不惜資金加大設(shè)備投入和人員培訓(xùn)力度，主動出擊、跟蹤服務(wù)，聲像檔案工作作出了特色，取得了成效，邁出了可喜的一大步。上半年，對垃圾填埋場、城市污水處理廠、吉星路建設(shè)等省市重點工程進(jìn)行全方位跟蹤拍攝，記錄工程建設(shè)的全過程，共拍攝錄像帶20盒，制作光盤28張；制作完成專題片《*市城市生活衛(wèi)生垃圾填埋場應(yīng)用技術(shù)紀(jì)實》、《蘭臺風(fēng)采——記*市城建檔案館》，得到了上級領(lǐng)導(dǎo)的肯定，社會影響較好。

五、繼續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作

數(shù)字檔案館建設(shè)是一個復(fù)雜、漸進(jìn)的系統(tǒng)工程，我館根據(jù)自身的實際情況，按照“量力而行，分步實施”的原則，繼續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作。對館門戶網(wǎng)站進(jìn)行完善和維護(hù)，適時更新充實網(wǎng)站內(nèi)容，信息公開，為公眾提供一個良好的資源共享平臺；不惜重金購置數(shù)字化設(shè)備，組織技術(shù)骨干赴長沙等先進(jìn)館學(xué)習(xí)考察，借鑒他人先進(jìn)經(jīng)驗，考察甄選檔案管理軟件及地下管線管理軟件；加強(qiáng)與外界的聯(lián)系，了解省內(nèi)外同行數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)展情況，獲取了大量的相關(guān)信息，將為我所用，少走彎路，為我館數(shù)字檔案館建設(shè)后續(xù)工作打下牢固的基礎(chǔ)。